经国管理暨健康学院总务处文书组简报.pptVIP

簡報內容 公文處理 公文處理 公文處理 公文處理 公文處理 公文處理 郵件 教師部分 一、公務郵件郵寄，請於每日下午3點前交寄，並填寫寄件申購單，大宗掛號信件，須至文書組秤重量及領掛號號碼並繕打大宗掛單二份〈表單網站下載〉，並請註明寄件單位以利招領。 二、若掛號或大宗信件未趕上校內郵寄時間需自行郵寄者，請將購郵證明、寄件證明備齊並填具郵寄申請單交付處理。 郵件 三、各單位教職員領取信件，請於上午11點、下午2點各一次至總務處單位信箱查詢領取。 郵件 學生部分 一、學生包裹、信件公告於學校網站最新 消息內暨總務處前公布欄可查詢，請 同學於三日內領取。 郵件 二、同學領取信件時請攜帶學生證等證明 文件到總務處領件。 郵件 三、寄至學校之學生信件請註明收件人之學制 、班級、年級、姓名、科別以利招領。 郵件 四、若有包裹、信件等物品寄校時，請預估到校時間並上網查詢。 規劃架構 發文部份 來文部份(登記桌規劃) 經國管理暨健康學院 總務處文書組 簡報 天马行空官方博客：/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632 教育部規定自94年1月1日起 全面實施公文書橫式書寫 壹 公文處理 貳 檔案管理 參 郵件 肆 電子公文系統 天马行空官方博客：/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632 壹 公文處理 收文(來文)流程 發文（創稿）流程 文書稽催作業流程 來文部分：凡屬電子來文除列印紙本給承辦單位外，並存入總收發系統中各單位公文製作資料庫，以方便承辦單位的查詢及處理。另，紙本來文也會先行輸入至總收發系統，並分文給各單位，以方便承辦單位的查詢及處理。 收文(來文)流程 總收發－收文處理(登錄文號)→分文(各承辦單位) →擬辦(若無確定承辦單位→提陳→改分文) →陳核(若需會辦者應先經會辦單位會簽或會稿) →批示（核判）→歸檔→結束。 發文部分：請欲發文之單位先進入漢龍的公文製作系統繕打公文，如有附件亦請於系統中的附件欄抓取。我們會依校長批示後修正繕發並依其性質判定以公文電子發文或改紙本發文（附件為實體或有用印及發文單位無公文電子交換機制者）。 發文（創稿）流程 發文（創稿）處理→擬稿→呈核（需會辦者應先會稿）→核判→登錄文號→修正→校對→用印→發文（退稿）→歸檔→結束。 文書稽催作業流程 總收文→登錄（稽催管制）→會簽（或會稿）→歸檔作業→解除稽催管制→製作公文稽催成果管制統計表→結束。 貳 檔案管理 檔案管理流程 調閱檔案 檔案銷毀 檔案管理作業流程：歸檔、點收、整理、分類、登錄、裝訂、上架、調閱檔案。 檔案管理—歸檔作業流程說明： 外單位來文（總收文）→ 歸檔→ 點收→整理→ 分類 或文書製作（發文） →登錄檔號 →裝訂 →上架 →結束 檔案調閱，限定檔案調閱人與檔案性質之關聯性，並填調檔單，加速檔案調閱查詢致強化公文的機密性。 参 郵件 郵件 肆 電子公文系統 承辦人網路創稿 儲存後列印紙本 會辦單位 校長判行 電子文發文或紙本發文 陳核 稽催 會辦 擲回(使用者) 文書組總收發系統歸檔 文書組總收發系統結案 文書組發文 承辦人網路端創稿即時與文書組總收發系統接軌 文書組總收發管理系統與教育部電子交換系統接軌 橫式公文紙本，統一範本辦理紙本簽核 文書組總收發系統 進行電子轉檔及登錄 登記桌網路端 線上分文 承辦人 會辦單位 校長判行 使用者歸檔 電子文來文 紙本來文 陳核 稽催 會辦 登記桌結案 擲回(使用者) 文書組歸檔 文書組結案 文書組總收發管理系統與教育部電子交換系統接軌 文書組總收發系統 進行電子線上分文 給各單位登記桌 橫式公文紙本，統一範本辦理紙本簽核