CIO如何开高效IT项目会议.docVIP

CIO如何开高效IT项目会议 　　开会，开会，开会!说起开会，也许不少人会烦。据统计，全世界每天至少有6000万个事务性会议，而我国以每日1000万个会议名列榜首。 　　而随着大量IT建设在全国企业如火如荼地展开，作为企业CIO，每周可能有约30%以上的工作时间要在开会。可以说，怎样开一个高效会议，开好一个IT项目会议，是CIO们的必修课。 　　然而，枯燥、沉闷、拖沓、低效，不少时候IT会议就象一个食之无味弃之可惜的鸡肋。 　　每个CIO人工作之中，应该说或多或少是遇到以下的种种现象： 　　一个IT项目会议开了半天，离题万里，竟不知道会议所云;会议与你相关的内容不到10分钟，你却不得不等上2小时，会议结束后才能离开;开会时间已过点，应会人员却拖拖拉拉、来者无几，CIO不得不打电话挨个找人;参会人员已到齐，却因为一个重要参会者不在，要等上半小时甚至更长时间;会上领导讲得滔滔不绝，眼看就过了下班的时间，但他还意犹未尽;原定1小时的研发会，结果吵吵闹闹3小时也没结束，甚至不欢而散;几个小时的产品规划会结束了，会后什么也没留下;一次软件产品推广会一开就是好几个小时，却没有任何结果，合作伙伴很失望。 　　凡此种种，不一而足。 　　IT会议成本亦惊人 　　一些人会说，开会不就是几张嘴几支笔再带几对耳朵，有什么成本可计?但可别小看开会的费用成本，频繁、无效率的IT会议，可能带来主管层的随意决策，让IT员工疲于应付，不仅浪费公司成本，也造成公司工作效率低下、竞争力日益下降。 　　首先了解会议成本构成。会议成本通常是由三部份组成的，即会议工时成本、会议直接成本和效益损失成本。然后我们来算算会议的成本究竟是多少? 　　假设一家中型IT企业要组织一个10个人参加的项目会议，会议时长2小时，会议要用到投影设备，人均工时成本为30元/小时，薪资附加值系数为1.5，会议室的使用成本为120元每小时，投影的使用成本为100元每小时。 　　按照国际通行的会议成本计算公式，我们来算一算这个会议的实际成本是多少。会议工时成本=参会人员平均小时工资×薪资附加值系数×会议小时数×(参会人数+2)×(1+1.5)来计算： 　　会议工时成本=30×1.5×2×(10+2) ×(1+1.5) =2700元 　　会议直接成本=(150+100) ×2 =500元，即租赁费、设备使用费等。 　　二者合计：3200元。开一个由10个人参的2小时的IT会议，成本竟然也要3千多元。如果一个企业经常是大会小会的，文山会海，那浪费是相当惊人! 　　其实这些只是直接看得到的成本，不包括会议间接无形的效益损失成本!间接损失成本指的是，由于会议原因与会者不得不离开自己的工作岗位，从而造成公司管理效率的下降、订单流失、意外事件的发生。 　　10大因素致使IT会议效率不高 　　调查发现，至少有40%以上的IT会议是没有效能的。综合各种因素，IT会议效率不高通常由以下10大原因造成: 　　1、会议时间安排不当，每个人或精神困乏或饥肠辘辘，或会议频繁，IT员工不胜其烦。 　　2、会议地点设置不当，或环境不好，致使会议时常被干扰。 　　3、开会对象的选择有误，通知来的是一些可有可无的参与者，而一些“必须到会”者 　　却因为事务在身不能来。 　　4、作为主持人的CIO或企业领导缺乏影响力，不知如何表意，又不知如何引退，被与 　　会者牵着鼻子跑，跑离了会议主题。 　　5、会议的准备工作不好，致使IT会议匆促而无成效。 　　6、一把手不重视会议，不抓实效，使与会者敷衍应付了事，致使会议多流于形式。 　　7、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使IT会议毫无意义。 　　8、IT会议缺少责任绩效制约，没有良好会议制度。 　　9、CIO者缺少会议成本观念，没有考虑会议时间的无形损失。 　　10、开会仍停留在口+笔的传统模式，没有利用好现代技术，致使开会成本居高不下。 　　如何开一个高效IT会议 　　人生活在一个时时处处充满会议的世界，但是，我们又不得不承认，有些会议对推动企业不断推进的确非常关键。那么CIO如何才能开一个高效的会议，尤其是悠关企业未来竞争力的大型IT建设项目(如ERP、SCM等)，如何能在会议中切实有效解决问题，以为提高项目团队士气、提高项目科学决策、解决项目冲突和顺利实施项目奠定坚实的基础? 　　明确会议目标 　　会议本身就是以目标为导向的。有一个明确、对口的目标才能体现召开会议的意义。比如召开一个IT项目会议的目标就是要沟通项目信息、跟踪项目进展、制定项目计划、形成项目决策、解决项目冲突、进行项目跟踪等，当然也包括计划、考核项目完成时间、成本与投入效益比等，让与会者都有目标、指标，才有可能认真贯彻执行。 　　合理安排会议时间 　　上午9-10点之间，IT员工开始进入工作状态，思想活跃情绪