2019年企业文书档案讲义.docVIP

PAGE 企业文书档案整理要点 一、文件材料的收集 1、上级下发的文件。2、企业自身形成的文件材料。文件材料收集齐全之后对文件材料的价值进行鉴定。 二、文件材料的整理 1、划分年度：相同年度的文件放在一起立卷，不同年度的文件一般不得在一起立卷。红头文看发文字号，其余材料看落款日期，没有日期的根据内容进行考证。有几种特殊情况需要注意：⑴跨年度的请示和批复，应归入批复年立卷，没批复的归入请示年立卷；⑵跨年度的会议材料，放在会议开幕的年度立卷；⑶工作总结归入工作针对的年度立卷；⑷跨年度的案件材料，归入结案年度立卷；⑸跨年度的规划、计划，要归入针对的第一年立卷；⑹跨年度的工作总结放入针对的最后一年立卷；⑺法规性文件归入公布或批准年立卷。 2、划分保管期限：永久、30年、10年。 3、分类：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类。 4、案卷组合：“同一年度、同一期限、同一问题”的文件材料归入一卷或多卷内，每卷不要超过100页。 ⑴排列卷内文件：按分类方案顺序结合时间排列，密不可分的文件材料依序排列在一起。即批复在前，请示在后；正件在前,附件在后；印件在前，定稿在后。 ⑵卷内文件修整：同一卷内文件材料的规格应当基本一致；规格小不易装订的文件材料，应当平行或阶梯式托裱在标准的白纸上，并按自左而右、自上而下的顺序在被托裱的文件材料的右下角自“1”起编写固定号，托裱纸底部加注“此页共x张”标记；大于A4规格的文件材料，应当折叠为A4统一幅面；对装订时可能出现压字的文件材料，应当逐页在装订位置托裱装订边条；修补、托裱破损的文件材料。 ⑶编页号：按照排列顺序，依次在有文字的每页材料的正面右上角、背面的左上角用铅笔编写页号。 ⑷填写卷内文件目录（见图1）：填写顺序号时，一般以每份文件单独计算为一件，正本、定稿为一件，正件、附件为一件，请示、批复为二件；文号应照抄原文字号；责任者应填写全称或通用简称；文件的题名要照实抄录，没有题名或题名不能说明文件内容的文件，可自拟题名，外加“[]”号；没有日期的要考证清楚后再填写，填写日期时，时间以8位数字表示，其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”，页号应填写每份文件首页页号，最后一份文件填写起止页号。 ⑸填写卷内备考表（见图3）：本卷情况说明：填写卷内文件材料的件数和页数，以及在组卷或案卷使用过程中需要说明的问题，案卷归档后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间；立卷人：由档案整理人签名；检查人：由案卷质量审核人签名；立卷时间：立卷完成日期。 ⑹案卷装订：采用“三孔一线”的方法装订，应整齐、牢固，不得漏订、倒订；要去掉金属物，修补好残破文件；卷内文件下端与卷皮底边取齐，右端卷内文件本身取齐，文件不得露出卷皮。 ⑺填写案卷封面（见图5）：第一格为全宗名称, 即本单位名称；第二格为类别名称，要根据分类方案分别填写：党群工作类，行政管理类，经营管理类，生产技术管理类；第三格为案卷题名，由立卷人根据卷内文件内容自拟，案卷题名位置要适中。案卷题名一般包括责任者、问题和文件名称三部分，拟写案时要做到全面、准确、简明扼要，文字通顺，合乎语法，切忌笼统、冗长。段落内可用顿号“、”，末尾不能用句号“。”；时间，卷内文件材料的起止日期；保管期限，本卷文件的保管期限；本卷件数页数，按卷内文件情况进行填写；归档号，不填。 全宗号：指档案馆指定给档案进馆单位的编号；目录号：一个全宗内所有门类档案统编的流水号；案卷号：按永久、30年、10年分别跨年度编制案卷流水号。 ⑻装盒：填写档案盒脊背（见图4）。上端空白处填写全宗名称，目录号按规定填写，年度填写盒内档案所属年度，起止卷号填写盒内文件材料的卷号。 三、编制检索工具 案卷目录（见图2）按保管期限编制，永久、30年、10年各一本。同时编制永久、30年的全引目录。 四、副卷 将本单位印发的红头文件按发文字号从小到大的顺序排列后，编制页号和卷内文件目录，用卷皮装订成一卷或多卷。 企业文件归档范围与保管期限表 一、党群工作类 序 号 基 本 范 围 保 管 期 限 1 党务工作 1.1 党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议 1.1. 会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等 永久 1.1. 发言、简报、小组会议记录 10年 1.2 党务综合性工作 1.2.1 工作计划、总结、重要专项活动工作报告，重要的调研材料、党务工作大事记 永久 1.2.2 情况反映、工作简报及一般材料 10年 1.3 上级机关关于党务工作的文件 1.3. 针对本企业重大问题的指示、批示文件 永久 1.3. 对企业一般性、普发性的文件 10年 1.4 对下属单位关于党务工作请示的批复 30年 1.5 各项规章制度