电子文件归档与移交培训课件.pptVIP

什么是电子公文？ 国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》里指出：电子公文是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。 例如：现阶段我州启用的电子公文处理系统上处理的具有规定格式的公文。大家要注意，这里讲的可不仅仅是指红头文件，包括其他具有规范格式的公文的电子数据。 电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。 为什么要采用DVD光盘作为存储介质？ 一是存储技术相对较成熟。DVD的全称，在诞生之初是Digital Video Disc（数字视频光盘），目前则称为“Digital Versatile Disc”，即“数字多用途光盘”，是CD/LD/VCD/EVD的后继产品。DVD从1994年下半年提出初步规格到1996年年初样机的出现只用了一年多的时间，可谓发展迅速，是业界公认的新一代标准的存储技术。而且，计算机业对其做出的反应也十分积极。 二是容量大。常用的DVD光盘盘片直径120MM，厚度0.6MM/面，理论容量为4.7GB，实际容量大概为4.37GB左右。 三是安全性。我们要求采用DVD-R的，只能一次刻录成型，即第一次刻完后弹出光盘，如果以后再插入光盘进行再次的追加刻录，那就会发现光盘原先的剩余空间已经不见了，这要求使用这种光盘刻录时，一定要事先准备好所有要刻录的文件，一次性刻录搞定！ 电子公文的归档范围 归档电子文件的分类与保管期限的确定 接下来我还要让大家搞清楚两个问题 电子公文归档范围 简单的讲：即在纸质档案中有，又在现有电子文件中也有的电子公文。 同理：会计档案、科技档案、音像档案、照片档案的归档范围也是一样。 可能会出现一个疑问：如果是中央或省上来的文件，我们就没有这份公文的电子公文，那怎么办？ 针对这一问题，就要理解好这句话：“即在纸质档案中有，又在现有电子文件中也有的电子公文。”也就是说：本身没有电子公文的归档文件就不需制作归档电子公文。 电子文件的归档范围图例 归档电子文件的分类与保管期限的确定 一是电子公文对照纸质档案归档办法确定归档范围和保管期限。 二是按照各单位结合国家档案局8号令编制的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》进行分类和确定保管期限。 档案的分类和保管期限=电子文件的分类和保管期限 电子公文的归档步骤 第一步：了解清楚本单位电子公文的存储位置。 第二步：对照纸质档案的《归档文件目录》查找到电子公文，并将查找到的电子公文按年度、保管期限、机构（问题）分文件夹存储。 第三步：制作《归档电子文件登记表》。 第四步：将分文件夹存储归档电子公文和《归档电子文件登记表》分年度、保管期限共同刻录到DVD光盘中，一式三份。 由于目前我州信息化建设和电子公文管理系统建设现状所限，州直各单位、部门移交电子数据时，统一制成DVD光盘。 刻录用的DVD统一采用DVD-R的单碟单面型的DVD光盘进行刻录。因为这种光盘只能一次刻录成型，保证了存储的数据无法改写，也就保证了存储电子公文的真实性。如果要修改，必须重新复制，重新刻录。 电子公文形成单位必须将具有保存价值的电子公文，制成纸质公文与存储原电子公文的DVD光盘一同归档，并使两者建立互联。DVD光盘中应同时存有相应的规范要求和机读目录。 电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件，其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。 DVD光盘的制作要求 电子文件的归档，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并刻成DVD光盘，一式3套，由本单位保管1套，以便本单位日常利用；移交进馆2套，一套提供利用，一套封存保管。在DVD光盘数据写入时，原则上一张DVD光盘只写入同一年度、同一保管期限的数据，以便日后鉴定销毁。但各单位在实际操作中可结合DVD存储空间实际，将同一保管期限、同一机构（问题）的不同年度数年合并存储在同一DVD光盘上，但必须注意电子公文、图像、音频、视频数据要分开存，不能存在同一光盘上。 所制成的DVD光盘和外包装上标注：单位名称、年度、保管期限、文件格式、密级、公文件数等，标注内容应不易擦掉。外包装统一采用硬塑料盒子。要注意一个问题：在DVD光盘上标注时，应采用记录笔写在印刷层上，不能写在记录层上，不能用标签纸粘贴。（采用标签纸粘贴容易造成光盘变形）。 硬塑料盒子的上的包装标注统一采用白纸打印。 归档电子文件的移交要求 一是州直各单位移交电子文件的范围是具有永久和长期保存价值的电子文件，与纸质档案一并移交进到州档案馆。 二是归档电子公文应存储到符合保管要求的DVD光盘上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。 三是移交与接收部门应对DVD光盘、技术环境和电子公文可理解性进行检验，确保DVD光盘清洁、无划痕、无病毒