董事会办公室董事长工作秘书岗位职责.docVIP

董事会办公室董事长工作秘书 岗位名称 董事长工作秘书 岗位等级/编号 所在部门 董事会办公室 岗位定员 1人 直接上级 董事会办公室主任 工作地点 北京 直接下级 无 薪酬类型/等级 所辖人员 无 岗位分析日期 2012年4月 本职：参与集团董事长日常工作中的各种事务性工作，为集团董事长工作提供各种支持和服务，保证集团董事长工作的高效开展。 职责与工作任务 职 责 一 职责表述：公文管理 工作任务 起草集团董事长工作相关的各种指示、通知、通报、总结、信函等文件，呈报集团董事长审批。 从公文规范角度，审核公告、通知以及呈报董事长的请示等文字材料，提出修改建议。 编写集团董事会大事记。 做好董事长批办文件档案管理。 职 责 二 职责表述：文件处理、信息传达 工作任务 代表集团董事长，接收外来函电，接收、下发内部各类请示、报告等文件，并作登记，及时与集团董事长沟通相关信息。 协调相关职能部门，对各类请示、报告等文件提出专业性意见，为集团董事长决策提供支持。 负责集团董事长与集团其他部门和人员之间的信息传递工作，确保内部信息的通畅。 职 责 三 职责表述：信息收集 工作 任务 收集集团内部各种信息，包括经营信息、OA公告信息等，为集团董事长提供决策支持。 收集国家、产业、行业等宏观政策和信息。 职 责 四 职责描述：会务工作 工作 任务 对集团董事长参加的会议做到准备充分，组织完善，并做好会议时间提醒和行程安排。 做好相关会议的会议记录、以及相关会议纪要、会议决议决定。 职 责 五 职责描述：督办工作 工作 任务 督促落实集团董事长安排的重要事务。 收集各种事务工作反馈信息，检查落实情况，并及时向集团董事长汇报。 职 责 六 职责描述：工作日程安排 工作 任务 掌握集团董事长的行程安排。 合理安排集团总部向董事长的临时性汇报。 职 责 七 职责描述：部门内部协调 工作 任务 与董事长行政秘书沟通董事长工作日程，提前做好相关工作准备。 协调董事长安保秘书，提前做好安保准备。 协调董事长内勤，做好董事长办公室卫生管理、文件管理等工作。 协调董事会工作秘书，做好董事会相关工作事宜。 职责八 职责表述：完成集团董事长、董办主任交待的其他任务。 权力 对集团董事会、股东会和经营会议的知情权和会议决议、会议纪要的督办权 对集团董事长工作行程安排的知情权 向各部门索取必要资料的索取权 公司业务信息的知情权 工作协作关系 内部协调关系 集团董事会、业务板块董事会、董事会各专业委员会、集团公司、各子集团和各子公司相关部门 外部协调关系 董事长工作日程涉及到的相关单位和人员 任职资格 教育水平 大学本科以上 专业及 技术资质 企业管理相关专业。 培训经历 企业行政管理培训。 经验 2年以上工作经验，1年以上管理经验，在高级领导秘书岗位上工作2年以上。 知识 企业管理知识、公关学知识、基本的商务礼仪知识，具备基本计算机应用知识并全面了解公司工作及业务流程。 技能技巧 具有较强的人际交往能力、沟通能力、分析判断能力、写作能力，具有工作热情、工作主动性和职业道德水平；综合使用各种知识和技能灵活处理问题的能力 性格要求 干练果断，善于沟通协调。 个人素质 工作积极主动有责任感、奉献精神、有保密意识和技巧。 其它 使用工具/设备 一般办公设备（电话、传真机、打印机、投影仪、招聘平台账号、Internet/Intranet网络）、通讯设备。 工作环境 个人办公工位 工作时间特征 不定时工作制 所需记录文档 集团董事长签署文件、集团董事会决议、会议通知、会议记录、汇报材料、工作总结、公司文件 考核关键指标： 集团董事长交待任务完成情况、董事会办公室主任满意度 部门合作满意度 人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识与技能 备注 任职人签字：