公司文件控制程序及规范.docVIP

QP-01 文 件 控 制 程 序 编 制： 审 批： ××××年×月××日发布 ××××年×月××日实 1 目的 对与QMS有关的文件进行控制，确保QMS有效运行。 2 范围 适用于本厂QMS中所涉及的文件的控制。 3 职责 3.1 企管科是文件的归口管理部门，负责编制总的文件控制清单。 3.2 办公室负责外来文件的控制。 3.3 各有关部门负责本部门的主管文件的管理。 4 工作程序 4.1 文件控制范围。包括： a) 形成质量方针和目标的文件； b) 质量手册； c) 程序文件； d) 其它质量文件，包括技术文件（如操作规程、检验规程、工艺卡和产品标准等）和管理文件(如各项管理规定)； e) 记录； f) 适当范围的外来文件。 4.2 文件的编号与标识 4.2.1 文件的编号 a) 质量手册编号为： b) 程序文件编号为： c) 技术性文件编号为： d) 管理文件编号为： e) 外来文件沿用原编号； f) 方针目标文件以方针目标发布年份作为标识，不需编号。 4.2.2 文件的标识 文件分受控与非受控两种，在QMS运行的有关场所应用的文件及提供给审核机构的文件为受控文件，加盖受控标识；如合同需要或其它目的提供给顾客的文件为非受控文件，不作标识。 4.3 文件的编制和审批 a) 质量方针与质量目标由厂长主持制订，企管科负责编制形成文件，厂长批准； b) 质量手册由企管科组织编制，管理者代表审核，厂长批准； c) 程序文件由各归口部门组织编制，各机关部门会签后，管理者代表审批； d) 其它质量文件由各主管部门编写，主管领导审批。 4.4 文件的发放 4.4.1 质量手册、程序文件由企管科统一发放；其它质量文件由各主管部门发放。 4.4.2 文件发放前由文件审批人审批其适用性，确保QMS运行起重要作用的场所得到有效版本。 4.4.3 文件发放时应标明唯一的分发号，做好文件发放登记。 4.5 文件的管理 4.5.1 文件采用统一归口，分级管理的办法，各部门建立本部门的文件控制清单，并报企管科一份，企管科负责编制总的文件控制清单，并于每年年初重新公布一次。 4.5.2 文件使用人应保护和保存好文件，不得在受控文件上乱涂乱画，保持文件整洁、清晰，并防止文件丢失和破损；文件一旦发生丢失或破损严重，应说明原因向发放部门申请补发，补发时采用新分发号，同时宣布原分发号文件作废。 4.5.3 作废的文件应加盖”作废”标识,由文件的发放部门收回、销毁并做好登记。 4.5.4 不论因何原因而保留的作废文件，应在文件上加盖“作废保留”印章后，方可留用。4.6 文件的评审与更新 4.6.1 由文件的主管部门组织对现有文件的适用性、充分性进行评审，必要时进行修订。 4.6.2 文件的更改由更改提出部门填写文件更改申请单，经由原审批部门审批（如由其它部门审批，则应附有关背景资料）后方可实施更改。文件更改后文件发放部门及时将更改内容发放到各使用场所。 4.6.3 文件更改可采用划改、粘贴或换页等方式，所有经更改的文件应注明其更改状态，并在更改一览表中做好标识。 4.6.4 文件经多次更改或更改内容很多时应换版，换版同时作废原版文件。 4.7 记录控制执行QP-02 《记录控制程序》。 4.8 外来文件由办公室负责接收、登记，经主管领导审批后转发到各使用部门。 4.9 文件可以呈任何媒体，任何媒体形式的文件参照执行本程序。 5 记录 文件审批表(见附录1) 文件控制清单(见附录2) 文件更改申请单(见附录3) 文件发放登记 文件销毁记录 附录1 文 件 审 批 表 JL-01 □审批 □ 会签 □ 发放 □收回 文件名称/编号 编 制 审 批 会签部门 签 字 会签部门 签 字 发文人: 分发号 领用部门 领用人 领用日期 收回日期 附录2 文件控制清单 JL-02 序号 文件编号 文件名称 发布日期 实施日期 版本状态 主管部门 编制： 审批： 附录3 文件更改申请单 JL-03 文件名称/编号 提出更改部门 提出更改日期 更改原因: 更改方式: 更改前内容: 更改后内容: 审批: