高星级酒店财务部-19 备用金管理文档.docVIP

高星级酒店 制度与标准作业程序 编号：FD/PRO/019 内容：备用金管理 部门：财务部 生效日期：2006年1月1日 批准： 目的： 保证备用金按经营管理要求而设置，运作及控制。 程序： 备用金之设置： 备用金乃按照酒店前台结账及各营业部门实际运作需要而设立； 财务部另设零用现金，由专人负责，以便各部门报销符合零用金报销规定之小额 费用； 各营业点备用金及零用金之金额由财务总监与总经理决定；财务总监可视情况重新 按业务情形调整或维持各项备用金或零用金之额度； 各职能人员获发备用金者，均须填妥《备用金签收单》（表格ACF034）由财务总监审批后到现金出纳员处领取。 《备用金签收单》（表格ACF034）一式三份，分发如下： 现金出纳处作为支付凭证； 现金出纳处存档备查及作退款时记录； 员工本人存根。 备用金分类 营运性备用金 专管备用金 由保管人员专人专用，只限于保管人当班时间在指定当班地点运作,下班时间锁入指定的保险箱中； 滚存备用金 按照某部门营运特点（例如壹天为24小时运作）而授予该职能运作而非个人。此类备用金由当班保管人下班时移交给接班的保管人，双方点算金额无误后在特设的交接本上签署交收； 临时备用金 各营业点按特殊情形需领用额外之临时备用金时，填妥《备用金签收单》（表格ACF034）注明该备用金的金额、用途及退款时间，由财务总监审批。 现金出纳备用金 现金出纳备用金用于应付营业性备用金的变化情形及临时性需要。现金出纳员下班时须将备用金锁入其专用保险箱中。 零用现金 详见1.2 页数：1/3 编号：FD/PRO/019 备用金使用范围 备用金之使用范围只限于《备用金签收单》上指定之用途，保管人不得移作它用。 备用金之保管与控制 4.1保管人对其保管之备用金负全部责任，备用金只限于上述第3项规定范围内，下班时须按上述2.1项保存，不得带离酒店范围； 4.2现金出纳按照备用金发出情形制作备用金汇总表，经会计主管核实后，呈交财务总监核准后之汇总表由财务总监存档； 4.3 备用金若有变动，现金出纳须按最新情形重新编制汇总表按以上4.2程序处理； 4.4现金出纳会同收银主管或领班不定期核点各备用金，将点算结果填写《备用金清点表》（表格ACF035），记录点算日期、时间、保管人、见证人、实点金额、长短款等，并由现金出纳、备用金保管人及见证人签署确认后呈交财务总监签署存档； 4.5填写点算表，外币与本国币须分别列出，外币按当日酒店牌价折算，其中如票据则须注明票据日期及名称、金额等； 4.6备用金发现长款，保管人员提交书面报告，解释长款原因，收银主管将现金点算表复印件交现金出纳处跟进，保管人须即日向现金出纳处缴付长款，现金出纳处开出收据作实； 4.7长款的缴付由现金出纳员跟进，如保管人未按规定缴付，现金出纳员于月底将有关资料交工资核算处从工资中扣缴； 4.8备用金发现短款，须由保管人员负责赔偿； 4.9凡发现长短款者，现金出纳须于短期内再行复检，以确保长短款已按程序解决； 4.10每季度最少点算零用现金一次，并按上述4.4至4.5程序记录点算结果，发现长短款情形按上述4.6至4.9项处理； 4.11财务总监每年度至少随时检查各备用金及零用金一次； 4.12出现备用金长短款由收银主管列出备用金长短款情形经财务总监签署后报总经理核准，不可追回的短款作为费用列支或由保管人赔偿。 备用金之增减变化 财务总监每季度按营业情形检查备用金水平是否适当； 5.1临时性之备用金增加按2.1b项办理； 5.2长期性之备用金增加由财务总监核准后按1.5项办理； 5.3长期性之备用金减少由财务总监书面通告，现金出纳处收集各保管人交来之退款并开出收据确认后，当日存入银行； 5.4备用金保管人离职或调离或调离岗位前须先向现金出纳处退还备用金，凭现金出纳处收据取回现金出纳处存档之备用金签收单副本，现金出纳员退还签收单前须在单上盖上作废章以示手续完成； 5.5特殊情形，例如在营业额中之现金不足，须由备用金中垫付时，收银员填妥补款单 经收入审核员核实后次日向现金出纳员领回； 页数：2/3 编号：FD/PRO/019 5.6 零用现金之增减手续与备用金相同； 5.7 现金出纳员根据备用金变动情形重新编制备