档案扫描步骤（机关教育单机版软件适用）.docVIP

PAGE 档案扫描步骤 （按件整理，教育及机关使用单机版软件的单位适用） 保管期限为永久、30年的档案全部需要扫描，对于本单位的红头文件，只扫描正文，不用扫描发文稿纸和底稿。 1、安装Arcobat Reader（该软件为PDF阅读软件）扫描软件SCAN，PDF文件生成软件PDF。（软件可向档案局索要） 2、建文件夹。全宗号（或全宗名称）/年度/保管期限/件号 如本单位全宗号为001，先建立一个名为001的文件夹。如本单位没有全宗号，以全宗名称的拼音建立文件夹，例如danganju。再在里面建立需扫描的档案的年度的文件夹，如2014。在2014文件夹下分别建立三个保管期限的文件夹，永久用1表示，30年用30表示，10年用10表示。在表示该保管期限的文件夹下，以件号为单位建立文件夹，第一件为0001（四位数）。 3、扫描。打开SCAN文件夹中的FileEditorm（红色小剪刀符号），先在上方数码拍照下选定“自动压缩图像”，再设置左侧内容。 选择目录：刚才建立的件号的文件夹。 文件名：直接录入。格式为件号+001，第一件就是0001001。 顺序：升序。 增量：1。 存储格式：jpg或tiff 图像颜色：彩色或二值 亮度和对比度因为不同扫描仪效果不同，请根据自己的情况进行调试。亮度一般为0，对比度一般为-2。 分辨率：200以下。 页面大小：A4或B5，根据纸张情况选择。（A4