第二届属相文化博览会现场管理方案.docVIP

第二届属相文化博览会现场管理方案 目录 前言 现场管理的原则 展会相关信息 展位信息 提供的相关设备及服务 入场管理 博览会现场广告管理 对参展商的行为管理 安全管理 餐饮管理 参展商的观众的投诉管理 现场保洁管理 对观众的服务管理 博览会的开幕式及现场管理 现场管理费用预算 前 言 博览会现场管理对本届属相文化博览会至关重要，现场管理做得不好会影响观众和参展商对博览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。 为了使本次属相文化博览会有组织、有次序的、有计划、有目的进行。尽量减少展会期间带来了不必要的麻烦，促使本次博览会取的圆满的成功。 现场管理的原则： ?找出可能出现的问题并作精密分析。 ?努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。 ?要有预案和预备力量。 1、尽量利用服务链外包服务，进行监控。 2、指定专人在专门时间负责专项工作，明前分工、分清职责、责任到人。 3、对于重点工作，实行双重核查制度。 4、对重要环节，负责人应及早提出注意问题，实时监督。 5、重视对临时人员的短期培训。 展会相关信息： 展会名称：第二届属相文化博览会 展会地点：贵州商业高等专科学校操场 展会时间：2013年5月18日—20日 举办单位：贵州商业高等专科学校 承办单位：贵州商专旅游系会展教研室 协办单位：贵州商专旅游系会展11-1班和12-1班 展位信息： 此次的展会采用的展位是标准展位（3 *3米），128元／个，分4个区域，共32个展位。 提供的相关设备及服务： 两张桌子、两张椅子、两瓶矿泉水、两份午餐配两名服务人员等。 入场管理 为了减少人们对环境不熟悉的麻烦，主办单位应该在入口处设置显示牌或者指示标，以便于人们预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。 二、博览会现场广告管理 在本次博览会活动中，主办单位的广告方式很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。 但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。 三、对参展商的行为管理 主要工作依据是参展合同。在布展（尤其是某参展商需要进行特装时）、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。 安全管理 博览会现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火 灾和卫生。我们将针对这三个问题会在下述中展现。 五、餐饮管理 和学校食堂联系好，采用包餐方式，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。还有就是，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和观众营造一个良好的就餐环境。 六、参展商和观众的投诉处理 博览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位提出投诉，有些则直接到问询处投诉，这时我们有一个由8人组成的专门机构来处理各种投诉，做到有错就改，有好的意见、建议就采纳，努力做到使参展商和观众及服务人员有一个好的交易心情。 七、现场保洁管理 现场保洁分别从会展11-1班和会展12-1班中抽调25名同学其中由3个组长负责、分工。展览场地内公共区域的清洁工作由学校卫生部负责。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。 八、对观众的服务管理 1、现场咨询 2、商业搭对服务 3、餐饮、休息和娱乐服务 九、博览会的开幕式及现场管理 （一）开幕式 时间：2013年5月18日 地点：贵州商业高等专科学校操场 开幕式仪式：9:30a.m——10:00a.m 议程： 1、支持人：介绍各级领导及嘉宾(约5分钟) 2、校领导致欢迎词（约5分钟） 3、系部领导致辞（约5分钟） 4、参观者进入展馆 环境布置：开幕式会场设在贵州商业高等专科学校操场，搭置4M×10M彩色背版，铺设红地毯（8M×12M× （二）现场的管理 为避免因人气空间高涨，造成现场混乱挤压、人员受伤的情况，特别加强控制现场秩序，安排人群有秩序地参观、购买及咨询，进行以下安排： 安保人员的安排：、 在展览会各个入口、出口设置安保人员：2人/组 成立紧急事件小组：15人 工作安排及职责：①巡查8人 ②总台服务3人 ③处理博览会突发性特殊事件并给予调解4人 （三）布展管理 布展工作一般在展览会开幕前2天举行。 从而为展览会正式开幕做好准备的筹备阶段。 布展期间的主要工作内容 工作项目 工作描述 搭 建 展 台 期 间 与指定搭建商协调 共同讨论和预防展台搭