电子文件归档与管理应用.pptVIP

第六章 电子文件的保护 一、电子文件载体的保护 (一)控制适宜的温湿度（库房温度应控制在17℃－20℃，相对湿度应控制在35％－45％之间） (二)防止灰尘 (三)防止外来磁场 (四)防止机械震动 (五)防止光线和有害气体的影响 在日常管理维护工作中还要注意以下问题： 存放：无论是软磁盘、磁带还是光盘都应该垂直放置，以防变形和重物来回挤压。不能用手直接触摸光、磁介质，应戴非棉制手套；严禁用橡皮筋、绳子、曲别针来固定磁性载体和光盘，以免造成介质损坏和变形。 整理：软磁盘的标签应写好后贴上，如果软磁盘上已有标签，不能用圆珠笔等硬笔书写或修改，防止划伤。要定期对磁带进行倒带。缓解磁带的卷绕张力，也能避免磁带发霉。 清洁：不得随意擦拭或清洗盘片，如果盘片放置时间过长，出现发霉现象，要用干净的药棉蘸高纯度酒精擦洗盘片裸露部分，边擦拭边翻转，然后放置于清洁的环境中让酒精挥发干燥后再使用。 二、电子档案载体的检测与维护 1、电子档案载体的检测应以一个逻辑卷为一个单位。 2、对存储在磁性载体上的电子档案，应每隔4年转存 一次。 入库时的形体和病毒检查； 对驱动设备进行测试，确保硬件运行正常； 病毒清毒处理，避免二次“感染”； 两份拷贝，异地保存； 人员培训与建立责任制。 3、电子档案载体保存、检测、维护和拷贝时，应注意的问题 三、电子文件信息保护 (一)信息安全规范 (二)信息加密技术 (三)信息认证技术 1、数字签名技术 2、身份识别技术 3、消息认证 第三章 电子文件的归档 电子文件归档是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性存储载体或光盘上保存。 一、电子文件的归档的概念 二、电子文件的整理 是指按照一定原则和方法，将电子文件分门别类组成电子档案的一项工作。 （二）、建立数据库 对电子文件进行编号 对电子文件的登记 （一）、分类、排序 分类、排序是将存储载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件存储格式处于一致有序状态。 三、电子文件的归档范围 电子文件的归档范围应参照2002-12-04发布2003-05-01实施的 GB／T18894—2002的国家标准《电子文件归档与管理规范》中的电子文件归档范围，以及国家档案局关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，并结合电子文件的特点，将反映机构主要活动、具有查考利用价值的电子文件，纳入归档范围。 归档前经鉴定为具有保存价值的电子文件是归档范围的主体，此外，还应从以下几个方面考虑收集相关材料： 1、电子文件具有软硬件依赖性，因而归档文件的支持软件及软件的文档、表达电子文件内容的基本格式及有关元数据都应属于归档范围。 2、确保同一活动中形成的电子文件、纸质文件、缩微胶片等一同归档，即“多维归档”。 3、电子文件归档时著录信息、鉴定记录等应与文件信息一起向档案部门移交。 四、电子文件的归档方式 1、逻辑归档 是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置 而实现的电子文件向档案部门移交的过程。 是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 2、物理归档 ⑴ 网络传输方式归档 是指将归档电子文件通过网络直接传输到档案部门，或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案部门本地载体的过程，也称在线式归档(On-line Filing)。 ⑵ 介质传递方式归档 是指将电子文件存储在一定的介质上移交给档案部门，也称卸载式归档(Off-line Filing)。 五、电子文件的归档时间 (一)实时归档 指电子文件形成后即刻归档。 (二)定期归档 是指按照机构有关规定，在电子文件形成一段时间之后再向档案部门移交。 六、电子文件归档的质量要求 (一)齐全完整 具体要求如下： l、用文字处理技术形成的电子文件，同时收集文件存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。 2、用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，收集时应转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。 3、用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，同时收集软硬件环境和相关数据。 4、用视频设备获得的动态图像文件，同时收集非通用格式的压缩算法和相关软件。 5、用音频设备获得的文件，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。 6、由计算机多