档案法规宣导及公文归档流程.pptVIP

公文歸檔作業流程 主講人:文書組 許羽繢 簡報大綱 檔案法規宣導 什麼是檔案？ 各機關依管理程序而歸檔之文字或非文字資料及其附件(檔案法第2條) 檔案的範圍 各機關處理公務或因公務而產生的各類記錄資料及其附件，包括各機關所持有或保管的文書、圖片、紀錄片、照片、錄影（音）、微縮片、電腦處理資料等 什麼是辦畢案件？ 完成發文、存查或其他辦結程序的案件 (依文書處理手冊或業務相關規定) 檔案法規宣導(續) 檔案法規宣導(續) 機關檔案點收作業要點共12點如下 歸檔案件應以原件為原則 未以原件歸檔者,應敘明具體事由,簽陳機關權責長官核准後辦理歸檔 歸檔案件有附件者,每一種以1份為限 檔案法規宣導(續) 附件抽存續辦時 附件需抽存續辦時,應於本文說明,並於附件註記文號,機關長官核准後於本文中註記應辦畢日期 附件辦畢後,承辦人應將附件歸檔 檔案法規宣導(續) 附件可不歸檔之情況 附件有指定保存單位 如保存於圖書館之書籍 附件為公開陳列品 如公開張貼之海報 檔案法規宣導(續) 紙本型式者, 應由承辦人員編寫頁碼 附件非紙本,承辦人應於其外包裝載明名稱、文號 辦畢案件5日內應歸檔 下列物品不得歸檔 現金、有價証劵及其它貴重物品 司法訴訟有關物證 流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品 易變質而不適長期保存之物品