2018年乡镇文书档案讲义.docVIP

PAGE 乡镇文书档案整理要点 从2016年的档案开始，归档文件执行新的《归档文件整理规则》。 一、文件材料的收集 1、上级下发的文件。2、本乡镇形成的所有文件材料。 文件材料收集齐全之后，对文件材料的价值进行鉴定。 二、文件材料的归档整理 乡镇文书档案的整理方法是以“件”为单位按照“保管期限—年度—问题”进行分类。 1、划分年度。严格按照文件落款日期划分。其中红头文看文号，非红头文看落款日期，没有日期的根据文件材料内容进行考证并标注。不同年度的文件一般不得在一起归档，但有以下几种情况应该注意：跨年度的请示与批复，放在批复年归档；没有复文的，放在请示年归档；跨年度的会议放在会议闭幕年归档；跨年度的案件放在结案年归档；几份文件装订成一件的，以排在前面的文件日期为准。 2、划分保管期限。永久、30年、10年（2001-2005年为永久、长期、短期）。 3、划分问题。党群工作类、人大工作类、政府工作类。 4、装订。将永久和30年的档案以“件”为单位，按照“三孔一线”方法装订，也可用不锈钢订书钉进行装订。保管期限为10年的文件，可以维持原样。装订时对于不符合要求的归档文件材料，要进行修整，破损的进行修裱，纸张大的进行折叠，纸张小的进行裱糊，将页面规整到A4大小。本单位印发的红头文，装订时顺序为正文+发文签条+底稿，请示和批复为两件。 5、装盒。“相同年度、相同保管期限、相同问题”的文件装入一盒或多盒。 （1）排列盒内文件。在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由的文件，按照文件的形成先后顺序排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 （2）编页号。页号完整齐全的单份文件，可以不再重新编制页号。但两份文件作为一件保存的归档文件，要以件为单位，用铅笔在文件右上角（背面有字的在左上角）重新编制流水号。 （3）加盖归档章（见图1）。盖章位置在每份文件的上端居中空白处，归档章中的内容全部用铅笔填写。 全宗号：指档案馆指定给档案进馆单位的编号，为O+三位数字。 年度：文件所属的年度。 件号：指档案室根据文件的编号要求编制的文件流水号。编写原则是“同一年度同一期限结合问题顺序编大流水号”。编号采用阿拉伯数字标识，相同年度相同保管期限相同问题的文件件号不得重复，填写的时候填4位数字。 问题：文件所划分的类别。 保管期限：文件所划分的保管期限。 页数：本份文件的总页数，填写实际页数。 （4）填写“盒内备考表”（见图4）。备考表放在盒内所有文件的最后边，要详细填写盒内文件的情况说明（盒内共有多少份文件，齐全完整程度，有无缺损霉变、虫蛀鼠咬、修改补充、移出销毁等现象）。整理人：由归档文件整理人签名。检查人：归档文件质量审核人签名。整理时间：归档文件整理完成的日期。 （5）填写档案盒。 盒面（见图5）横线上填写全宗名称，可以刻章加盖。 盒脊（见图6）分下面几项，其中全宗号、年度、保管期限、问题可以照抄归档章上的内容；起止件号填写本盒内文件的第一件到最后一件的件号；盒号是从2001年执行《归档文件整理规则》以来，按照保管期限结合问题的顺序编下来的盒的大流水号。 6、编制“归档文件目录”（见图2），归档文件目录改为横向设置。编制原则是“相同年度、相同保管期限、相同问题”的文件填写在一起。 序号：填写归档文件顺序号，即归档章上填写的件号。 档号格式：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-问题代码-件号。 全宗号：O+三位数字，没有的不填。 档案门类代码：文书档案为WS。 年度：文件形成的年度，用四位阿拉伯数字标注，如2017。 保管期限：永久为Y，30年为D30,10年为D10。 问题代码为3位汉语拼音，党群工作类为DGL，人大工作类为RDL，政府工作类为ZFL。 件号：填写4位数字，不足补0，如：0012。 例如：全宗号为210的单位，2017年形成的永久党群类第5件文书档案档号为：O210-WS·2017-Y-DQL-0005。 文号：文件的发文字号，没有的不填。 责任者：文件材料的形成单位或个人。 题名：文件材料的标题，没有标题的文件自拟标题，并加[]号，填写的时候第一行前空两格，第二行顶格写。 日期：填写8位数字，不足的补0， 密级：本份文件的密级，没有的不填。 页数：每一份归档文件的页面总数。 备注：注释文件需要说明的情况。 不同年度不同期限不同问题的目录分别加归档文件目录封面（见图3）。 三、副卷 将本单位印发的红头文件按发文字号从小到大的顺序排列后，编制页号和卷内文件目录，用卷皮装订成一卷或多卷。 图1 归档章格式 全宗号 年 度 件 号 问 题 保管期限 页 数 图2 归档文件目录（横排） 序号 档号 文 号 责任者 题 名 日期 密级 页数 备注 图3 归档文件目录封面