办公自动化综合论述.pptVIP

办公室业务是多种多样的，而各种不同的办公室又按其不同的性质各有其不同的处理内容，或其处理内容的着重点不同。 例如：公司总经理办公室与各职能部门办公室处理的内容是完全不同的。企业中厂级办公室主要处理决策和总体方面的工作，而供应科的办公业务目标主要是满足企业中生产原料和各种材料的需求。 按实际处理内容来划分，办公室通常可分为三类： 确定型事务处理办公室 非确定型决策处理办公室 混合型处理办公室 ● 办公室分类 这类办公室主要从事决策性工作，以及决策后的贯彻、推广等。在事务处理过程中有较多过程不确定，或某些活动需要人们做较多干预才能做出决策。在决策之后，通过各种文件、命令、通知等形式向下级机构传递，并通过各种手段保证这些计划的贯彻落实。 再根据执行情况，随时修改计划，以适应由此产生的各种不同情况。 这类办公室包括行政决策机关、经济管理部门、军事首脑机构等，它们的办公事务是控制管理、战略决策及应变性处理。 ● 确定型事务处理办公室 这类办公室的工作性质是确定的，办公人员所从事的办公业务是有规则的、重复性的，如商店的仓库、公司企业的收发室等。 这类办公室主要从事信息的收集、传递和保存，其办公事务的处理过程是确定的。确定型办公室的业务处理容易实现OA。 ● 非确定型事务处理办公室 ● 混合型处理办公室 这类办公室不但要处理有规则的事务型工作，而且要进行富有创造性的决策工作，它们既担负着确定型事务处理任务，又有非确定型决策处理任务。目前，此类办公室较为多见，如一些基层领导部门，既有大量事务型工作，又有一部分决策性工作。 办公活动分为六个组成要素： 办公人员 办公机构 办公制度 技术工具 办公信息 办公环境 ● 5. 办公活动的组成要素 办公人员是办公的第一要素，可分为四种类型： 经理 指各级领导，公司企业的厂长、经理等。他们需要掌握准确信息和情报，对重大事件做出判断和决策并要使决策付诸实施。他们主要从事决策及应变性工作,也从事部分事务型工作和信息传递工作。 专家 起领导的咨询、顾问等作用。他们协助经理收集资料，提出各种决策方案供经理选用。他们要协助领导工作，对本部门问题做出决策和判断 ，要比经理做更多的事务性处理以及信息处理和传递工作。 办事员 指各级业务人员。他们除了从事大量日常事务性工作、信息和文件处理外，还要管理大量业务工作，为上级提供决策支持材料。 秘书 不同单位的秘书工作是不同的，但主要是从事文件形成、会务安排、往来信函处理、为领导安排议事日程等工作。 ● 办公活动的组成要素——办公人员 根据不同的任务和职能，可把办公部门划分为厅、处、科、股等不同级别的办公机构，它们着不同的办公模型和办公事务。 ● 办公活动的组成要素——办公机构 支持各类办公人员进行各种办公活动的工具和手段。它包括各种办公硬件设备和办公软件设备。 ● 办公活动的组成要素——技术工具 办公制度决定了办公业务，协调各办公机构的职能，从而明确各办公人员的工作责任和各自分工，使办公活动规范化。 ● 办公活动的组成要素——办公制度 办公室是交流信息的场所，办公活动是以信息处理为主要业务特征的。办公活动的过程就是信息的变换、传递和利用的过程。 ● 办公活动的组成要素——办公信息 办公环境包括办公室在内的内外环境，它受到办公机构等诸多因素的制约。 ● 办公活动的组成要素——办公环境 不同类型的办公室和办公机构决定了OA系统的层次模型。OA系统可分为三个层次： 事务性 又可分为两种；支持办公室业务处理的单机系统和支持一个办公机构内部各科室的办公业务处理和机关行政事物处理。 管理型 除担负事务型办公系统的事务外，主要任务是完成本部门的信息管理，支持各办公事务处理活动的办公系统与支持管理控制活动的管理信息系统相结合的办公系统。 决策型 以事务处理和信息管理为基础，主要担负辅助决策的任务。 上述三种办公系统是嵌套关系。 事务型办公系统 管理型办公系统 决策型办公系统 ● OA系统的层次模型 事务型OA系统包括： 基本办公事务处理系统 机关行政事务处理系统 ● 事务型OA系统 ● 基本办公事务处理系统的功能 文字处理 各种文件、报告、通知等的制作、编辑、打印等 个人日程安排 为领导安排活动日程和活动计划等 个人文件库管理 可方便地查询、检索、浏览文件（主题词查询） 行文办公 对文件收发、登录、处理领导批示、签阅登记等 邮件处理 用现代邮件处理设备完成邮件、信函等装、封等 文档资料管理 用缩微存档及大容量磁盘等设备，对文档进行管理 快速印刷 实现文档快速翻印、制版、印刷（制版、胶印、图版等） 编辑排版 用激光照排等设备对文档进行版面排版等编辑操作 电子报表 能对数据进行报表格式处理 其它数据处理 对上述任务以外的其它数据进行加工和处理，如数据采集