社团传承与档案制作-学生事务处-静宜大学.DOCVIP

社團傳承與檔案製作 靜宜大學課外活動指導組組長 姜雅惠 【社團傳承】 傳承意義：傳接繼承，代表社團精神與中心思想之延續。 傳承目的：以社團成立宗旨為起點，傳接特色活動與經營理念，讓優良的社團中心文化一屆一屆延續下去，成為彌足珍貴之社團精神。 傳承對象：社團全體幹部與社員。 傳承方式 口述傳承：由學長姐帶領學弟妹從做中學，這是最親力親為、印象最深刻之方式，但也恐流於形式，或是學弟妹無心學習，因而斷層。 檔案傳承： 書面資料：詳實呈現各項紀錄，但歷經數年之檔案量大，在儲存方面是一大問題。 數位檔案：未來趨勢，利用電子檔案、光碟、影像紀錄等儲存各項資料，可有效解決空間存放問題。 【檔案製作】 最好的參考資料：全國大專校院績優學生社團評鑑暨觀摩活動評分標準表（附件） 檔案管理的內涵— 真實性：完整的資料、真實的記錄、合法的過程。 可讀性：系統的設計、裝訂的設計、使用的設計。 思考性：思考與學習過程的納入、思考性內容的納入、系統設計的思考過程。 積極性：社團運作的有效利用、個人成長的有效吸收。 組織運作 組織章程：應詳細載明成立宗旨、社員權利與義務、各項會議召開權責與出席人數及表決通過比例、幹部組織架構及分工、社（會）費收取及退費方式、監察制度、選舉罷免、交接等相關規範。並另繪製組織架構樹狀圖。 年度計畫：社團發展之短、中、長程計畫，非單指「活動行事曆」，各項計畫並應擬定主題並具有連結性，計畫內容應包含；目標、策略、具體執行項目、經費需求、資源管道等。 短期計畫：一學期之計畫目標。 中期計畫：一學年之計畫目標。 長期計畫：社團具傳承、願景及延續性之目標。 「活動行事曆」應依「年度計畫」擬定，再依各項計畫目標擬定社團活動（即指具體執行項目），依活動執行狀況檢視是否達成計畫目標。 管理運作： 是否依組織章程各項規定運作？ 彙整指導老師、幹部、社員及畢業社友資料；是否與畢業社友保持聯繫？ 彙整各校同質性社團聯絡方式。 是否辦理幹部訓練？（應規劃企劃書寫作、校內行政事務規範【場地、器材、經費等申請事項】、團隊合作等相關課程） 是否定期召開各項會議（社員大會、監察委員會、幹部會議、小組會議）？ 是否積極參與校內外各項訓練及研習？ 資料保存與資訊管理 資料保存： 單一活動單一檔案。切勿將會議紀錄、企劃書、照片等分項歸類為一檔案，否則要檢視一項活動得翻閱數本檔案，耗時也耗力。 成果報告：應依企劃書（實施計畫）、籌備會議紀錄、工作執行狀況（甘特圖、各項工作聯繫及完成狀況、活動照片）、檢討會議紀錄、學員回饋表（統計表）、工作人員心得及經費預決算表等裝訂成冊，並應將所有檔案燒錄成光碟附於成果報告書存檔。 會議紀錄：格式應依會議名稱、時間、地點、主席、紀錄人、出席人員、列席人員、請假人員、缺席人員、主席報告、討論議題、決議事項、臨時動議、散會（會議結束時間）等詳實記錄，各項人員應詳列姓名，非以人數統計，並應檢附手寫簽到表，所有會議紀錄須經指導老師簽名後公告及存檔。 資訊管理： 各社團應設立專屬網站或網頁，如無資訊專長社員，宜於網路溝通平台如奇摩家族、無名小站等申請社團專版，以達到社團訊息資訊化及即時溝通之效。 所有書面資料應建立電子檔案，以利資料之長久保存。 會議召開時宜使用錄音設備，亦方便紀錄人員撰寫會議紀錄；如設備允許，可全程錄影，以供查證。 財物管理 經費控管： 訂定經費管理辦法（包含權責部門、經費來源、使用原則）及申請、核銷程序。 應有社團專用帳戶（非私人帳戶），每年依幹部輪替更換帳戶代表人印鑑；存摺與印章應分別由專人保管，避免監守自盜。 預算編列及核銷（決算）須經監察委員會審議通過。 應製作各項活動預決算表、帳務月報表或學期報表、年度報表定期公告經費收支狀況。 各項支出單據應為合格憑證（發票或免用統一發票收據），不得以估價單做為核銷證明。（詳細規定請參見「靜宜大學學生社團支出憑證核銷規定事項」） 需提報正本予學校核銷者，請自行影印影本存檔。 單據應依預算科目分類黏貼並編號管理（編號應與帳冊所載支出項目對應），所有支出憑證黏貼單亦應加蓋稽核印章（承辦人、總務、社/會長、指導老師）以昭公信。 產物控管 訂定財務管理辦法，應包含各項財產來源、使用目的、使用對象、借用程序、借用規範、借用對象及損壞賠償方式等。 製作財產登錄卡，詳列財產編號、財產名稱、規格型號、數量、單價、購置日期、保固年限及財產照片，並登錄建檔日期。 製作財產清冊，將所有財產登錄卡資料詳列一覽表。 製作器材設備借用表，詳細登錄借用資料。 製作維修紀錄表，詳細載明財產維修狀況；由學校送修者，請向課外活動指導組影印維修紀錄存檔。 由學校購置之器材設備需報廢時，請向課外活動指導組申請報廢，程序完備後，應影印財產報廢單留存社團存檔，正本由課外活動指導組存查。 活動績效 社團活動 籌備規劃：應依社