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合同、档案、资料管理 目的 为了规范公司的档案管理，规避因档案不完整或缺失带来的法律风险， 现对公司档案实行分级管理，对于重要档案要求严格控制。 范围 适用于公司各类档案管理。 定义 无 职责 4.1. 法务监察部 4.1.1. 负责公司对合同管理全过程的规范性进行监督监察。 4.1.2. 负责各单位法律诉讼类档案的监管工作。 4.2. 行政人事部 4.2.1. 负责公司档案管理制度的制定工作。 4.2.2. 负责公司重要档案的保存、监管工作。 4.2.3. 负责对各单位档案管理的检查工作。 4.2.4. 负责合同预警的工作。 4.3. 总经办 4.3.1. 负责各层级合同的审批工作。 工作程序 5.1. 档案分级管理 5.1.1. Ⅰ级（公司总部）：分为行政人事类档案、财务类档案、运营管理类 档案、法务监察类档案、 工程类档案，详见《公司类档案目录汇总》 。 5.1.2. Ⅱ级（项目）：项目档案为基层员工劳务派遣合同、返聘合同原件及 员工档案、工程移交资料、质保合同、工程维修、设备采购、工程 质保金、业主入住的有关资料、日常服务记录等，详见《项目档案 目录结构及归档范围》。 5.1.3. 各单位严格按照《档案责任管理人》中的要求保管。 5.2. 重要档案管理 5.2.1. 证照保管 5.2.1.1 公司证照由总部行政人事部保管存档。 5.2.1.2 行政人事部建立更新《证照备案明细表》 , 每年 3 月至 6 月公司证照年审完毕后，须将有效证照扫描保存至文档系统，行政人事部负责 检查备案。 5.2.2. 合同及档案资料管理 合同管理 a.需要签定合同的项目 a ）. 收款合同类：经营收款总金额 1000 元以上必须签订合同。 b). 付款合同类：付款金额 1 万元以上必须签订合同。 合同的草拟 各类合同的草拟，实行归口管理、分级把关的原则，谁负责此项业务，由谁负责草拟合同。 在草拟合同前，应对合同涉及的主要内容有一个全面的了解，包括对方当事人的履约能力、信誉度、设备材料质量性能、市场行情等。 所有合同在草拟时，必须确保符合国家法律规定，有规范文本的， 要参照规范文本。 公司日常行政管理中所涉及的活动需签定的合同，由负责草拟合同人发起《合同（协议）审批表》按流程审批。 合同联办按流程审批完成后方可签订。 C.合同签订 合同签订部门在提出《合同（协议）审批表》后，必须将对方公司的《营业执照》、《税务登记证》、《组织机构代码证》副本复印件；若对方为个人时需要提交身份证复印件至公司行政人事部。 各类合同审批后，由经办人将合同条款与审批意见核对修改后打印四份，由对方公司法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托书）并盖章后，交行政人事部行政内勤处。双方均不得使用财务章或部门印章签订合同； 若对方为个人时需要对方当事人签字按手印，并落款个人身份证号、联系方式。 各类合同审批后，由经办人将合同条款与审批意见核对修改后打印 四份，由对方公司法定代表人签字 （若为代理人需要开具授权委托书）并盖章后，交行政人事部行政内勤处。 e. 合同签订部门负责应将我公司签字盖章完毕的合同，在 2 个工作日内传递给合同签订部门，由合同签订部门负责完成对方的签字盖章手续办理工作。 f. 合同签订部门负责合同的传递。合同双方签字盖章完毕后，合同签订部门必须将合同及时传递至行政人事部、财务管理部、合同内容涉及到的相关部门，并做好合同传递登记。 合同执行 合同执行中的日常管理原则是哪个部门经办，哪个部门管理。合同内容涉及到的各部门是合同执行的第一责任部门，所有经营管理活动必须严格履行合同条款规定，如在执行过程中存在困难，可以要求合同签订部门进行支撑。负责管理合同的部门，要定期了解、检查合同执行情况，协调解决执行中的问题。根据需要，重要的经济、零星施工合同，在执行中须定期将合同执行情况，向总经理汇报。在合同执行过程中，凡涉及到合同条款的补充、修改，都必须按合同草拟签约的程序办理，任何个人都不得私自修改、补充合同条款和增减合同总造价。 各部门提请已签订合同的业务审批事项时，必须将合同作为附件，各级领导审批业务时，必须以合同为依据。 各部门应有专人登记应收款台账并与财务管理部定期核对。 总部综合管理部、品质部负责对合同执行情况的监督指导。 财务管理部负责对经济合同执行情况的监督检查， 所有经济合同收支必须以合同条款为依据，对于不符合合同规定的付款可拒付。 财务管理部应建立收款合同管理台账， 并下发各相关部门执行。 财务管理部负责对台账登记人员进行定期培训， 对台账登记的准确性、 完整性、及时性进行监督检查，对应收未收款项及时预警、及时催收。 台账的主要内容应包括但不限于： 序号、合同号、经办人、对方单位、签约日期、合同标的、标的额、合同收款日期、实际收款金额、实际 收款