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第二讲 档案的收集 档案的收集一、档案收集工作概述二、档案室的档案收集工作三、档案馆的档案收集工作 一、档案收集工作概述什么是档案的收集？档案的收集即指各机关在工作和生产活动中形成的文件，是由各单位或单位内部的各个组织机构分散形成的，数量很多，而查找利用档案，则要求一定的集中，为了解决文件形成后的分散状态和利用要求集中的矛盾，就需要将分散的文件经过挑选，按照一定的制度集中保存起来，这就形成了档案的收集工作。 一、档案收集工作概述 档案收集工作的内容： 1.档案室对本单位需要归档文件的接收工作。 2.档案馆对所辖区各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。 3.对历史档案的接收和征集工作。 二、档案室的档案收集工作什么叫归档制度？归档是指各单位的文书部门和业务部门将办理完毕且有保存价值的文件，经系统整理交给本单位档案室保存的过程。归档是国家规定的一项制度，就叫归档制度。 二、档案室的档案收集工作归档制度的内容1.文件归档范围2.文件归档时间3.文件归档步骤与要求 二、档案室的档案收集工作1.文件归档范围机关：“凡是反映本机关职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。”——《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。 二、档案室的档案收集工作1.文件归档范围机关：（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料、下级机关报送的重要文件材料。（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。企业：企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的办毕文件都应纳入归档范围。 二、档案室的档案收集工作2.文件归档时间（1）经营管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般办理完毕后第二年一季度归档。（2）科研开发、项目建设则验收前归档或者按阶段或定期归档。（3）产权产籍、合同协议、知识产权等凭证类文件随时归档，外购设备开箱验收后归档。（4）会计核算专业材料在会计年度终了后整理归档。（5）电子文件定时进行，与纸质或其他物质载体文件归档时间一致。（6）实物载体形式，如照片、录像文件工作结束后与相应纸质文件归档时间一致。（7）更新、补充文件，企业资产和产权变动文件等其他活动中形成的文件，随时归档。 二、档案室的档案收集工作2.文件归档的步骤和要求要求：要遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 二、档案室的档案收集工作2.文件归档的步骤和要求归档文件整理的方法：（1）装订——将归档文件装订成“件”每份文件为一“件”。除了以下的情况：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件作为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，复文与来文可为一件，多语言件为一件，中文本在前，外文本在后。（2）分类——把归档文件分类“年度——机构（问题）——保管期限”或“保管期限—年度——机构”（3）排列——对归档文件进行排列归档文件的排列应在同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限内，按事由结合时间、重要程度进行排列。纪要、会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。 例一： 重庆市人力资源和社会保障局转发人力资源社会保障部《关于实施离校未就业高校毕业生就业促进计划》的通知 渝人社发〔2013〕157号 2013年5月3日 3页 人力资源社会保障部印发《关于实施离校未就业高校毕业生就业促进计划》的通知 人社部发〔2013〕41号 2013年4月1日 4页 例二： 重庆市人力资源和社会保障局印发《关于做好普通高等学校毕业生就业工作实施意见》的通知 渝人社发〔2013〕58号 2013年2月23日 6页 二、档案室的档案收集工作2.文件归档的步骤和要求（4）编号——对归档文件编号编号就是指将归档文件一次排列逐件编号，在文件首页上端加盖归档章并填写相关内容。 二、档案室的档案收集工作2.文件归档的步骤和要求（5）编目——对归档文件进行编目编目是指依据分类方法和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录： 例三：重庆市教育委员会关于组织我市军训试点中学进行校际实弹射击比赛的通知渝教民办〔2012〕12号 2页 2012年3月2日重庆市教育委员会关于组织我市军训试点中