档案移交进馆标准细则（不含文件）.docVIP

PAGE 2000年之前，按“卷”整理的文书档案 一、纸质档案 在对档案进行目录录入及扫描前，先对纸质档案进行规范，按照以下标准进行审核。 （一）审核文件材料是否齐全完整，文件是否缺少正文或底稿，年度划分是否准确，保管期限（永久、长期、短期）划分是否恰当，类别是否清晰。 （二）审核案卷封面： 案卷封面第一格为全宗名称，填写单位全称。进行过更名等情况的单位，全宗名称要和档案形成时的单位名称一致。 第二格为类别名称，根据分类方案填写卷内文件所划分的类别，如会议类、综合类、秘书工作类、机关事务类、组织人事劳动类、政治宣传工作类、群团工作类、政协统战类、政法类、计划统计类、财务类、业务类。 第三格为案卷题名，包括责任者、内容和文种三部分，结构为“卷内文件主要制发机关+卷内文件主要内容+文种”，例：“中共宁阳县委、宁阳县人民政府关于启用印章、机构设置工作的批复、通知”。如果填写不标准，用同色牛皮纸贴了修改。 起止年月：按案卷内的文件发文日期填写。 保管期限：填写案卷划分的保管期限，如永久、长期、短期。 本卷件数页数：按案卷内实际的件数、页数填写。 归档号：不填。 全宗号：本单位的全宗号，例：15。 目录号：未进过馆的单位目录号永久为1，长期为2，已经进过馆的单位目录号请询问档案局管理科（电话：6345279）。 案卷号：永久一个流水号，长期一个流水号，不得有重复、缺漏。未进过馆的单位都是从1开始编，已进过馆的单位请询问档案局管理科。 （三）审核页码： 一个案卷一个流水号，有文字的每页材料的正面右上角、背面左上角用铅笔编写页号，每卷页号从“1”开始，不得重复、缺漏。 （四）审核卷内文件目录： 卷内文件目录应按卷逐条编写，一般以每份文件单独计算为一件，正文、底稿为一件，正件、附件为一件，请示、批复为二件。 顺序号：每卷内的文件材料按发文时间排列后从1开始编写流水号。 文号：红头文字号，例：宁办发[2000]1号。 责任者：卷内文件的发文单位全称或通用简称。 题名：卷内文件的标题，应照实抄录。如原件没有题名的材料，则应自拟题名，并加“[]”号。原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录后再根据其内容另拟题名，并加“[]”号。 日期：文件的落款日期。例：2000年1月1日写为2000.1.1 页号：文件首页标注的页号，最后一份填写起止页号，例：26-32。 （五）审核备考表： 本卷情况说明：本卷共×件×页，卷内文件齐全完整，无缺张少页、破损霉变、虫蛀鼠咬、修改补充、移出销毁等现象。 立卷人：档案整理人的名字。 检查人：案卷质量审核人的名字。 立卷时间：档案整理的日期。 如已经整理好的案卷无备考表，可不用补充。 （六）审核装订是否规范： 以案卷为单位用蜡线装订，装订前去掉每份文件上的易锈蚀物，装订方式三点一线，点间距8公分，线头系在背面。 （七）装盒： 小卷分开保管期限，按案卷号的顺序分别装入标准的档案盒。档案盒脊背上的内容用专用脊背贴条打印黏贴。 脊背空白处填写全宗名称，即单位全称。进行过更名等情况的单位，全宗名称要和档案形成时的单位名称一致。 目录号：与案卷封面上一致，例1或2。 年度：本盒档案的所属年度，跨年度的填写起止年度，例：1999-2000。 起止卷号：本盒档案的案卷起止卷号，例：56-59 二、档案目录著录 本标准为数字档案在线归档管理系统著录标准，单机版档案管理软件（同力软件、远扬软件）参照此著录标准。请未录入目录的单位严格按照标准录入，已经录入的单位按照标准审核著录是否正确，不正确的进行修改。 数字档案在线归档管理系统网址为0（政务网），请用IE8以上版本的浏览器进行登录。录入本单位用户名及密码，如果没有用户名，请联系档案局管理科（电话6345279）进行注册。 录入时请注意，涉及的各种符号，如“=”、“+”、“[ ]”、“.”等，一律用半角字符。 （一）案卷目录 1、目录著录 年度：档案所属年度，4位。例：2000年录入2000。（必填） 目录号：案卷封面右下角填写的目录号，3位。例：目录号为1的录入001。（必填） 案卷号：案卷封面右下角填写的案卷号，4位。例：第1卷录入0001。（必填） 责任者：立档单位的全称或通用简称。（必填） 案卷题名：案卷封面上的案卷题名。（必填） 起止日期：卷内文件起止时间，不足8位的补0。例：2000年5月至2000年12月20001200。（必填） 期限：永久、长期、短期。（必填） 卷内份数:本卷卷内文件的份数，3位。例：一本案卷内共有9份文件，录入为009。（必填） 页数:卷内文件总页数，3位。例：89页录入为089。（必填） 存放位置：不录入。 备注：该条目需要说明的其它内容。 2、档案检索 在案卷目录管理模块录入检索项进行档案的检索。 3、目录修改及删除 在案卷