信息管理的基本原理-公开课件.pptVIP

第四章 信息管理的基本原理 4.1信息源与信息组织 4.1.1从信息源谈信息组织 （1）信息源的分布及其变化的规律性是信 息源研究的主要内容。 信息源，顾名思义，就是信息的来源。 信息源分布是一种客观存在，是长期信息 运动的结果。 要结合信息的内容和用户的信息需求进行 交叉分析，以期发现对应于特定用户信息需 求的信息源分布格局，这也是信息源分析的 主要目的。 信息源分类 1）以组织边界为界限。内部信息源和外部信息 源。 2）时间标准。一次信息源和二次信息源。一 次信息源是由现场直接采得的信息；二次信息 则是各种文件和数据库中存储的信息。 3）信息的运动形式。静态信息源和动态信息 源。 4）信息数字化。数字化信息源和非数字化信 息源。 （2）信息采集是信息资源能够得以充分开发和有效利 用的基础。 在信息采集时首先要明确收集什么信息，也就是 要对各种信息加以选择。 选择是信息采集的核心。信息选择的目的就是从 采集到的信息中甄别出有用的信息，剔除无用的信 息。 选择什么信息并不取决于采集人员的主观意志， 而是取决于用户信息需求的分析结果和实际能够提 供什么信息。 由于信息的来源不同，信息获取的方法和手段 也会存在差异。 比如，积累各类信息就是获取信息的重要方式 之一。任何一个组织在正常运转过程中，都将产生 大量的工作信息，这就要求各部门管理人员要注意 收集和保管好这些信息。同时，某些外部动态信 息，也应注意日积月累。 又比如通过联网，组织不仅可以方便、及时地 获取所需的各类内、外信息，同时，还能通过发布 自身相关信息，为更多的公众所了解。随着 Internet的深入发展，Internet蕴藏着丰富的信息 资源，通过网络来获取所需的信息已日益成为信息 收集的一个重要手段。 （3）对于所采集的信息，一般还要做序化处理，这 也就是信息组织。 信息组织的目的是将无序信息变为有序信息。 整序的主要方法是分类。 信息分类的任务就是通过分类把各种能够信息 归入适当的位置，把性质相同的聚在一个类里，性 质相近的聚在相近的类里，性质不同的聚在不同的 类里。这样，便于合理地存储和组织信息。 信息组织从内容来看，主要包括信息 描述、信息揭示、信息分析三个方面。其 中信息描述是对信息的初级组织，信息揭 示是对信息的中级组织，信息分析是对信 息的高级组织。信息描述、揭示和分析的 主要作用是向用户提供并帮助用户选择他 们所需要的一次信息、二次信息和三次信 息。 总而言之，信息组织是信息资源可 资利用的重要条件，是信息资源不断增殖 的内在依据。进行信息源研究、做好信息 采集工作及初步的序化处理工作，是整个 信息管理工作的基础性工作。 4.1.2 信息组织的基本要求  信息贯穿于整个管理决策过程的始终，是科学管理 决策的基础和前提。从管理决策的角度谈，它对信 息组织的要求有以下四个方面： 1）及时性。及时有两层含义：一是时过境迁的信息 要及时记录；二是有用信息要迅速采集。 2）准确性。信息不仅要及时，而且要求准确无误地 反映实际情况。 3）适用性。信息不在于多，而贵在于适用。要“急 决策之所急，供决策之所需”。 4）经济性。取得信息是要付出代价的。信息的及时 性，准确性和适用性必须建立在经济性的基础上。 4.1信息流与信息管理 4.2.1从信息流谈信息管理 信息从产生到利用是一个过程，在这个过程 中自始至终有信息流在运动。 从某种意义上说，信息工作就是有效管理信 息流的活动。 信息管理的任务，就是采用各种方法与手 段，组织合理、流畅的信息流，使信息的效用得 到更好地发挥。 （1）信息流 我们通常把人类管理和控制之下的信息的有序 流动称为信息交流活动。 信息交流根据不同的标准划分为不同的类 型。一般地说，组织信息交流分为组织内部的信 息交流与组织外部的信息交流两种形式。组织内部 的信息交流是指组织内部各子系统间的信息交流，如成 员、部门之间相互进行信息联系；组织外部的信息交流可 以分为从组织外界输入信息或向外界输出信息两个方面。