秘书实务第1章.ppt

一、秘书 1、我国“秘书”的沿革 汉代：秘藏于皇宫内的各类书籍都被称为“秘书”，它是指具有神秘色彩或秘密性质的图书。 东汉后期：朝廷设立 “秘书监”，专门从事管理国家秘密图书典籍。 魏晋南北朝时期：设立了“秘书丞”、“秘书郎”等文官官职，其主要职责是掌管国家典籍。 3、秘书的分类 A.助理级秘书 B.文书级秘书 C.执行级秘书 D.行政级秘书 助理级秘书也常被称为“见习秘书”，包括接待员，打字员等，其主要工作内容是负责打字、接待、电传、管理办公用品、管理办公环境、处理电话、分送信函、预定约会等。 文书级秘书也常被称为“正式秘书”，其主要工作内容是负责起草打印文稿，收发、处理文书，完成上司临时交办的事项，笔录口授文件，负责会议的记录，为上司的报告和文件的撰拟收集组织材料，制定旅行计划和做好差旅报销，管理档案资料，辅助经理管理小额现金，兼做一些会计出纳记账的工作，保管保密文件等。正式秘书无论从职位的性质、技术的要求、涉及的业务和工作的责任都要高于见习秘书。 执行级秘书包括业务秘书、行政秘书等，在一些企业中被称为助理、专员、专务等。其工作内容主要是协助上司做办公室和业务部门的有关工作，例如，处理信函，联系电话，接待来访，安排会议，收集资料，管理档案，收发传真，接听电话，计划管理上司的时间，安排差旅，对外代表上司联络、处理事务，监督、检查上司下达的工作完成情况，收集信息，协调横向、纵向的各种关系，辅助决策等。执行级秘书的工作与文书级的秘书比较起来更侧重于组织内部的协调和沟通工作，以及对外的联络和公关工作。 行政级秘书包括办公室主任、行政经理、行政总监，经理私人助理等。其工作内容主要包括参与决策，监督检查，辅助管理，设计工作岗位，制定工作流程，制定各种规章制度，帮助上司协调组织内纵向、横向的关系和组织外部的各种关系， 指导、带领秘书群体开展工作，分派任务，合理授权，落实各项决策，并负责秘书的选聘、培养和调配工作。 其他分类: 按自身特长和能力:参谋型、办事型、业务型、公关型、技术型 按职务的性质：行政秘书和专业秘书 按职位规定的时间长短：专职秘书和兼职秘书 二、秘书工作 1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （1）美国《职称辞典》： 全面处理机关、公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责人的较次要的行政事务及办公室工作； 能用速记记录口述； 能用翻译机将口述或将复制的记录信息译成文字； 处理上司约会及提醒其约会； 接电话和打电话； 处理上司私人重要邮件，主动书写日常函件； 对办公室其他工作人员进行工作监督； 整理人事档案。 1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （2）美国秘书专家玛丽?A ?德弗里斯 通过各种存储媒体管理大量的记录材料； 为各种不同的信息建立收发系统——包括文字系统和电子系统，准备信件和文件； 进行多种运程的通信操作，处理文字和电子函件； 与国内和国际用户、消费者及其他人员进行广泛的接触； 帮助雇员执行或操作各种新的高科技系统； 管理好助手，能与办公室、其他部门和组织的人员友好合作； 协调和管理特殊计划，处理好特殊任务； 分析问题，选用重要的决策技巧； 寻求深造和事业发展的机会。 1、西方学者关于秘书工作内容的阐述 （3）美国秘书专家约翰?哈里森 接受口述，将它打印成文，草拟函件、总结等； 接收并整理收到的邮件，下班前处理好雇主往外寄发的邮件； 有接待的责任，包括迎接并款待来访者，处理打来的电话； 为雇主写日志,安排他的约会和预约,协助他计划好一天的时间； 安排雇主的旅行并安排好他的旅行路线； 将雇主的私人和商业信件归档，做好索引； 组织会议和参加会议，包括准备会议议程和会议纪录； 有条不紊地安排好雇主的办公室，例如：经常更新他墙上的图表，保管他的证件和文件夹 从各方面减轻雇主的许多例行业务工作和私人事务； 提供信息，例如利用电脑文本业务，熟悉刊登信息的书籍和其他资料来源，照料雇主的零用现金和银行交易； 遵守国家健康和安全工作条例的要求； 建立保守秘密和确保信息安全的制度和切实可行的办法； 替雇主和秘书本人掌管好文具和办公用品； 组织会议和各种社会活动。 2、秘书工作内容的分类 (1)常规事务性工作 (2)指派性工作 (3)自主独创性工作 3、秘书工作的特点 （1）辅助性 A 服务性 B 从属性 （2）中介性 （3）综合性 （4）机要性 秘书之歌 词：侯磊????曲：杜学庆????演唱：门红霞 ????天地无