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秘书部门的职能和秘书的工作特征
一、秘书工作的起源、发展和秘书学的形成
秘书的定义,秘书是直接为领导服务的办公室人员,协助领导处理政务和日常办公事务,是领导的参谋和助手。他的从业范围很宽,凡是有管理组织、有领导的地方都有秘书,主要分布在党政机关、群众团体和企事业单位等。
秘书工作是个古老的职业、秘书的出现,必须具备两个条件,一是管理组织的出现。原始社会,生产力低下,没有领导和被领导之分,随着生产力的发展,出现了社会管理组织,出现了领导和公务活动,也就需要秘书协助领导处理公务,秘书与领导有着天然的联系,先有领导,后有秘书。二是文字的出现,有文字才能有公文,而公文的制作、传递、管理,是秘书工作的重要内容。因此,秘书同文字、公文是密不可分的。
秘书起源于什么时代?一般地说,起源于距今4500年至4100年的黄帝至禹时期,这个时期是部落联盟的昌盛时期,国家尚未形成,社会管理组织已产生。因为部落联盟是由多个部落组成的,地域广、人口多,单靠口头指挥难以实施管理,因为语言在空间上不能传于异地,在时间上不能传于异时,语言不能及时、准确传遍整个部落联盟。这个时候,公文应运而生,秘书和秘书工作也就产生了。秘书是生产发展和社会进步到一定程度才产生的,秘书产生后,作为领导的参谋和助手,又促进了生产的发展和社会进步。
夏朝是我国第一个奴隶制国家。那时已有了正规的文书,“尚书”就是一部最早的文书集,收入该书的多是帝王的作战命令。西周时期,开始有了秘书机构,叫太史尞,就是现在的办公室,并且有了文书档案,“左传”、“国语”,就是根据文书档案编写而成的。东周(战国)时期,开始有了私人秘书,当时的高级官僚,养了不少门客,这些门客就是做秘书工作的,大家听说过毛遂自荐的故事,毛遂是当时赵国平原君的秘书。秦汉时期,秘书工作已经形成制度,并通过法律的形式固定下来。著明的政治家、文学家李斯就是秘书出身,曾当过秦朝长史(政府秘书长)写过著名的《谏逐客书》,对秦朝统一中国,建立一个中央集权国家发挥了重要作用。魏晋南北朝时期,秘书工作有了比较大的发展,公文成为独立的文种,开始对公文进行研究,涌现出秘书工作的优秀人才。被称为建安七子的陈琳是个出色的秘书,曾写文章骂过曹操。因为公文写的好,曹操不但没杀他,反而收他为秘书,称陈琳写的公文可以治疗他的头痛病。唐宋时期,秘书工作为成熟期,文书、档案分流,文体正齐化一。唐初政治家魏征,也是秘书出身,向皇帝提出200多条批评建议。“兼听则明,偏听则暗”,“水能载舟,亦能覆舟”等名言,就是他提出来的。明清时期是秘书工作的强化时期,通过科举选拔人才,秘书的地位有很大提高。
新中国成立以后,特别是改革开放以后,秘书工作从内容到形式都有很大的发展。明确了三服务的思想,一为直接领导服务;二为同级和上下级领导机关服务;三为人民服务。三服务中,最直接最大量的是为领导服务,是秘书工作的立足点,为机关服务是秘书工作的责任和义务,为人民服务是秘书工作的出发点和归宿。三个服务是一致的。在工作方式上强调四个转变:一,从偏重于办文办事转变为既办文办事,又出谋献策;二,从单纯的收发传递信息,转变为综合处理信息;三,从单纯凭老经验办事,转变为实行科学化管理;四,从被动服务转变为主动服务。工作内容上突出四个强化。一辅助决策的强化;二信息工作的强化;三督查工作的强化;四协调工作的强化。办公手段自动化,节约了时间和经费,提高工作效率。
秘书工作虽然有了4000多年的历史,但在我国形成一门系统的科学,还是近20多年的事,也可以说党的改革开放政策促进了秘书学的形成。大家可以回顾一下,在20世纪80年代以前,秘书工作没有一本系统的教材,没有专门培养秘书的院校。那时,秘书工作是封闭的,重点是处理事务性工作,效率很低。培养秘书的方法是老秘书带新秘书,或在工作中摸索。
1985年,中央召开了全国秘书长和办公厅主任会议,这次会议在我国秘书发展史上树立了新的里程碑,明确新的历史时期秘书工作的指导思想,从内容到形式都有许多创新,把秘书工作提高到新水平。在这之后,涌现出一批秘书学专著和秘书学带头人,全国有120多所高等院校开设了秘书专业,一批秘书工作学术团体相继成立,一批秘书工作杂志相继创刊,秘书科学研究十分活跃。这些都标志着秘书学的诞生。
二、秘书部门的职能
秘书工作的基本职能是为领导服务,这种服务可以分为两大类;1、事务服务,主要是后勤保障。2、政务服务,主要指办文、办会和办事。办文,包括起草、打印、收发、存档文件。办会,会前的准备,会中、会后服务。办事,包括调查研究、综合协调、采报信息、督促检查、信访接待、值班等。
秘书为领导服务有个范围,在这个范围内,尽量服务好一些,周到一些。秘书的服务一定要对准领导角色,围绕领导的工作进行服务
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