公司文件资料管理规定.docVIP

PAGE 2 安徽置业集团有限公司 文件和资料管理规定 目的 a.以确保公司颁发的文件和资料进行有序的、规范的发放、控制和保存，以便保存和查阅； b.以便公司文件、资料实施动态有效的管理，以确保各部门使用的文件受控、都是有效版本，执行部门和使用人可随手取用。 2 范围 适用于公司企业经营、服务、管理，加工、技术等文件和资料的控制与管理；亦适用于外来文件的控制和管理，包括工程规范、图纸、技术文件、合同的管理和控制各项活动。 3 术语和定义 3．1 管理性文件 用于企业行政管理的文件，如工作程序性文件、规章制度等； 3．2 技术性文件 用于房地产开发、经营、服务、操作、检验、试验等指导文件，如图纸、规程、工艺、企业标准、服务规范、作业指导书、检验指导书等。 3．3 外来文件 于企业外部引入的用于经营、服务或管理的文件。如国家标准、适用的法律法规、顾客的图样、技术规范或协议等。 职责 4．1 总经理办公室，负责企业行政人事、企业规章制度文件的编制、管理、分发、复制、评审、更改、回收、保管等活动； 4. 2 商贸部负责酒业酿制技术文件、工艺文件、物流、检验、评审及经营、销售、合同文件的编制、复制、分发、评审、修订、回收、保管等活动； 4．3 渔港餐饮有限公司负责餐饮管理、服务、顾客满意度、物流、仓储、安全、卫生、餐饮加工标准及作业、检验指导文件的编制、复制、分发、评审、修订、回收、保管等活动； 4. 4 置业有限公司负责房地产开发合同、文件、图纸、技术资料、标准的编制、复制、分发、评审、修订、回收、保管等活动； 4．5 相关部门负责适用文件的编制、使用与保管。 5 程序 5．1 内部文件管理 序号 流 程 责任部门/配合部门 程序描述 记录 1 编制 办公室/ 各部门 管理性文件，规章制度，工作程序文件及其支持性文件的编写。 文件总 览 表 商贸公司 营销文件、物流、作业、检验指导书等编制。 餐饮公司 食品质量标准、服务标准，工作标准，营销、加工、 服务作业、检验指导文件的编制。 财务部 财务、营销、仓储、物流成本管理文件的编制。 2 评审 各职能 部 门 就文件充分性、适宜性、有效性评审： 文件发放前会签或审核； 更新文件版本的有效性确认； 对在用文件的有效性、适宜性、充分性每年度进行一次监督性认可，可采用对有效文件目录明细表确认方式进行。 技术性文件复制后，交文管人员统一发放。 管理性文件复制后，应有记录 文件评审认可目录 3 审批 总经理 程序性文件，作业、检验指导书由相关部门编制、各部门会签、部门经理审核、总经理批准。 发文登 记表 4 标识 各部门 确认有效标识： 各文件应编号并注明分发号，加盖“受控”印章； 其它管理性文件：注明分发号及使用单位； 技术性文件：注明分发号、生效日期及使用单位； 使用者在分发记录上签名。 对所有文件的分发均做记录。 文件签 收表 5 管理 总经理 办公室 建档 所有管理性文件，均将审批稿移交总经理办公室建档。专人管理和保存； 建立文件清单； 任何文件的更新、修改经批准后，先入档，后实施； 文件保管应存放在专用文件柜内应防火、防盗，防虫鼠，防潮湿和霉变及损坏。 文件总 览表 6 更改 总经理 办公室 /各部门 1.文件更改需经主管部门提出，经总经理批准后，由总经理办公室文管人员统一实施更改。 技术文件更改时要考虑： 是否涉及顾客批准； 营销商品、加工食品的处置； 已发出、交付的商品处置。 由顾客文件转换营销的文件或管理文件，其批准后，应在一个工作周完成更改。 更改方式：划改、换页、换版。 实施更改应覆盖所有在用的文件，并通告有关人员引起注意。 将更改、更新后的作废文件随之从使用现场撤出，统一销毁。 对留用的作废版本文件，应加盖“作废留用”标识。 文件修改申请表 序号 流 程 责任部门/配合部门 程序描述 记录 7 使用 各部门 所有使用现场应保持最新、有效版本、且适用的文件，各部门所使用的三级文件应有受控章标记。 使用者不得在文件上涂改、标注、记录；要保管好文件，不得丢失。 当文件不清晰、破损或丢失时，应及时向文管人员提出更新或补发要求。 存档的文件，不得带走复制，使用者使用时需办理借阅手续。 文件分发/回收记录表 文件总览表 5．2 外来文件管理 序号 流 程 责任部门/配合部门 程序描述 记录 1 收集 总经理 办公室 /各部门 收集文件 技术标准：国家、行业标准、规范等； 适用的国家法律法规； 顾客：工程规范、图样、技术要求、协议等。 建档 对适用的文件建立档案。 外来文 件登记 2 评审 总经理 办公室 /各部门 评审要