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生产制造部资料室管理 职责及文件发放管理办法 文 号: 02(P)-016 修改号: 0 第 PAGE 6 页 共 NUMPAGES 6 页 第 PAGE 6 页 共 NUMPAGES 6 页 文 号： 02(P) -016 修改号：0 开始实施日期：2010- 生产制造部资料室管理职责及 文件发放管理办法 编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期：  演化页 02(P)-016 修改号：0 第一次发布 1 主题内容和适用范围 本办法规定了生产制造部资料室的管理职责以及对文件资料的收发、保存和管理等。 本办法适用于生产制造部各处、工段及班组在生产制造过程中对文件的管理。 2 目的 为生产现场提供及时、有效、适用的文件，做好文件的收发、整理、归档，确保生产一线的需求，同时保证部门资料的完整性，使文件资料管理规范化。 3 职责 生产制造部资料室负责生产制造部职责范围内的技术文件的收发、保存和管理，规范文件收发流程，保证文件的及时性和完整性。 生产制造部各处、工段或班组负责资料室下发文件的签收以及在整个生产过程中文件的流转、使用和保管，并同时配合资料室做好文件的升版回收工作。 4 引用文件 《产品图样、技术文件管理细则格式》 [04（AD）004] 《文件管理程序》 （QG/NPEC 16.1005） 《文件控制程序》 （QG/NPEC 16.1025） 5 技术文件收发、保存与使用管理 5.1 文件接受 5.1.1 收取文件时要依据签收单逐项核对，包括文件令号、编号、份数、页数、日期章等，严格履行签字手续。如有差异，应及时与行政管理部 5.1.2 不提倡由生产制造部调度员或技术员至行政管理部档案室接受文件，如遇特急文件，收 5.2 文件分发 为了规范此项工作，做到文件的可追溯性。资料管理员在做好文件的接收工作的同时，应及时将文件分发至生产处，现场技术处，设备处，各工段，或者由各处室与工段指定接收人进行签收，并逐件核对，各负责人应签字于生产制造部《技术文件发文签收记录》表中，签收人应对其签收文件资料负责；如遇急件，需在第一时间发至相关负责人并签字确认。 5.3 文件回收 5.3.1 为对技术文件实行有效控制，资料管理员应严格按照永久修改单内容，在规定时间内（三个工作日）对文件进行及时升版回收，并做好相关记录。严禁擅自修改， 5.3.2 作废文件应及时做好“作废”处理，并与技术文件隔离，避免文件误用。同时应 5.4 各处室、工段文件的保管与使用 5.4.1 各工段使用的技术文件应由工段经理或有固定办公地点的班组长负责保管，其他需要使用人员可以在办公室查阅。但不得擅自外借，如遇特殊情况，需办理借用手续，在指定文件借阅登记本上进行登记，用完及时归还， 5.4.2 发放至各处室，工段保存的文件，应妥善保管，不得损坏或丢失。因图样、技术文件破损需调换时，可缴旧换新，同时填写旧图换新申请单，随同破损的旧文件至资料室调换。凡新申请的图样、技术文件，在收到新文件后，必须核对相关编号（如：图号、文件号、版本号等）无误后方可使用 5.5 资料室文件的保管与使用 5.5.1 凡生产制造部员工因工作需要借阅部门技术文件（图纸、清单等），可至资料室办理借阅手续，外借期限不超过3 5.5.2 借阅文件人员必须做好以下工作 5.5.2.1 爱护借阅文件，确保文件的完整性 5.5.2.2 5.5.2.3 严禁转借、丢失或擅自将 5.5.2.4 借阅文件后，如遇因公出差、学习、请病事假超出外借期限时应 5.5.2.5 因工作调动、离职时，必须将所借文件及时归还。 5.6 生产制造部受控章使用 技术文件为公司行政管理部档案室已下发文件，有“使用部门”、“分发日期”印章方可至资料室申请加盖受控印章，文件用毕，立即归还作废。资料管理员做《受控文件发放及回收记录》，使受控文件得到及时有效的控制。 5.7 私自打印与复印文件的为非受控文件，不能以此文件（无生产制造部受控章）作为生产依据。 58 文件记录 对部门已下发的各类文件应及时进行准确分类管理，以便查询，同时按期提交统计报表。 6 公文资料归档的管理 6.1 资料管理员应认真做好一年一次文件整理工作，对本部门各处室承办的文件资料及时进行收集立卷归卷，移交档案室。 6.2 公文承办人员应及时将办理完毕或经领