会议接待服务流程.docVIP

№：sop-sm-0005 会议接待服务流程 客户资料 客户资料 客户上门预定 取得会议信息 临时性会议预定 了解预订情况 接洽客户 婉拒预定 HYPERLINK 会议预定洽谈明确内容.doc 敲定细节 了解需求 HYPERLINK 会议团队确认单.doc 签署协议 接待准备 最后确认 HYPERLINK 部门协调.doc 会议接待 会议结束 收集客户信息 收集会议信息 了解会程安排 接待规格 客房要求 就餐要求 会议要求 特殊要求 其他要求 HYPERLINK 宝龙国际饭店会议预定单.doc 下发会议通知单 巡查落实 变更确认 信息确认 HYPERLINK 宴会_会议预订更改单.doc 下发《会议变更单》 协调配合对客服务 随时处理客户投诉 配合会务人员工作 积极开展二次销售 收集、反馈宾客意见 HYPERLINK 客户档案.doc 起草接待总结建立客户档案 跟踪联系顾客，争取回头客 会议接待服务流程 一、接洽客户 获悉客户会议信息后，营销人员应主动联系客户。确认客户单位、联系方式、联系人、会议性质、名称、参与会议人数、具体时间、场地租用费用。但针对于临时预订的会议，首先与相关部门确定能否接待，然后再给予答复。 二、商谈细节 了解客户此次会议中住宿、就餐、会议等情况的具体信息。确认价格及具体合作方式。 三、了解需求 了解客户接待要求，客房、餐饮、会议的各项要求以及特殊要求等信息以利积极配合。 四、签署协议 确定免责条款，预付款金额，确定付款方式、时间、有效签单人，确定赔偿内容及金额并交纳预定金后双方签署。 五、接待准备 填写宴会/会议通知单交予各相关部门，与各个相关部门（总经办、房务部、餐饮部、前厅部、财务部经理、工程部、人力资源部、市场营销部、安保部等）确认通知单是否收到并合作解决出现问题；做出行动预案，以应付突发事件并及时稳妥的给予解决。准备工作中，营销人员随时巡查落实。 六、最后确认 会议开始1——2天与会务组联系确定会议的各项要求及相关事宜；签订会议接待协议。如会务组有变动，及时给予回应，并随时一变更单形式与各个部门沟通协调。 七、会议接待 会议当天在饭店大堂协助会务组的人员进行接待、签到服务，并随时处理各种突发事件。负责会务组与饭店方各个部门的协调工作，保证信息畅通，沟通顺利；在会议进行当中，与会务组及各相关部门保持密切联系，确定每日会议用房数及用餐人数，并由会务组有效签单人签字认可。会议期间做好针对与会客户的二次销售工作。 八、会议结束 1．会议结束后协助财务部做收款工作，对一些赔偿项目与会务组做好解释和协调工作，保证顺利结款； 2．编制接待总结并间会议期间所收集客户信息向各相关部门通报； 3．建立并随时完善客户资料； 4．与客户保持联系，争取回头客。