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电子文件管理规范体系框架研究 章燕华 2012-11-23 14:17:05　　来源：《档案学通讯》(京)2010年5期 　　【英文标题】On the Framework of Standard System of Electronic Documents Management　　【作者简介】章燕华，女，1981年生，浙江大学公共管理学院讲师，浙江大学公共管理学院电子政务研究所已在核心期刊发表文章20余篇，主持国家、省部、厅级课题各1项，杭州 310027　　【内容提要】 设计电子文件管理规范体系框架是科学制定各类电子文件管理规范的基础，是我国电子文件管理规划工作的重要内容，是影响我国电子文件管理规范化进程的关键因素。本文运用系统的方法，分别从电子文件管理规范体系与外部关系、体系内部要素及其关系两个层次剖析规范体系的需求与特征，规范的类型与内容，并尝试构建电子文件管理规范体系框架。　　The article analyzes electronic records management hierarchy system framework for legislation regulations, policies, standards guidelines from two perspectives, focusing on the requirement characteristic of the framework as a whole, and the types and contents of some specific ones, and concludes with designing a hierarchy system framework. 　　【关 键 词】电子文件管理/规范体系/框架Electronic records management/Hierarchy system/Framework　　　　引言　　电子文件管理规范是指规制(regulate)和指导(guide)电子文件管理活动开展的法规、政策、标准、指南等各类文件。各类规范围绕着科学管理电子文件构成一个有机整体，即电子文件管理规范体系。由于电子文件管理具有全程性、跨机构、涉及管理人员类别多等特点，制定各类电子文件管理规范成为实现科学、高效管理电子文件的必要和重要手段。相对于纸质文件管理已经建立起一套较为完善的规范体系,目前我国电子文件管理规范建设相对滞后[1]；实践中，规范的缺失已经成为管理面临的最大风险[2]。2010年，《电子文件管理暂行办法》的出台和国家电子文件管理部级联席会议制度的确立标志着我国从国家层面规划电子文件管理工作序幕的拉开。为此，设计电子文件管理规范体系框架，不仅可为将来我国各类电子文件管理规范的制定工作奠定基础，而且成为影响我国电子文件管理规范化进程的关键因素。作者在充分研究美、英、澳、加等发达国家电子文件文件规范基础上分析了电子文件管理规范体系框架，以期为相关工作提供有益借鉴。　　电子文件规范体系框架解决的是“宏观上搭建什么样的规范体系，并在此指导下制定哪些具体的规范(what)”的问题。规范体系的搭建并不是将具体规范简单地相加，而是一种自上而下的顶层设计。运用系统的观点，体系框架的研究思路如图1所示。　　　　图1 电子文件管理规范体系框架的研究思路　　1 体系与外部环境的关系　　1.1 电子文件管理规范体系的需求　　电子文件管理规范体系建设的需求源于电子文件管理实践的发展，而从本源上来说则是由电子政务、电子商务等电子化业务发展进程所决定的。当电子化业务迅猛发展，电子文件大量形成，电子文件管理成为具有普遍、重要意义的事宜之时,从国家、机构层面通过制定规范来规制和指导电子文件管理活动才成为必要。　　因此，在构建电子文件管理规范体系之前需要结合国家、地区、行业电子化业务发展的进程，综合考量以下问题：是否需要制定电子文件管理规范？对哪些领域、哪些电子文件管理活动制定相应的规范？如何处理一般性电子文件管理规范和行业电子文件管理规范关系？如何确定规范制定的优先级和恰当时机？如何确定规范制定合适的主体或效力范围？　　1.2 电子文件管理规范体系的特征　　非独立性是电子文件管理规范体系的重要特征。主要表现在，电子文件管理专有规范无法支撑起整个规范体系,在实际运用中电子文件管理活动仍需要参照大量其他规范，规范体系中包含了其他规范(非电子文件专有规范)，主要有文件档案管理规范、信息管理规范、业务/行业管理规范三类。究其原因在于，电子文件仅仅是文件档案、信息中的一类，与传统文件、一般信息相比仅仅是形式的不同，不具有独立、特殊的社会功能和法律地位，因此那些规制文件档案、信息的一般