第五章 档案数据库建设（教案）.docVIP

《档案信息化概论》第五章 教案 第五章 档案数据库建设 第 PAGE 2页 档案数据库建设 一．教学目的与要求 掌握：档案目录数据库结构设计的方法与要求，档案目录数据库著录、标引和录入的方法及其规范； 熟悉：档案数据库常用的数据库管理系统，主流RDBMS的特点及基于目录数据库的档案管理系统； 理解：档案数据库建设的意义； 了解：档案数据库的涵义、类型。 二．授课主要内容及学时分配 1．档案数据库的设计（1课时） 介绍档案数据库建设的意义、档案数据库的涵义、类型，库结构设计的方法，档案著录项目及其数据格式选定，不同数据库管理系统的特点、档案目录的数据库管理平台的选择，档案目录管理系统开发应遵循的要求等。 2．档案目录数据的著录、标引和录入（1课时） 入库文件范围的确定、前处理与著录标引、目录数据的录入、目录数据库质量的控制、目录数据库建设工作的组织实施、目录著录的注意事项。 3．档案目录数据库规范（1课时） 档案著录标引标准与规范、档案目录数据库结构标准与规范、档案目录数据交换标准与规范、档案目录数据建库的引用标准与规范。 三．教学难点 1．基于档案目录数据库的管理系统。 2．档案目录数据库规范 四．教学内容 档案目录数据库又称为“档案机读目录”或“档案电子目录”，是存储在计算机内，使用某种数据库管理系统（如VFP、ACESS、ORACLA等）组织管理的档案目录数据集合。根据著录对象的不同，档案目录数据库分为文件级目录数据库和案卷级目录数据库两类。 档案数据库建设的意义 建设档案目录数据库是整个档案信息化的起点，我国的档案信息化工作是从上世纪80年代编制档案机读目录开始的。由于计算机具有强大的信息检索能力，引入档案领域后被首先用于辅助档案检索，由此使档案目录数据库成为档案信息化建设的最先成果。 建立档案目录数据库是实现档案信息数字化的先提条件。档案目录数据库建设的实质是将传统的纸质档案检索工具转化为数字化的机读档案目录，是对目录信息的数字化。而一次信息的数字化必须以二次信息的数字化为基础，一个档案目录数据库不全或管理不善的档案馆，很难让档案用户通过现代手段寻找到所需的信息，也不可能将数字档案信息管理得井井有条。没有良好的数字档案目录，数量庞大的数字化档案资源只能成为“数字垃圾”。 建立档案目录数据库是开发利用档案信息资源的关键。随着纸质档案目录的逐步淡出，机读档案目录数据库正成为通向档案馆藏的“必经之路”。“如果数据库的质量不高，那么耗费大量人力、物力、财力建立起来的数据库就发挥不了应有的作用”， 张晓路：《谈如何提高文书档案目录数据库质量》，《文献工作研究》2000年第8期。 而且一旦出现错漏，就可能造成某些库藏档案的永久性“湮灭” 张晓路：《谈如何提高文书档案目录数据库质量》，《文献工作研究》2000年第8期。 档案目录数据库的结构设计 为实现计算机检索，必须将反映档案内容特征和形式特征的各种目录信息作为数据存入计算机，通过专门的数据处理软件对其进行采集、加工、整理和检索。数据库管理系统是存储、管理档案目录信息的最佳工具，它按照一定的数据模型，将相互联系的结构化信息以特定的方式组织存储起来，构成数据集合。为此，档案目录数据库的结构设计包括两项内容：其一，确定档案目录数据库将包括哪些著录项目，这些著录项目的名称标识及其排列顺序（记录字段名、字段顺序）；其二，确定每个著录项目的格式（记录字段的字段类型、字段长度和约束条件）。 选择档案著录项目 《档案著录规则》以行业标准的形式规定了对档案进行著录的项目和形式规范。该标准规定的著录项目共分7项，每项分若干著录单元(小项)。在列举的22个著录小项中，只有正题名、责任者、时间项、分类号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词等8项为必要项目，其余为选择项目，这意味着不同的档案目录数据库在项目选择上可能存在较大差别。 事实上，99年版的《档案著录规则》主要用于规范传统档案目录的著录标引工作，对机读档案目录的检索和网络共享考虑不够充分。因此目前在构建档案目录数据库时常常增加一些新的著录项目。例如，为便于解决数据访问权限的控制问题，增加“主办部门”和“协办部门”项目；为便于调阅数字化的档案全文，增加“全文标识”项目；为解决跨地区、跨层次数据共享，增加“组织机构代码”等。另外，2001年1月新实施的《归档文件整理规则》也对档案目录数据库著录项目的确定带来了较大影响， 中华人民共和国档案行业标准《 中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（国家档案局2000年12月6日发布，自2001年1月1日起施行）改变了以往归档文件需要组成案卷的做法，将归档文件按件进行装订、分类、排列、编目，使立卷工作简单化。 《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》、《辽宁省文书档案目录数据库结构与