秘书学基础知识 第一章 文书基础.pptVIP

第一部分 秘书基础知识第一章 文书基础 公文写作与处理的主要法律法规依据 1．中国共产党机关公文处理条例 2．人大机关公文处理办法 3．国家行政机关公文处理办法 4．关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见 5．国家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999） 6．中国人民解放军机关公文处理条例 7．中共中央办公厅公文主题词表 8．国务院公文主题词表 9．中华人民共和国国家通用语言文字法 10．标点符号用法（GB/T 15834－1995） 11．出版物上数字用法的规定（GB/T 15835－1995） 注意鉴定考核比重： X占70%、Y占20%、Z占10% 第一章 文书基础（占10%） 第一节 应用文书的含义与制发程序（Y级） 本节的学习重点 应用文书的含义与分类（Y级） 应用文书的制发程序（Y级） 第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类 应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。 应用文书：行政公文、事务文书、商务文书 （1）行政公文（包括电报，下同）是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。即通用公文13种。 13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 （2）事务文书是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。 （传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等） （3）商务文书是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。 （意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等） 公文的主要特点（了解） 1．法定性 2．政策性 3．实用性 4．时效性 5．规范性 公文的作用（了解） 1．决策与领导作用（最主要的作用） 2．强制执行和处理的作用 3．依据和凭证作用 4．公务联系与沟通作用 5．宣传与教育作用 二、通用公文的制发程序发文办理：以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 （一）草拟：拟写公文草稿。 草拟公文的主要要求 （1）、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。 （2）、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （3）、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。 （4）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”， 第三层“1”，第四层为“（1）”。 （5）应当使用国家法定计量单位。 （6）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。 （7）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 （二）审核：对公文文稿进行审查核定。送负责人签发前由办公厅（室）进行审核。 重点：行文方式、行文规则、拟制要求、公文格式。 （三）签发：负责人对已审核的文稿予以审定、签字、准予印发。 以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。 （四）复核：再一次对公文制发的工作环节进行审查核对。公文正式印制前，秘书部门应当进行复核。 重点：看审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。复核是发文过程的最后一道把关环节。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复核。 （五）缮印：根据《国家行政机关公文格式》，缮写或打印又签发的文稿，并由文秘人员负责校对。 （六）用印：由秘书对已缮印好的公文盖印或现场监印。 （七）登记：由文秘部门将待发公文登记造册，为待发文件注册、编注发文字号，确定印制数量和发送范围等（机密文件还要确立公文份数序号）以备存查。 （八）分发：由秘书把用印并登记的公文通过适当方式（邮寄、传真、电报、电子邮件、专人递送）传递给收文单位或个人。 三、事务文书、商务文书的制发程序 所有事务文书、商务文书都有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序，私事文书不具制发程序，不属本章研究对象。 简报：从调查、草拟、审核到编发（选稿、改稿、加写按语、版面编排）均