Excel在财务管理中的高级应用.pptVIP

Excel在管理中的应用 1、Excel的应用基础； 1.1数据录入 1.2代码化 1.3数据清单、数据结构和数据勾稽关系 1.4引用的使用 1.1、数据录入 日期在EXCEL中其实质为数字 1900-1-1代表1 分数与日期输入 5/8在EXCEL中被识别为5月8日 分数5/8的输入方式：0+空格+ 5/8 1.2、代码化（数据标准化） 以电子计算机为计算工具处理财务数据的基本概念。 代码化——对系统原始数据按一定的规律进行编码的处理。数据处理代码化，缩短了数据项的长度，减少数据占用的存储空间，提高会计数据处理的速度和精度。方便计算机进行排序、分类、汇总等操作。 输入方式：’+代码；如：现金科目代码输入方式：’1001 1.3、数据清单、数据结构和数据勾稽关系 在Excel 中，数据库是作为一个数据清单来看待。我们可以理解数据清单就是数据库。在一个数据库中，信息按记录存储。每个记录中包含信息内容的各项，称为字段。Excel 提供了一整套功能强大的命令集，使得管理数据清单（数据库）变得非常容易。我们可以完成下列工作：???? 排序——在数据清单中，针对某些列的数据，我们可以用数据菜单中的排序命令来重新组织行的顺序。可以选择数据和选择排序次序，或建立和使用一个自定义排序次序。???? 筛选——可以利用“数据”菜单中的“筛选”命令来对清单中的指定数据进行查找和其它工作。一个经筛选的清单仅显示那些包含了某一特定值或符合一组条件的行，暂时隐藏其它行。??? ?数据记录单——一个数据记录单提供了一个简单的方法，让我们从清单或数据库中查看、更改、增加和删除记录，或用你指定的条件来查找特定的记录。???? 自动分类汇总——利用“数据”菜单的“分类汇总”命令，在清单中插入分类汇总行，汇总你所选的任意数据。当你插入了分类汇总后，Microsoft Excel自动为你在清单底部插入一个“总计”行。 数据结构和数据勾稽关系 数据结构是指同一数据元素类中各数据元素之间存在的关系。数据结构分别为逻辑结构、存储结构、物理结构和数据的运算。 数据勾稽关系--数据逻辑结构 合理的存储结构、物理结构，能够极大提高工作效率； 数据逻辑结构和数据的运算，是编辑公式的基础，善于利用数据逻辑结构和数据的运算，完成工作的自动校验工作。 EXCEL电子表格的规范化 建立和使用Excel数据库表格时，用户应遵循以下的规范： （1） 一个数据库最好单独占据一个工作表，避免将多个数据库放到一个工作表上。 （2）数据记录紧接在字段名下面，不要使用空白行将字段名和第一条记录数据分开。 （3）避免在数据库中间放置空白行或空白列，任意两行的内容不能完全相同。 （4）避免将关键数据放到数据库左右两侧，防止数据筛选时这些数据被隐藏。 EXCEL电子表格的规范化 （5）字段名的字体、对齐方式、格式、边框等样式，应当与其他数据的格式相区别。 （6）条件区域不要放在数据库的数据区域下方。因为用记录单添加数据时，Excel会在原数据库的下边添加数据记录，如果数据库的下边非空，就不能利用记录单添加数据。 （7）不要用合并单元格 （8）字与字之间及每一个字前后都不要有空格，即信息库中所有填写内容都不要有空格 EXCEL电子表格的规范化 （9）使用统一的表格样式。比如各部门的考勤计划表,由人资设计，下发，各部门填写完成后收回，对于统一的样式，可以方便的合并，集中处理 。 （10）使用一致的名称 （11）采用计算机认同的数据格式，如日期格式应采用2009-5-23等，而不采用2009.5.23。 （12）对数据进行分析处理时应建立副本（不在同一工作薄）进行操作，不破坏原始数据。 EXCEL电子表格的规范化 数据有效性+名称+下拉菜单 实验：电子表格的规范化 1.4、引用的使用； 引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数值。还可以引用同一个工作簿中不同工作表上的单元格和其他工作簿中的数据。引用不同工作簿中的单元格称为链接。 相对引用 绝对引用（混合引用） 链接 名称 1.4、引用的使用； 相对引用--在创建公式时，单元格或单元格区域的引用通常是相对于包含公式的单元格的相对位置。随公式位置的改变，其引用的单元格也会相应发生变化。 绝对引用--复制公式时Excel不调整引用，如$C$1。包括绝对引用单元格的公式，无论将其复制到什么位置，总是引用特定的单元格。 链接--引用不同工作簿中的单元格。 每次按F4键时，Excel会在以下组合间切换：绝对列与绝对行（例如，$A$1）；相对列与绝对行(A$1)；绝对列与相对行($A1)以及相对列与相