文书与档案管理 第一章.ppt

文书与档案管理 ——办公室的基础性工作 第一章 文书与档案工作概述 1.1 文书与档案 1.2 文书工作与档案管理 1.3 文书工作与档案管理的组织机构 1.1 文书与档案 1.1.1 文书 文书的含义 文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 文书定义包含以下几方面基本内容： 第一、文书形成的主体可以是各种社会组织，也可以是个人。 第二、文书的形成是为了特定的目的。 第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和存载。 文书的作用 1、传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。 2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。 主体的权威性 影响凭证依据的三个因素： 内容的真实性 载体的合法性 形成文书的两大要素——表述方式和载体有一个发展变化的过程。 表述方式： 载体： 文书、公文、文件的关系 共同点： 本质属性相同，都是沟通思想、记载事情和表达意图的一种工具。 区别点： 文书，常指包括文件在内的各种文字材料。 文件，据2000年颁布的《档案工作基本术语》中的定义：“文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。”所以，文件除了指文字、图表等文字材料记录之外，还包括其他各种载体形式的信息记录。 公文是国家机关、企事业单位、社会团体在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文字材料。行政公文一共有13种公文。也包括一些事务性文书。所以： 文件 ＞ 文书 ＞ 公文 1.1.2 档案 档案的含义 根据《中华人民共和国档案法》（1996年修订）的定义： 档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 档案定义包含以下几方面基本内容： 1、档案来源和内容的广泛性。这从档案主体和涉及内容的多样性反映出来。 2、档案是有价值的历史记录。说明了文件转化为档案的两个条件： 一是历史记录，即处理完毕的文件资料。 二是有保存价值，即具有历史效用。 三是按照一定规律保存起来。 3、档案形式的多种多样。随着社会进步和技术的发展，档案形式日益丰富。 4、档案的本质属性是原始记录性。是对实践活动的直接记录，而不是事后编写和随意收集。 案例：个人档案？ 姓名：李宇春 性别：女 英文名：Chris 出生年：1984年 生日：3月10日 星座：双鱼座 职业：歌手 身高：174cm 体重：50公斤 血型：A型 嗜好：唱歌 跳舞 学校：四川音乐学院专业：通俗演唱 性格：内外兼修 爱好：唱歌，跳舞，睡觉特长：唱歌 喜欢的颜色：黑，蓝 喜欢的卡通片:蜡笔小新人生信条：年轻没有失败  曾获奖项：第七届全国推新人大赛四川赛区“新人奖”首届CCTV全国校园歌手大赛四川赛区“特别奖”首届校园歌手英文歌大赛“二等奖”连任33频道音乐互动栏目两任擂主 ■获奖 第七届全国推新人大赛四川赛区“新人奖” 首届CCTV全国校园歌手大赛四川赛区“特别奖” 首届校园歌手英文歌大赛“二等奖” 2005年中国湖南卫视“超级女声”全国总决赛冠军 档案的类别 1.1.3 文书与档案的区别 文书与档案是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者具有同一性，又各具特殊性。 1、文书与档案的联系 1）两者记录和反映社会实践的功用相同。 2）两者在内容和格式上完全一致。 3）两者互为因果。 2、文书与档案的区别 1）两者的性质和形式不同。 2）两者的目的和作用不同。 3）两者存在和发挥效用的时间不同。 华盛顿媒体报道，美国著名黑人民权运动领袖马丁·路德·金生前的手稿、书信及私人藏书将进行拍卖。 报道说，7000多件留有马丁·路德·金墨迹的拍品，记录了他1946年至1968年生命中最辉煌的时间，其中包括加了批注的著名演讲《我有一个梦想》的4页 宣统元年(1909)清朝政府修缮内阁大库，将库内档案移出