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文書處理手冊 國立勤益科技大學公文處理作業要點 國立勤益科技大學分文作業要點 國立勤益科技大學研習證書暨獎狀格式套印規範 國立勤益科技大學應保密（列為「密」等級）業務項目表 以上所有參考資料，均可由總務處文書組網頁「法令規章」項下查閱。 個人常用參考書：公文書寫作要領 鐘昱男編著 臺北市政府人事處編印 總務處文書組 29 文書處理－參考資料 報告完畢 期待日後一起切磋研究 * * * * * * * * * * * * * * * 文書處理與公文寫作 前言 公文，對外代表學校，對内代表單位以及個人；因此，公文品質直接影響學校形象，也直接影響個人工作能力評價。 因此，文書處理過程，應秉持高度責任感，並以最嚴謹的態度，力求合法、合理、合情。 */58 文書處理 依據行政院秘書處「文書處理手冊」 所稱文書，指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。 凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 本校為加強文書管理，有效控制其處理之流程速度，提高行政效率，參照行政院訂頒文書處理，訂有「國立勤益科技大學公文處理作業要點」 .tw/ncut_oga_2013/front/main.php?lnk=front_down.phpUnit=19 * 文書處理 所稱文書處理，係指自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，步驟如下： 1.收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 2.文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 3.文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 4.發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 5.歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。 依據本校「分文作業要點」第六點規定(略以)：「公文分文有誤或有疑問時，四小時內退文通知總收發……若分文至二個單位皆不承辦時，則應填寫退文分辦單，註明退文原因及建議改分意見……陳請主秘核判，經核判確定之承辦單位應即簽收承辦，不得拒絕。」 * 文書之機密性，應參據來文規定、業務性質或依相關法規規定辦理。 1.機密文書分為國家機密文書、一般公務機密文書。 2.一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。 3.處理一般文書，仍應審核鑑定是否具保密價值，如確有保密必要，應即改作機密文書處理。 4.傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收；非由承辦人員親自傳遞時，應密封交遞。(傳遞過程應使用黃色公文夾) 本校應保密（列為「密」等級）業務項目表，請參閱.tw/ncut_oga_2013/front/main.php?lnk=front_down.phpUnit=19 * 文書處理 文書時間性，應參據來文規定或實際需要區分辦理 1.文書處理，應採隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失。 2.除限期公文應依來文規定辦理外，一般公文處理時限基準如下： 最速件：1日（採用紅色公文夾） 速件：3日（採用藍色公文夾） 普通件：6日(採用白色公文夾） 為釐清責任，文書處理過程有關人員，應於文面適當位置蓋職名章，並記明日期及時間。 例如：103年6月30日下午4時30分，縮寫為0630/1630。 * 文書處理 為明確各單位業務劃分及授權範圍，提高行政效率，學校訂有「分層負責明細表實施要領」及「分層負責明細表」(學校網站--人事室—表單下載) 公文處理應依核定之分層負責明細表辦理，依本校現行權責劃分共有--校長(第一層)、單位主管(第二層)、組長(第三層)、承辦人(第四層)。 公文簽辦過程，雖完成送會、陳核、核定等程序，但倘若公文承辦人員製作公文過程，敘述事實或引敘人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，發生錯誤或遺漏者，承辦人員仍應負責，故不可不甚。 * 文書處理 公文程式條例第2條：公文類別分為「令」、「呈」、 「咨」、 「函」、「公告」、「其他公文」六類。 本校「公文處理作業要點」就校內常用公文自訂類別，區分為「令」、「函」、「公告」、 「書函」、 「開會通知」、 「公務電話紀錄」及「其他公文」七類。 所謂「其他公文」，係指其他因辦理公務需要之文書。 * 文書處理—公文類別 函：處理公務過程，有下列情形之一時使用。 上級機關對所屬機關有所指示、交辦、批復時。 下級機關對上級機關有所請求或報告時。 同級機關或不相隸屬機關間行文時。 民眾與機關間之申請或答復時。 簽：承辦人員就職掌事項，或單位主管對校長有所陳述、請示、請求、建議時使用。