秘书细则.docVIP

Page PAGE 4 of NUMPAGES 5 优秀秘书素质培训 秘书是领导人的事务与信息助手。而好的秘书必定是一位得力的助手，能够帮助上司处理琐碎、费时的事务性工作，以让上司集中更多精力去工作。 每家企业经营的性质与产品不同，故其秘书的工作内容也随之不同。共通性内容主要包括：文书处理（上呈下转、速记写作、函件收发）、日程安排、会议组织、指令下达、信息上报、档案管理、临时交办等工作。 以下主要从仪容仪表，待人接物，技能提高等工作细节方面进行描述。（文书事务、档案管理、会议组织等共通性内容可参照详细的档案及会议管理程序。） 自身的武装 学习。（多问、多看、多记、多练习） 多请教经验丰富的同事；多阅读与本职工作相关的书籍和文章，关注行业新闻。 电脑是现代白领办公的好帮手，熟练的操作运用，将使你事半功倍，效率更高。 发函、总结、发言稿等公文的快速写作同样是身为合格秘书必备要素。可以为上司节省更多的精力来处理其他事情。 多看，多写，甚至将好的文章多读略记于心，是提高写作能力的有效途径。 将所有问来、看来的知识一遍一遍加以练习。熟能生巧，成为你的知识。 良好的心态 正确的位置。 秘书与公司普通的职员并无区别，只是工作中直属的上司有所不同，或高层领导，或老板董事。从事秘书工作应该具有良好正确的心态，要清楚秘书并非具“特别身分”，并时时提醒自己。 和谐的人际关系。 秘书对于传遁上司的讯息、指示，或普通职员的心声，都应明确传达，以保证指令和信息及时畅通。真诚去表达上司要传达的意图、指令，而非强势要求；公私分明，准确去反映员工提出的合理建议。久而久之就能取得公司里外、上下人员的信任。 对内对外两方面的关系处理提醒，分别列举如下： 与上司的人际关系： ──熟悉上司的个性及习惯 ──勿拘泥于前任上司的处事习惯 对同事间的人际关系： ──不该有优越感 ──互相保持融洽的关系 ──在工作上互相帮助 对待客户及业务相关的单位： ──诚实端正 ──受客户邀请时，不论是否接受邀请，都应事前向上司报告，以尊重上司。 对待加班的正确认识。 每一种职业，在工作时间的安排上，都有它的不同和特殊性。好比服务行业，永远没有法定节假日，人们都放假了，他们反而面临更加忙碌。 而秘书，相比其他文职工作不同之处是，可能会经常需要加班。因为老板、领导人并不一定会像职员一样准时下班，或有未完成的事务正在处理、或有接见的客人正在洽谈等等原因。作为一位合格、有责任感的秘书，不应在上司正在工作的时候先行下班（如上司主动告知可以准点下班情况下另外）。个人有紧急事务，可请其他秘书同事，帮忙接应处理。知会上司：需要先行下班，有事务可请XX同事进来处理，她分机00号。得到允许后再行下班。（下一次，在同事要下班，而她的上司正在工作时，也会需要你的帮助；准备一些干粮，以便加班时食用，照顾好自己的胃。） 主动意识，提前意识。 大部分领导每天需要处理的事情都很多。所以，身为秘书，拥有主动和提前意识变得尤为重要。如若所有事情都等领导想到后再吩咐秘书去办理，不但容易遗漏、也增大他们的负担、而事情也没有更充足的时间去商讨和准备。 得体的衣妆、礼仪 1、衣着、妆容。 以端庄大方的职业装为主，款式不宜花俏夸张，颜色不宜过份浓烈鲜艳。忌穿着暴露类型的衣服（如透视装，吊带，低胸，超短裤裙），选择简洁、高度合适的中跟鞋搭配。 发型大方、高雅、得体，干练，浏海不要遮眼遮脸为好。短发打理整齐，长发盘起为宜。 应略化淡妆，精神面貌更佳。 可佩戴精致的小饰品，如点状耳环、细项链等，不可戴夸张、突出的饰品。 指甲定期进行修理，形状不可太怪太长，造成工作中的不便，指甲油尽量用淡色。 2、礼仪 A、接待客户 注意仪容，手和头发要清洁，衣服应无污点，丝袜无破损。 给人第一印象应亲切、微笑、有诚意。 接名片时应双手，给递名片时名字朝客人方向递出。 不要让客人等太久（应先倒茶水、报纸杂志）。 引导客人：在客人的二、三步前走，配合客人步调。 在走路时：应让客人走在内侧 走楼梯时：上楼跟在客人后面，下楼走在客人前面 电梯：坐电梯时应遵循先进后出原则，（先进或后出均应按“开”或“ ” 钮等待） 开门：门向外开的情形下，拉开门后自己站在门外，让客人先进；门向内推的情形下，推开门后自己先进去，再请客人进去。 如遇领导不在或对方没有预约，应客气地向来访者询问并解释清楚；特殊紧急事项，当面（或电话）向上司汇报，按上司指示，给予客户回复。 茶水的准备： 平时准备需周全：茶具应洁净无破损。（可定期用牙膏、小软刷清洗） 茶或咖啡不要太满：杯盘分开放，进入室内先敲门。 上茶顺序： 对外（客人优先，公司后上）；对内（领导依次优先） 尽量整个茶盘先放旁边的桌子，再一杯杯的端出。 客人走后应马上收拾干净。 B、电话礼仪与注意事项 1、电话铃响，应