印章、介绍信管理办法.docVIP

陕西省地方电力招标公司 印章、介绍信管理制度 第一条 印章的种类：印章包括公司印章、领导私印。 1、公司印章：公司向工商行政机关登记的公司印章和各种业务专用的公司印章。包括：公司章、公司合同章、公司钢印等。 2、领导私印：刻有总经理姓名的印章。 第二条 印章的效用、盖印方法 1、印章具有权威性和凭信作用。 2、盖印方法分：落款章、证件章、骑缝章、骑边章、弥缝章、封存章等。 第三条 印章的刻制、颁发和启用 1、印章由办公室负责统一刻制、颁布启用文件。 2、公司批准成立新部门的正式文件下发后，方可刻制该部门印章。 3、各种印章均由办公室颁发，颁发时应留下印模并登记备案。（印章备案表见附件一）。 4、印章颁发的同时应下发印章启用通知的红头文件，在公司文件启用日期之前使用的印章视为无效。（关于启用印章的通知见附件二）。 第四条 印章的使用 1、使用范围 1）以公司名义对上对下发出的公文，使用公司印章； 2）以公司名义对政府、税务、金融等机构行文、及上报有关材料、报表等，使用公司印章，如有要求还需使用相应的领导私印； 3）以公司名义对全民机关、团体等单位核发的函件、介绍信、证明材料等，使用公司印章； 4）公司所开展的各种业务，使用相应的公司业务专用印章； 2、使用程序 1）使用公司印章前必须填写用印登记表，注明用印时间、用途、用印份数、印章名称、经办人等，由部门负责人核准签字，一般事务性的用印由办公室主任审批，重要合同、下发文件及上报材料由总经理审批；（用印登记表见附件三）。 2） 用印人员在履行上述手续后，由印章管理人员按批准的情况盖印。 3）用印操作 （1）、印章管理人员对盖印内容负有审阅的责任，用印前应当认真审阅、了解清楚，不能盲目盖章； （2）、每次用印都应履行登记审批手续。介绍信和公司发文有存根或发文登记，故不需在用印登记表上重复登记； （3）、公司印章不得脱离印章管理人员的监管，使用应在办公室内，不得携带外出使用。特殊情况非得外出用印时应由部门经理注明原因，履行借用手续后方可携印外出。 （4）、原则上不得在空白凭证、介绍信、证明信、协议或合同等上盖公司印章，特殊情况需经总经理批准； （5）、协议或合同用印后应留一份原件存档（原件份数少时也应留复印件存档）； （6）、印章管理人员在用印时应认真检查登记表上的各项内容及审批结果，确认无误方可盖印。 第五条 印章管理 1、 专人负责：公司印章及领导私印由办公室专人管理；公司各类业务专用印章由指定专人管理； 2、 保管： 1）印章管理人员应安全保管各类印章，确保万无一失；存放印章的地方应固定并加锁，用印完后应及时放回原位； 2）印章换人保管交接时，应在印章保管登记册上详细记录，并由办公室主任监交； 3)印章保管人员对印章的安全及有效使用应负责任，对印章被盗用或滥用造成的后果应当负责； 4)印章保管人员应按期保养印章，用印后及时清洁，保证盖印时完整清晰。 3、印章使用责任 1）印章管理人员对未经签发的文件，不得擅自用印；对不符合用印规定程序的，不得擅自用印； 2）印章如有遗失，除立即向办公室报告外，并应依法公告作废。 第六条 印章的停用 1、因遗失而依法公告作废的印章于公告日起立即停用； 2、公司因名称变更、部门撤销、印章式样改变等情况需启用新印章时，旧印章停止使用。 3、停用程序 ： 1）办公室下发关于停止印章使用的通知，说明停用原因标明停用的印模、停止使用时间并盖作废章和启用章的印模（关于停止××印章使用暨启用××印章的通知见附件四）。 2）办公室将停用的作废印章收回，经办公室主任批准，应封存的予以切边或存入档案封存，无须封存的则销毁。 第七条 介绍信、证明信的管理 1、介绍信、证明信是公司向有关部门或单位出具的联系事务或某种事实的证明，开具时应严肃、认真； 2、填写时应问清介绍信或证明信的作用，确认被介绍人或被证明人的姓名、身份、人数及所去的单位或部门，简明扼要地说明内容，办理的事情应具体、清楚地写明，必要时应注明有效天数； 3、填写完介绍信、证明信后，必须经过总经理签字同意方可盖印，则为有效； 4、介绍信的存根与正件填写应完全一致，骑缝编号日期应用汉字大写，因填写错误而作废的应保留，盖“作废”章； 5、使用人员因情况变化而未使用时应退回，退回的介绍信应贴在原存根处并盖“作废”章； 6、介绍信存根保存期为五年。 附件一： 印 鉴 备 案 表 启用日 责任人 领用日期 数量 名称 印模 ×/ ×/× ×× ×/ ×/× ×× × ×× 盖印模 附件二： 关于启用××印章的通知 各部门： 经公司××××字（××××）第×××号文件批准成立×××部，××印章从即日起启用。 （或）因×××原因现决定启用××章。 印模：