办公用品及办公设施设备管理规定课件.docVIP

标准编号 XZ.01-2011 重庆 有限公司 版 次 A 办公用品及办公设备管理规定 实施日期 2012年 5 月 20 日 办公用品及办公设施设备管理规定 1 范围 本标准规定了公司办公用品、办公设施设备的管理内容与方法。 本标准适用于公司的办公用品、办公设施设备的使用、申请和报销等。 2 职责 行政部负责对办公用品、办公设施设备的管理工作。 各部门按照此管理规定配合开展办公用品、办公设施设备的管理工作。 3 管理内容及方法 3.1 分类 3.1.1 办公用品分为易耗品、耐用品、专用品（包括促销礼品、奖品等） 、公用品。 3.1.2 办公设施分为：办公设备与耗材、数码产品及配件、电脑整机及配件、通讯产品、电器和办公 家具。 3.2 办公用品的管理 3.2.1 办公用品的申请 3.2.1.1 易耗品每月 25 日（如遇休假顺延）申请一次，各部门填写好《办公用品申购表》 ，由部门经 理、行政部签字审核后，交行政部制定统一办公用品购置计划，并填写《办公购置计划表》 。如遇特殊 情况需临时领用，需经部门经理和行政部批准后另行申请。 3.2.1.2 耐用品每季度末的 25 日（如遇休假顺延）申请一次，申请程序同 3.2.1.1 。 3.2.1.3 专用品的申请根据部门实际情况申请，申请程序同 3.2.1.1 。 3.2.1.4 涉及到公用品的，由行政部统一提出申请，申请程序同 3.2.1.1. 3.2.2 办公用品的购买 3.2.2.1 办公用品的购买原则上指定一家定点购买，并对价格进行严格核实，遵循质优价廉、节约成 本、满足需要为原则； 3.2.2.2 行政部根据部门提出的计划汇总后，上报总经理批准后购买。 3.2.2.3 办公用品的一次性采购金额在 1 万元以上的，原则上需签订购销合同。 3.2.3 办公用品的领用 3.2.3.1 领用时间：每月的第一周。 编制： 校对： 审核： 批准： 发送部门 份 数 1 Q/DY.L XZ.08-2011 3.2.3.2 各部门根据《办公用品领用表》指定专人到行政部领取办公用品，并在单据上签字。 3.2.3.3 每周三可以办理临时领用，领用人在《办公用品领用表》上签字； 3.3 办公设施设备的管理 3.3.1 办公设施设备的申请 办公设施的申请购买原则上由部门提出，填写《办公设施设备申购单》 ，报分管领导、行政部、总 经理审批后，由行政部安排采购员负责购买。 3.3.2 办公设施设备的购买 采购员通过询价购买办公设施设备， 原则上至少询价三家， 并将三家的报价附后， 选择最优一家购 买。办公设施设备的采购金额在 1 万元以上的，原则上需签订购销合同。 3.3.3 办公设施设备的领用 领用时，由行政部通知部门专人领取，并在《办公设施设备领用单》上签字。 3.4 库房管理 3.4.1 购买相关物品后，行政部人员办理入库手续，办理时应仔细检查物资型号、外观等情况、确认 与《办公用品购置计划表》或《办公设施设备申购单》内容核对无误后并经主管领导确认方可入库。 3.4.2 行政部人员应按使用部门建立台帐，台帐内容须明细购置时间、出入库时间、首次配置部门及 其他必要信息。 3.4.3 物品出库时，领用人员需在相关领用单上签字确认。 3.4.4 物品出库后，行政部人员须在 1 个工作日内完成台帐更新工作。 3.4.5 各部门负责人员应建立部门低值易耗品领用登记台帐；行政部每月对各部门的领用原始记录进 行检查、核实，并将相关费用划归到各个部门。 3.4.6 各部门调出或离职人员，离开岗位时，其使用的办公用品中的耐用品、专用品及办公设施设备 由行政部负责收回，行政部负责对调出或离职人员的回收物品进行调配。 4 记录 a) 办公用品申购计划表 b) 办公用品购置计划表 c) 办公用品领用表 c) 办公设施设备申购单 d) 办公台账 2 办公用品申购计划表 部门名称： 年 月 日 序号 办公用品名称 规格型号 单位 数量 备注 申请人： 部门经理： 行政部： 1 办公用品购置计划表 时间： 申请 规格 序号 办公用品名称 单位 数量 单价 金额 备注 部门 型号 经办人： 行政部负责人： 总经理： 1 办公用品领用表 部门名称： 领用人签 序号 办公用品名称 规格型号 单位 数量 领用时间 备注 名 1 办公设施设备申购单 请购 需要 请购人 时间 部门 时间 规格 单价（不同供应商报价） 序号 物品名称 品牌 请购原因 单位 数量 公司核价 备注 型号 部门经理意见： 分管领导意见： 行政部意见： 总经理意见： 1 办公台账 制表单位： 年 月 日 编 号 名称 规格 单 位 单价 上期结存 本期 本期结存 本期 发放 数量 金额 购进 数量 金额 数 备注 经办人： 负责人： 1