水利普查档案操作细则资料.docVIP

海南省第一次全国水利普查 档案归档操作细则 海南省第一次水利普查领导小组办公室 二〇一三年一月二十九日 一、水利普查档案归档依据 根据《第一次全国水利普查档案管理办法》（水办[2011]161号）的相关规定，水利普查档案属于水利科技档案范畴，因此水利普查档案的归档方法主要依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT 11822-2008）以及《归档文件整理规则》（DA/T 22—2000）等技术规定。本次水利普查归档资料，还涉及图纸、照片等，因此，还依据《技术制图复制图的折叠方法》（GBT 10609.3-2009）和《照片档案管理规范》（GB-T11821-2002）等规程规范。 二、基本概念 归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件：归档文件的整理单位。件是归档文件最基本的整理单位 ,也是最小的整理单位，由文件直接构成档案的“细胞”。 注：根据上述原则，每张清查表、普查表作为“件”的构成 三、整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、整理程序 1、分类→2、组卷→3、卷内文件排列→4、拟写案卷标题→5、复查定卷→6、编页号→7、填写卷内文件目录→8、填写卷内备考表→9、填写案卷封面→10、案卷装订→11、案卷排列与档号编制→12、填写卷盒、装盒排架→13、编制检索工具（填写案卷目录） 1、分类 水利普查档案的分类参照《水利普查文件材料归档范围与保管期限表》（修正），以下简称《保管期限表》（修正） 原《水利普查文件材料归档范围与保管期限表》存在部分错误，《保管期限表》（修正）进行适当的修改并增加个别小项。 2、组卷 2.1组卷的含义 组卷，就是把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。 2.2组卷的要求 1）一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。 2）每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。 3）卷厚适度。一般不超过40mm。 4）案卷内不应有重份文件。 5）价值（保管期限）大体相同。 3、卷内文件排列： 卷内文件排列，就是按照文件的形成规律和必然联系，系统的、有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。 卷内文件材料排列顺序，一般要求“案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列”，卷内即有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。“按问题、时间或重要程度排列”，在人工查阅文件时确实可以一次把相同问题的文件调阅，但由于到目前为止，水利普查工作还没有完全结束，如果“按问题”顺序排列编写页码后，后期类似问题的文件将无法再延续页码，可能会导致管理类文件页码混乱，同时，部分文件内容可能涉及多种问题的情况，这类文件也很难进行分类，因此，考虑到水利普查工作的实际情况，按照“简化整理、深化检索”的原则，卷内文件类材料排列可以“按问题”顺序或“时间”顺序排列。并遵循以下原则： （1）整体上按时间（工作程序进度）。 （2）正文在前、底稿在后。 （3）正文在前、附件在后。 （4）批复在前、请示在后。 （5）原件在前、复印件在后。 （6）装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。 4、拟写案卷标题 案卷标题也称案卷题名，是表达档案中心内容、形式特征的名称， 案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。本次水利普查档案的案卷题名，可参照保管期限表》（修正）中的“归档文件材料”名进行适当的修改。 5、复查定卷 复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。复查内容：（1）案卷组成是否合理（2）卷内文件是否齐全完整（3）卷内文件排列是否系统科学（4）案卷题名是否恰当。 6、编制卷内文件页号 6.1编号范围： （1）除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文字与图纸逐一编号。 （2）印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。 6.2、位置：正面——右下角、背面——左下角，同文档相反。 6.3、编号工具：用铅笔编写阿拉伯数字。 7、填写卷内文件目录 7.1卷内文件目录要素 卷内文件目录涉及到挡号、序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注等要素的填写，其样式见图1《科学技术档案案卷构成的一般要求 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT 11822-2008） 图1 卷内目录式样 1）档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档号中各号之间以“-”号相隔。 水利普查档案档号由