市场部纸质文档管理办法.docVIP

关于市场部纸质文档管理规定 为规范市场部档案管理工作，使档案管理工作规范化、标准化、系统化、特制定以下管理办法： 纸质档案管理基本流程 文件接收（需检查份数，有无错漏信息）———文件扫描（注意检查是否漏页）———文件归档（扫描件归档到相应电子文档，纸质文件编号归档保存）———文档借阅（需登记好借阅的项目资料信息以及借阅人，并督促归还归档） 二、纸质文件归档具体要求 1档案归案范围 1.1合同 以公司资质（其他司法鉴定所）签订的合同原件； 代理商协议； （3）其他合同。 1.2客户资料档案 （1）客户包括代理商、合作伙伴、被鉴定对象等 （2）客户名录：包括客户姓名、联系方式、职位等，了解到的客户的喜好等其他情况，尽可能详细登记。除在项目工作需要登记外，最好另外建立客户资料档案 （3）客户发送过来的关于项目的文件以及相关的往来函件资料也需要归档，以待查阅 1.3内部管理档案 （1）市场部内部管理档案：各项管理制度、成交发放的管理文件、通知； （2）各日、周、月统计表及报表； （3）会议记录。 1.4内部往来文件 （1）发往各部门间的日常文件； （2）收到公司各部门的往来文件。 1.5 公司对外宣传资料 （1）本部门制作的宣传册等； （2）宣传资料：各种宣传资料等； （3）各类项目的录像及照片； （4）全国各标准、图集、规范； （5）各渠道申请表等。 2 归档及保管要求 2.1严格按归档范围对档案进行归档整理； 2.2档案资料分类应清晰、全面； 2.3档案接收时要认真清点、验收，并办理交接手续后入档； 2.4档案必须使用专用资料柜、资料盒； 2.5应建立清晰、明了的检索工具，编制合理的合同或者文件号，便于检索。 2.6合同管理 （1）各类合同评审完毕后，原件、复印件交市场部存档； （2）各协议评审完毕后，原件财务、市场部各保存1份，另外，合同评审原件以及代理商资料由市场部存档管理； （3）以上文件存档应建立台帐一览表。 2.7客户资料档案 客户档案资料必须做到每周整理，及时更新。 3 档案的借阅 档案的借阅应有严格的借阅制度，必须填写借阅登记表方能借阅。档案借阅办法按以下制度执行： （1）本部门档案仅限本部门员工借阅；外部门借阅需出示登记借阅 （2）本部门员工借阅，借期不超过两天，如需延期，需告知保管人 （3）借阅档案都必须在管理员处办理登记手续方能借阅和离开； （4）按期归还，登记归还时间，爱护所借档案资料，逾期不还或有损坏、遗失，按有关规定进行处理，造成重大损失者应当追究责任。 5 档案的保管 （1）档案接收时要认真清点、验收份数、张数、规格验收必须符合要求的，办理交接手续后方可入档； （2）各类档案材料，应按管理规范要求分类，放入档案盒或档案夹内上柜保管； （3）档案存放必须使用专用资料柜，排柜方式要省时、醒目、便于查找； （4）每年年底要对档案库存保管情况进行一次清理，核对以保管单位为基础，做到账物相符，对破损或载体变质情况要及时采取有效措施补救。 6 档案的剔除和销毁 在整理档案的过程中，对档案材料要仔细甄别，对无保存价值的资料及时剔除，必要时列出剔除资料目录提交部门经理批示； 每年年底对保管期满的档案列出目录写出专题报告提交领导，经部门批示后销毁。