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销售合同档案管理 　　公司合同档案管理规定　　____年____月____日发布(____)法合档案字第____号　　第一条为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理规定的规定，制定本规定。　　第二条合同档案的保存期限为五年，由公司档案处负责保管。　　第三条公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。　　第四条合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。　　合同履行完毕后十日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。　　档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。　　第五条根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。　　借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。　　第六条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应付有诉讼或者仲裁的全部资料。诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借用原件后应在十日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。　　第七条主办单位未能按本规定办理归档手续的，对直接责任人扣发一个月的奖金。借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3—12个月奖金处罚。　　第八条本规定经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。　　第九条本规定自____年____月____日起施行。　　浅谈公司合同档案管理　　著名法学家庞德说过“在商业时代，财富大部分由合同构成”，合同是企业进行经济活动的重要法律文件，同时也是产生争议和纠纷的根源。　　公司生产经营离不开合同，仅我公司XX-XX年度两年OA记录的经济合同就有406份，合同档案作为重要的法律依据，在生产经营建设活动中起到了重要作用，公司招投标、认证均需要经济合同，合同档案应用越来越广泛。　　那么如何开展合同档案管理工作，公司档案室从以下两个方面入手管理。　　一、合同档案的分类和归档范围　　说到合同，自然离不开合同分类，公司合同管理编号设立了四级编码：一级编码—公司代码：QDLMP；二级编码—部门代码，用部门英文大写字母简称表示；三级编码—类别代码：根据税法要求和各合同种类汇总确定了合同类别，每个合同类别编制统一代码，三级编码由二个大写字母标识，大写字母是合同类别简称的汉字拼音的第一个声母。例如：建筑施工合同的代码是“JS”；采购合同的代码是“CG”；制作安装合同的代码是“ZA”等；四级编码—流水号：“合同审批单”的流水号。组合起来就是，公司代码-部门代码-类别代码-流水号。例如XX年销售中心销售合同，流水号006，编号就是QDLMP-SAL-XS-XX0006，这样看到编号对合同责任部门和性质一目　　了然。　　二、明确归档责任部门，制定合同档案整理办法　　《公司档案管理办法》中规定各职能部门或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责，各部门或者承办部门及项目文件形成者应负责积累文件资料，并对文件资料的齐全、准确和形成质量负责，各部门兼职档案员负责收集、整理应规定的文件资料，并对归档文件质量负责。据此，可以肯定合同档案归档责任部门应为合同管理部门，并指定兼职档案员负责。公司目前由档案室负责建立全年合同台账目录，第二年年初与各部门兼职档案员沟通，确定归档范围，由各部门整理组卷移交档案室。　　不同部门，所拟定和承办的合同有所不同，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂环节，而且合同需要经过所有责任方共同承担责任，签字后才能生效，具有流程复杂，周期长等特点。在收集合同档案时，会存在中途流失的现象，所以合同档案包括合同以及签订前的文字材料和签订后的补充资料，归档合同要求做到系统完整。　　公司任何部分的经济活动，都需要通过合同进行记载和规范，合同档案是记录企业经济行为的依据性凭证。因此重视合同档案的收集、保管和利用，对维护公司的合法权益，促进公司的健康发展具有重要意义。　　QG/NJA　　经济技术合同(协议)档案管理规定　　南京普天通信股份有限公司发布　　QG/NJA—XX目次　　前言.............................................................................II　　1范围................................................................................1