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湖南格林新能源有限公司 采购管理控制程序 文件编号：GL-MP-CG-012 颁布部门 采购部 版本号 A0 页数 PAGE 6 of NUMPAGES 6 生效日期 2012 湖南格林新能源有限公司 采购管理控制程序 文件编号：GL-MP-CG-012 版本号：A0 颁布部门： 采购部 生效日期：201 编 制 审 核 核 准 文件修订记录 制修定日期 版本 修订页次 修订内容 2012/7/10 A0 首次发行 目的 为了加强公司采购管理，规范采购工作，降低成本，保障生产经营活动的正常持续供应 适用范围 适用于所有部门在公司一切的采购及付款的经济活动。 职责权限 采购部负责采购日常生产物资、生产设备、IT相关设备软件等行政费用的采购。 副总经理：对发生金额小于1000元的物品进行批准。 总经理：对发生金额大于1000元的物品进行批准。。 各部门每月办公用品由部门经理审批，人事行政部汇总后交由总经理审批。 作业程序 采购程序总则 原则上,公司所有购买活动均应通过专职采购部进行,其他部门不可自行操作。 采购内容可分为四种： 设备仪器采购（如，生产设备、检测仪器及设备上的零部件） 生产物料采购，（指需要计入产品成本，用到最终产品上的物料） 一般性采购（如，办公用品、劳保用品等以改进生产条件和工作条件为目的的服务费用类采购） 项目采购（项目成立到结束涉及到的一切采购） 需求部门必须向采购部门递交经批准的请购单。 对于4.2.1设备仪器类需经申请部门负责人审批，总工程师审核，（副）总经理批准然后进入采购程序。 对于4.2.2生产物料类采购必须由生产部门提出采购申请，经生产部经理审核，（副）总经理批准，然后进入采购程序。 对于已批准的4.2.1设备仪器类采购，涉及到特性型号尺寸需要技术出图的物品，可由申请部门与供应商做好技术约定后，向采购部递交请购单并附上技术要求。 对于4.2.2类的采购，必须由生产部或技术部提出，采购数量和请购时间需参照采购部门《物料采购最小量及交期须知》核准。 采购数量：每种物料的请购数量不得小于最小采购量。对于有包装规格的物料，采购总量还需是包装规格的整数倍，同时注明需求量。 请购时间：注意交期时间，生产部门在需求日期上提前交期时间将批准的请购单递交到采购部。 对于4.2.3类一般性采购中，每个部门办公用品和劳保用品必须由申请人的部门经理批准，每月30号前将汇总统计的请购单提交给采购部，由采购部集中采购。 对于4.2.4类项目采购由项目负责人进行审批，总额大于1000元的物品还需经过总经理的批准，已批准的将请购单提交给采购部，然后进入采购程序。 特殊情况的审批。当需求紧急，审批人不在的情况下，可以进行邮件申请。由申请人发出邮件，列出需采购的物品名称、规格和数量，并简述必要性和紧急性，发送给审批人和相应负责的采购员。审批人在收到邮件后及时对申请物品进行审查并作回复。得到审批人的批准后进入采购程序。相应必要的纸质文件必须事后补齐。 请购单的更改 原则上要求填写的请购单上字迹清晰无涂改迹象。 经过审批后的请购单，需要做型号/规格、数量修改的，需由审批人在修改处签字；需要更改请购物品内容的，需重新填写请购单并重新审批，并将原请购单交至采购部，采购部将其作废处理。 合同/订单的评审 原则上每次采购均为合同/订单采购，每次合同/订单均需有相应的采购申请单。 对于4.2.1仪器设备的采购，原则上总价超过5000元的合同/订单，需要进行比价，附上至少2家的报价单。 对于4.2.2生产物料的采购，物料的选用厂家及产品规格需在《合格供应商目录》中。 对于4.2.1仪器设备采购、4.2.2生产物料采购和4.2.4项目采购，合同/订单金额大于1000元的合同/订单，由采购部提供请购单、合同/订单、比价单（选用），由总经理在合同评审单上评审签字，合同金额小于或等于1000元的由副总经理在合同/订单上评审签字，通过后由采购部对合同/订单加盖合同专用章，回传给供应商，合同/订单生效。否则将请购单退回给申请部门。 对于一般性采购（4.2.3），合同/订单金额大于1000元的合同/订单，由采购部提供请购单、合同/订单。由总经理在合同/订单上评审签字，合同金额小于或等于1000元的由申副总经理在合同/订单上评审签字，通过后由采购部对合同/订单加盖合同专用章，回传给供应商，合同/订单生效。否则将请购单退回给申请部门。 生效后的合同订单进入付款/收货程序，根据付款条件可以分为： 款到发货，采购部出具付款申请单、请购单、合同/订单进入付款程序，财务部需及时将付款日期反馈给采购部。 货到付款，到货后入库后，仓库开具入库单交与采购部。采购部出具付款申请单、合同/订单、入库单和发票，申请付款。 月结，到货后入库后，仓库开具入库单交与采购部。采购部