公司商务接待手册.doc

商务接待流程及标准手册 PAGE 4 广州穗通金融服务有限公司 商务接待流程及标准 手册 总经办 二0一五年四月 一、目的 为适应公司快速发展，树立公司良好形象，增强对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。 二、范围 本手册适用于公司各种接待工作。 三、接待职责分工 1、总经办：为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障； 2、营销部：为公司重要业务产品推广、流程讲解部门； 3、企管部：为公司接待宣传部门，负责拍照、录像、事后宣传； 4、各部门：为商务接口部门，负责接待洽谈并陪同始终；事先各部门在接到重要来访预约后，可报总经办，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、总经办协调的重要接待，应提前2天告知总经办。 5、广电集团、广电运通及各子公司客户对口部门为穗通总经办。 四、接待信息接收、计划与准备 1、总经办在接到集团、运通、兄弟单位、公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。 2、总经办根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3、根据审批确认的《来访参观申请表》拟定来访日程安排计划，进行邮件发布，根据邮件计划内容，通知做好各方面准备； 4、总经办根据来宾情况或领导指示提前按接待标准预定好宴请来宾用餐，酌情安排酒水、用餐标准； 5、总经办根据情况求计划安排参观路线； 6、因特殊性会议需要总经办须准备安排会场花卉、水果、茶水、音响设备、投影设备、领导座牌、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪及摄影、摄像人员等。 7、总经办根据客户情况或领导指示安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从总经办和主接待人员协调安排，统一调度。 五、接待标准 公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为三个级别：一级接待、二级接待、三级接待。 一级接待标准： 项目名称 标准或要求 备注 接待对象 主要行业主管领导、市级以上政府主管领导、公司特邀领导、其他特殊人员等； 陪同人员 总经理、副总经理、各部门负责人 迎接 总经理、副总经理、接待部门负责人在科技大厦办公楼大厅门口迎接，如果由集团引导，在10楼前台区迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序（遵守介绍时的先后次序。参考正规的做法，是要先介绍身份较低的一方，然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，后介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。） 参观 总经理、副总经理、接待部门负责人陪同，由总经理或副总经理沿途介绍公司基本情况以及到达参观项目地后详细介绍相关信息。 座谈 总经办确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于会议室内。根据需要制作领导座牌、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。 用餐标准 不设定具体标准 入住酒店标准 不设定具体标准 其他情况 总经办根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线 总经办根据情况是否购买礼节性礼品。 二级接待标准： 项目名称 标准及要求 备注 接待对象 业务合作单位领导、行业相关部门领导、政府有关领导、公司特邀人员等； 陪同人员 副总经理、相关部门负责人 迎接 接待对口部门到公司大厅门口迎接，引导来宾。 参观 副总经理、相关部门经理陪同，由副总经理或接待对口部门经理沿途介绍公司基本情况以及到达参观项目地后详细介绍相关信息。 座谈 总经办确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果等摆放于会议室。 用餐标准 宴请消费控制在 元/人； 入住酒店标准 住宿标准三星级以上酒店 其他情况 总经办根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线 总经办根据情况是否购买礼节性礼品。 三级接待标准： 项目名称 标准及要求 备