环卫档案管理制度.docVIP

PAGE PAGE 3 环卫处档案管理制度 一、总则 1、为加强环卫处档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，特制定本制度。  二、文件材料的收集管理 1、指定档案员负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各股室或经办人员负责收集，交档案员归档。 3、一项工作由几个股室参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，再交档案员归档。 三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本处对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本处的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本处与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本处职工任免、工资、福利等方面的文件材料。 6、本处的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片等。四、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 五、档案管理人员职责 1、按照有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、档案人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护本处档案的完整与安全。 六、档案的利用 1、本处档案只有内部人员可以借阅，外来人员只能借阅复印件，借阅者都要填写《借阅单》，才方可借阅。 2、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。 3、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。 5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 6、不准转借，必须专人专用。 7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 中山市环境卫生管理处 二O一二年五月十六日