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浅谈电子档案的安全问题及解决方案 摘要：在这个信息化时代中，电子档案己经给我们的工作生活带来 了诸多的便利，于此同时，我们也注意到网络安全问题事实发生，电子档 案的安全也是十分令人堪忧。那么电子档案的安全问题包括哪些情况，针 对这些安全问题，作为档案管理人员又该有哪些措施来进行应对，这就是 今天笔者要与各位同仁进行探讨的问题，笔者的观点希望各位能够予以支 持与分享。 关键词：电子档案；安全问题；解决方案 一、电子档案的安全问题 电子档案的安全问题总结起来其实可以分为两个部分。第一是人员问 题，第二是技术问题。下面笔者将从这两个方面详细论述。 电子档案管理员的安全问题 档案管理员一人兼多职，无法及时将文件分类加密。作为档案 管理员来说，其本身具有的一些素质条件是需要细致，而往往有些档案管 理员就没有这项基木素质，这里提到的细致，并非是管理员工作不负责任， 而是往往档案管理员的工作是一人兼多职，有些时候实在是顾及不到那么 细致。像笔者所在的人防部门，电子档案的备份与存放，都是有相关规定 的，而有些涉及到涉密文件的时候，就需耍将文件进行分离出来并且进行 加密保护。然而往往在这样的时候，档案管理员由于工作的繁杂性，对于 文件的涉密部分未能及时的进行分类加密，从而导致整部文件调取后会出 现泄密事件的发生。 档案管理员对密码的管理问题。作为档案管理员来说，对涉密 文件必须及时的进行加密保护，而有些管理员对涉密文件加密保护后，密 码管理出现问题，也会造成电子档案的安全问题。对于电子档案來说，加 密就是对文件的一种保护。而密码就是调取文件的钥匙，如果密码丢失或 者外泄，就很有可能存在文件外泄的情况发生。这样造成的电子档案安全 问题就非常严重。作为人防部门的档案管理来说，人防部门的涉密文件更 多，如果管理员设置密码相同，或简单，那么对于一些不法分子来说，得 到密码就是得到了档案文件，对于人防部门来说，将会造成十分严重的损 失。因此档案的密码是非常重要的管理对象，因此需要对他们进行严格的 管理和保护。 档案分类不明确导致档案的混乱，可能被误删。档案管理员可 能4惯把实质性的档案进行分类管理，但是对于电子档案来说却没有这样 的习惯，因为保存期限久远，整理吋间充裕，因此冇可能管理员对于电子 档案的分类情况，就没有那么明确，一旦有涉密文件需耍进行销毁或文件 统一删除情况，就很有可能会导致误删。从而造成电子档案恢复困难的问 题。 电子档案的技术安全问题 (1)黑客攻击。对于电子档案安全来说，人们首先想到的就是关于 互联网时代的黑客攻击问题，对于像笔者所在的人防部门来说，涉密文件 时时都有，就很有可能会被一些情报买卖的不法人员看中，从而进行黑客 攻击，盗取档案。 (2)网络病毒的入侵。作为电子档案管理员来说，在这个网络互联 的时代不可避免的需要做一些网站浏览，升级系统等操作，而对于互联网 来说，网络病毒无处不在，很有可能在某一网站浏览的过程中就会在不知 不觉中形成系统中毒的情况。这就很有可能被不法分子所利用从而导致电 子档案的安全问题。有些管理员认为网络病毒仅仅可能造成系统运行缓慢 的问题，这样的想法完全是错误的，因为某些网络病毒在侵入系统后，就 有可能会将系统内所有的数据外泄到控制端去，因此网络病毒对于电子档 案来说是一个重要的安全威胁。 二、电子档案的安全保护措施 在这个信息化时代，作为档案管理员，更耍有自己的职业操守和职业 规范。电子档案的安全问题己经随着时代的发展逐步涌现出来，那么做好 安全防护才是保护档案的最佳手段。下面笔者结合所在的人防部门谈谈关 于电子档案安全问题，管理员应该采取的措施： 做好自己的本职工作。在笔者看來，作为档案的管理人员，首先需 耍做好g己的本职工作。包括档案的录入，保存及调取工作都需要准守相 关规定及时进行更新和完善。在档案录入完毕后，需要校对档案录入是否 完整。保存的时候需要注意分类保存管理，在一些机密档案在保存的过程 中一定要在加密系统中进行保存，以免发生管理混乱，导致档案误删或共 同调取等情况的发生。调取档案或情报时，应当严格遵守相关规定，尤其 是机密文件的调取，必须见到审批的调取文件后，才能进行调取相关信息。 即便是档案管理员一人身兼多职，也要首先做好自己的本职工作，然后尽 自己所能身兼多职。 做好密码保护工作。电子档案的管理者都有自己电脑的密码，包括 进入档案系统的密码以及机密文件的加密密码都是需要做好保护工作的。 不可以将密码随意告知他人，也不要让他人随意接近密码本进行査看。机 要室中的档案由专人统一负责管理，他人不得擅自进入。 做好安全维护工作。定期对档案系统进行査询，包括登陆记录，安 全指数以及木马病毒的查询。事实上，当前的电子档案系统被人攻击的情 况并不少见。而在安全维护工作主要是前期的预防与查询。当管