美的海岸花园物业管理文件资料包文档.docVIP

第一章 前言 （一）顺德美的海岸花园位于顺德北滘镇南部，该发展项目首期工程预计约于1999年8月开始交付使用。甲方在业主委员会成立前拥有顺德美的海岸花园的物业管理权，可独立行使美的海岸花园物业管理的职责。 （二）立约双方根据中华人民共和国（中国）的有关法律和条例，并本着平等互利，共同做好顺德美的海岸花园物业管理工作的原则，经友好协商，特订立本合同。 （三）甲方根据以下条款，聘用并委任乙方为顺德美的海岸花园的物业管理顾问，协助甲方管理该物业之住宅、商场、住客会所及车库，总建筑面积共约245000平方米（以下简称托管物业）。 甲方需向乙方支付管理顾问酬金及其他有关费用。 乙方根据以下条款，接受甲方的聘用，推动托管物业之维修及物业管理工作，并对该项工作负责。 乙方乃怡高物业顾问集团之附属机构，因此，在日后托的管物业管理事宜之对外宣传上，将可沿用怡高物业顾问集团之形象及有关标记。 第二章 甲、乙方双方的职责 （一）甲方的职责 根据本合同的条款，甲方同意聘用乙方为物业管理顾问并协助甲方推动托管物业 之管理工作，在履行合约期内，为保障乙方能有效地协助管理托管物业，甲方同意履行下列的职责： 1）确保在托管物业入伙前成立托管物业和物业管理公司（或物业管理部门）。在本合约中，所有物业管理公司的字样亦可指物业管理部门； 2）协助乙方调派及招聘专业人员加入物业管理公司，推动托管物业的物业管理工作； 3）在履行合约期内，监督乙方的工作表现； 4）保证托管物业按时按质按量通过有关政府部门之正式竣工验收并移交物业管理公司，然后使物业管理公司能顺利履行其既定的管理职责；并须负责相关遗留工程之跟进工作及承担相应发生的费用。 5）在履行合约期内应按甲、乙双方同意的财务预算，由甲方预先垫付一笔可供管理公司初始运作的开办费。 （二）乙方的职责 根据本合约的条款，乙方同意接受甲方的聘用，负责向托管物业提供物业管理顾问服务。在合约期内，乙方同意履行下列的职责： 托管物业交付使用前 1）协助甲方（或其委托之法律顾问）编写及落实有关托管物业之业主公约，作为日后物业管理之基本依据； 2）草拟托管物业管理部门筹备期及托管物业首年管理财务预算报告，并以此为依据计算托管物业各部分之管理份额； 3）对管理公司的设立及公司形象、自身建设、管理等提供建议； 4）制定各部门管理及运作制度，包括保安、财务、采购、人事、行政等制度； 5）协助甲方安排合适的电脑公司，建立电脑管理系统，并就此系统对甲方提出管理顾问方面的意见； 6）编写有关托管物业之管理文件，包括用户手册，装修手册等供甲方审阅，并制订有关之运作程序，包括楼宇交收程序、紧急应变措施、客户投诉处理等； 7）协助甲方或管理公司拟定托管物业日后有偿服务及无偿服务方案； 8）就托管物业配套商业设施、设备，包括会所设施，设备的管理应从物业管理角度提供建议； 9）就托管物业之发展设计从物业管理角度向甲方提出建议，尽量使其设计与未来管理运作相配合； 10）拟定管理部门人员编制及协助甲方招聘及挑选有关骨干人员（如部门主管）； 11）在国内提供一次为期5天的入职培训，导师由乙方资深的管理员工担任，并由乙方从国内或香港办事处调派人手参与培训； 12）协助甲方统筹安排所需物料及设备之采购事宜； 13）在有必要时，协助甲方甄选或向甲方推荐适合之承判商； 14）就托管物业社区文化的建立提供意见；并配合甲方的市场推广工作，从物业管理方面提供支持； 15）每月2次（可按需要协商增加或减少）派员到工地检视及参与有关之工程会议，并对影响将来物业管理工作的事项提交报告； 16）每月2次（可按需要协商增加或减少）与发展商开会商讨有关物业管理工作的进展情况； 17）根据托管物业情况及物业的特别要求，建议并协助甲方为托管物业购买合适之保险； 18）对发展商所提出的问题作出回应。 托管物业交付使用时及交付使用后 交付使用期间，派员到现场协助托管物业的楼宇交收工作，为期5天； 托管物业交付使用后一个月内，提交一管理评估报告； 每月两次（可按需要协商增加或减少）派员到现场按照既定之服务标准检视物业管理工作，并提交有关检定报告，对托管物业之保安、清洁、绿化等各项工作提供改善意见； 对物业交付使用前制订的一系列制度及工作程序进行检讨，并提供修订及改善建议； 协助甲方制定物业整体长短期保养修缮计划，包括长远维修建议、预防性保养计划及改善工程； 每月两次（可按需要协商增加或减少）与甲方或管理公司开会商讨有关物业管理工作的进展情况； 从最终用家的角度，检讨楼宇设计和设施，提出有关改善意见，力求托管物业达至高水平之物业管理要求； 托管物业交付使用3个月后安排一次为期4天之在职培训课程，并由乙方调派导师参与培训； 依照政府部门有关规定，向甲方或管理公司就成立托管物业业主委员会事项提供建