会展管理——--会议的管理.pptVIP

第三节 会议的管理 一、会议前的管理措施 二、会议期间的组织管理 三、会议后的总结与评估工作 一、会议前的管理措施 （一）制发会议通知（邀请函） （二）制作会议证件 （三）准备会议文件与材料 （四）准备会议的物品与设施 （五）预算和筹集会议经费 （六）会场布置 （七）会前检查 （一）制发会议通知（邀请函） 1、概念：会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者间会前沟通的重要渠道，是会议准备的重要环节。 2、作用： 传递会议内容、性质、方式、时间、地点等信息，以便与会对象抉择，作好准备； 及时反馈与会者信息； 收集与会者的议案、论文或交流资料、准备展示的物品等 3、会议通知的内容： 会议名称（全称）。 主办者。 会议内容。目的、主题、讨论提纲、议程等。 参加对象。若对象明确，通知可发给与会者；如发至单位，应说明对参会者的要求（职务、级别等）。有的会议通知中还规定各单位的参会人数。按与会者资格不同，通知中应列“出席”、“列席”、“旁听”等。 会议时间。包括报到时间、会议正式开始和结束的时间。 会议地点。会场所在地名、路名、门牌号、会场名称，可画交通简图标明方位及抵达线路等。 其他事项。组织者认为必须说明的事项。 联络信息。组织者地址、邮编、电话和传真、网址、银行账号、联系人等。 4、会议回执表 有的会议通知附有回执或报名表，请与会者填写姓名、性别、年龄、职务、职称、抵达时间和交通工具，预订回程票的具体要求，是否参加会议旅游活动等，然后寄回主办单位或会议筹备机构 通过回执和报名表可了解与会者基本信息和要求，以便安排接待。 5、会议通知的种类和方式 按通知性质分： ①预备性通知：先于正式通知发出。主要请与会者作好参会准备。需事先征求与会者意见、事先提交有关材料，或先报名后确定与会资格的会议，应先发预备性通知。 ②正式通知：待议程、时间、地点以及与会资格确定后，再发正式通知 按通知名称分： ①会议通知：多用于研究工作、进行决策的会议。 ②邀请信（函、书）：一般用于横向性的会议，具有礼节性，发送对象不受本机关职权所制约的单位以及个人。 ③请柬：用于举行仪式类活动，如开幕式、签字仪式等，发送对象一般是上级领导、社会人士、兄弟单位等。 ④海报：主要用于可以自由参加的学术性报告会。 ⑤公告：一种专门用于股份公司召开股东大会时，通过登报发出的会议通知。 发放方式：面告、电话、传真和电邮、邮递、招贴、广播、登报等。 （二）制作会议证件 1、会议证件类型 会议证件主要有出席证件和工作证件两大类。出席证的类型有： 代表证：规格最高的会议证件。发给正式代表。不仅持证可以出席会议，还享有正式会议代表的权利。 出席证：发给会议的出席者。持证者可参会以及组织的各种活动 列席证：发给会议的列席者。持证者可到会，但不享有正式代表权利，无表决权。 来宾证：发给会议特邀代表和嘉宾。 签到证：发给出席会议的代表。一次（人）一证，便于统计到会人数。 记者证：发给采访会议的记者。 通行证：发给有关单位和配备有汽车的与会人员，作为车辆出入会场和住地的凭证。 为便于辨认会场内人员身份，同一会议的不同证件可用颜色和字体区别。 2、会议证件的格式 会议名称。须写全称。法定性会议用正楷。非法定性会议可用艺术字。 会徽。可印在会议证件上。纪念会可以用画像代替。 姓名。不写曾用名。 照片。半身免冠照片。 证件类别。即标明“出席证”、“列席证”等。 组别或代表团名称。 证件编号。 会议日期。 涉外会议证件可用中文和外文，外文排在中文下方。 （三）准备会议文件与材料 1、概念： 会议文件是提请会议讨论和有助审议事项的文书材料。会议文件，特别是会议主旨文件的优劣，直接影响会议质量。 2、按文件性质和功能可分： 主旨文书：如大会报告、领导讲话、开幕词、主持词、决议草案； 议案文书：如我国人大、政协会议提交审议的议案、议案说明； 事务文书：如会议细则、代表须知、日程安排、代表名单、选举办法； 议决文书（会议纲要、决议、公报等）； 信息文书。 3、几种常用的会议文件： 主持词 是主持人主持会议使用的文件，即主持人讲话稿。具有宣告性的特点，语言要简明，尽量口语化。 主要内容：宣布会议开始；介绍主要来宾；报告出席人数；说明会议目的、任务和宗旨；宣布议程；强调会议纪律和事项；介绍发言者；宣布会议结果；宣布会议结束等。 开幕词 是宣布会议或活动正式开始的致辞，由身份最高者致辞。除宣布会议开幕，一般还说明会议宗旨、目的、任务和要求，并预祝会议成功。开幕词具有较强象征意义和礼仪性。 闭幕词 是宣布会议或活动结束的致辞，通常由参加会议或活动身份最高的领导人致辞。除宣布闭幕外，一般还要回顾、总结、评价会议进程、成果和意义。 讲话稿 根据会议