如何开展监理工作培训.ppt

7、信息管理 （1）监理文件档案资料管理： 监理文件档案资料管理主要内容是：监理文件档案资料收、发文与登记；监理文件档案资料传阅；监理文件档案资料分类存放；监理文件档案资料归档、借阅、更改与作废。 1）监理文件和档案收文与登记 ①所有收文在收文登记表上进行登记（按监理信息分类别进行登记）。要记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位（部门）、文件编号以及收文日期，必要时要注明接收文件的具体时间，最后由项目监理部负责收文人员签字。 ②监理信息在有追溯性要求的情况下，注意核查所填部分内容是否可追溯。如材料报审表中是否明确注明该材料所使用的具体部位，以及该材料质保证明的原件保存处理。 ③如不同类型的监理信息之间存在相互对照或追溯关系时（如：监理工程师通知单和监理工程师通知回复单），在分类存放的情况下，在文件和记录上注明相关信息的编号和存放处。 ④资料管理人员应检查文件档案资料的各项内容填写和记录真实完整，签字认可人员应为符合相关规定的责任人员，并且不得以盖章和打印代替手写签认。文件档案资料以及存储应符合要求，所有文件档案必须使用符合档案归档要求的碳素墨水填写或打印生成，以适应长时间保存的要求。 ⑤有关工程建设照片及声像资料等要注明拍摄日期及所反映工程建设部位等摘要信息。收文登记后交给项目总监或由其授权的监理工程师进行处理，重要文件内容应在监理日记中记录。 ⑥部分收文如涉及到建设单位的工程建设指令或设计单位的技术核定单以及其他重要文件，应将复印件在项目监理部专栏内予以公布。 2）监理文件档案资料传阅与登记 ①由总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否需传阅，如需传阅应确定传阅人员名单和范围，并注明在文件传阅纸上，随同文件和记录进行传阅。每位传阅人员阅后在文件传阅纸上签名，并注明日期。文件和记录传阅期限不超过该文件的处理期限。传阅完毕后，文件原件交还信息管理人员归档。 3）监理文件资料发文与登记 ①发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理部图章，对盖章工作应进行专项登记。如为紧急处理的文件，在文件首页标注“急件”字样。 ②所有发文按监理信息资料分类和编码要求进行分类编码，并在发文登记表上登记。登记内容包括：文件资料的分类编码、发文文件名称、摘要信息、接收文件的单位（部门）名称、发文日期（强调时效性的文件应注明发文的具体时间）。收件人收到文件后应签名。 ③发文应留有底稿，并附一份文件传阅纸，信息管理人员根据文件签发人指示确定文件责任人和相关传阅人员。文件传阅过程中，每位传阅人员阅后应签名并注明日期。发文的传阅期限不应超过其处理期限。重要文件的发文内容应在监理日记中予以记录。 ④项目监理部的信息管理人员要及时将发文原件归入相应的资料柜（夹）中，并在目录清单中予以记录。 4）监理文件档案资料分类存放 ①监理文件档案经收/发文、登记和传阅工作程序后，使用科学的分类方法进行存放，这样既可满足项目实施过程查阅、求证的需要，又方便项目竣工后文件和档案的归档和移交。项目监理部应备有存放监理信息的专用资料柜和用于监理信息分类归档存放的专用资料夹。 ②信息管理人员根据项目规模规划各资料柜和资料夹内容。如某些文件内容比较多（如监理规模、施工组织设计）不宜存放在文件夹中，可在文件夹内附目录上说明文件编号和存放地点，然后将有关文件保存在指定位置。 ③文件和档案资料要保持清晰，不得随意涂改记录，保存过程中要保持记录的清洁和不破损。 ④项目建设过程中文件和档案的具体分类原则根据工程特点制定，按本单位的技术管理部门文件档案资料管理的框架性原则，以便统一管理并体现出企业的特色。 ⑤监理信息的分类考虑所监理工程项目的施工顺序、施工承包体系、单位工程的划分以及质量验收工作程序并结合自身监理业务工作的开展情况进行分类的编排，原则上考虑按承包单位、按专业施工部位、按单位工程等进行划分，以保证监理信息检索和归档工作的顺利进行。 ⑥资料夹装满或工程项目某一分部或单位工程结束时，资料应转存至档案盒，盒面要编号标识。 ⑦如资料缺项时，类号、分类号不变，资料可空缺。 5）监理文件档案资料归档 ①监理文件档案资料归档内容、组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作，根据现行《建设工程监理规范》及《建设工程文件归档整理规范》并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理行业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行。 ②对一些需连续产生的监理信息，如对其有统计要求，在归档过程中对该类信息建立相关的内业台帐表格以便进行核果和统计，并及时发现错漏之处，从而保证该类监理信息的完整性。 ③监理文件档案资料的归档保存中严格按照保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序归档的原则。如在监理实践中出现作废和遗失等情况，应明确地记录作废和遗失原因、处理的过程。 （