备用金管理制度及流程.docxVIP

WORD格式-专业学习资料-可编辑 -学习资料分享---- 备用金管理制度 一、目的： 为了加强项目部备用金的管理， 提高资金利用效率， 有效控制资金 占用，特制定本制度。 二、备用金定义： 备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差 旅费等以现金方式借用的款项。 三、备用金借款和报销手续 1 工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取 “借款单 ”，（驻外人员发借款审批）财务人员根据实际需要向借款人发放 “借款单 ”，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项， 经部门负责人和总经理签字同意， 方可到财务部处办理借款手续。 财务人员审核签字后的 “借款单 ”各项内容是否正确和完整，经审核无误后办理付款手续。 2 借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取 “报销单 ”（驻外人员发报销审批），填写好 “报销单 ”的各项规定内容，并经部门负责人和经理审批后，再将 “报销单 ”返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。 3 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅 “备用金 ”台账，查明报销人员原借款金额， 对报销的超支款项应及时付现退还本人， 对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。 四、备用金的管理 因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围； 使用部门必须设立专人经管定额备用金， 备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、 发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。 财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时对账清理。 借用备用金的人员应及时冲账， 对无故拖延者， 财务部发出最后一次催办通知后还不办理者， 财务部将从下月起直接从工资中抵扣， 不再另行通知。 跨年度使用备用金时， 年底必须重新办理借款手续， 并冲销上年借款。 备用金申请流程如下 备用金保管人填写备用金申请，写明具体用途 部门经 理审批 总经理审批财务复核、付款 。 1、各部门备用金支出需取得相应发票和单据及时到财务部报销， 如备用金是作一次性支出， 部门备用金保管人需在支出后七天内 报销，如备用金作为经常零星支出， 部门备用金保管人需在每月 月底前到财务部报销。如有需要，可再申请。 2、备用金支出后在报销时，需要在费用明细栏写明具体用途和 支出明细（如用途跟申请时不同，必须详细解释） ，同时必须提 供发票或原始票据。 3、备用金支出报销流程：备用金保管人填写报销凭证经理审核 总经理审批 财务复核记账  部门 1、  其他： 员工出差借款时， 需要根据具体情况申请借款额度， 首先由备用金保管人填写备用金申请， 然后部门经理审批， 再交总经理审批。并在员工出差回公司后七天内报销冲账。 其他因公借款， 首先由备用金保管人填写备用金申请， 然后部门经理审批， 再交由总经理审批， 在费用支出后需七天内到财务报销冲账。 财务部 2018 年 5 月 3 日