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PAGE PAGE 1 电力企业档案管理标准体系的构建探析 　　摘要：文章对电力企业档案管理标准体系的构成要素进行梳理，指出电力企业档案管理标准体系的构建建议。 　　关键词：电力企业；档案管理；标准体系 　　中图分类号：C29文献标识码：A文章编号： 　　在如何更好的管理电力企业档案这一问题上，笔者认为标准体系的建设是首先要完成的。所谓标准体系，就是一定范围内的标准按其内在联系形成的科学的有机整体，也可以说标准体系是一种由标准组成的系统。那么电力企业档案管理标准体系，就是电力企业内部档案管理的相关标准，按照内在联系构成的有机整体。建设电力企业档案管理标准体系，不仅可以规范电力企业档案的管理，还可以在电力企业档案这一领域中探索出一种标准化的、可以推广的管理模式，使电力企业在档案管理方面有据可依，更好的发挥档案的作用，为电力企业服务。 　　1、电力企业档案管理标准体系的构成要素 　　1.1管理工作标准化 　　电力企业标准化的管理工作主要包括以下几个方面： 　　1.1.1明确管理职责 　　明确电力企业档案工作岗位的职责，严格规定管理工作内容；明确标准和规范，重视档案工作人员的培训。 　　1.1.2优化人员配置 　　建立扁平化的电力企业档案人员管理网络，专职的档案管理人员和兼职的档案管理人员相结合，统一领导，分工协作；择优挑选档案管理工作人员，对学历、政治面貌、工作业绩等设置标准化要求。 　　1.1.3完善管理标准 　　建立健全借阅、收集、鉴别归档、检查、保管、保密等相关管理活动的标准规范，并在电力企业档案室适当位置悬挂；完善档案管理的具体措施和手段，制定相关的规章制度和实施细则。 　　1.1.4健全检查考核 　　定期对本企业及下属单位的档案业务开展检查、督促、交流活动；开展业务培训和工作指导，了解本系统档案工作情况。 　　1.1.5采用绩效评价 　　从信息指标、工具指标、服务质量指标三方面对档案管理进行评价，信息指标主要指档案内容的“全”、“准”、“新”，即收集齐全，内容准确，形式创新。“工具指标又可以称为经济指标，主要衡量的是科学技术档案对企业发展的作用，大致包括以下内容：（1）企业文化建设；（2）凭证作用；（3）技术革新贡献度；（4）增加设计收入；（5）节约原材料与能源；（6）提前完工；（7）增加产量；（8）提高质量；（9）扩大销售”。服务质量指标，包括利用率、服务满意程度、利用效果等。 　　1.2工作流程标准化 　　标准化的工作流程主要是在电力企业档案材料的整理、借阅、转递、保管这四个环节设置标准化的要求，提高案卷质量。 　　1.2.1档案整理 　　明确档案材料的归档范围和收集渠道，严格规范档案的分类标准、整理加工和编目装订的要求，实现档案整理标准的流水化作业。 　　1.2.2借阅流程 　　明确各类档案的借阅制度、可查阅的内容范围，档案对各级别人员的开放程度，对档案借阅情况实行严格的登记制度，确保档案的安全。 　　1.2.3转递手续 　　明确转递的途径、载体以及必须履行的交接程序，规范相关手续，保证档案的完整性。 　　1.2.4档案保管 　　坚持侧记库房的温湿度，定期检查，对破损、霉变、褪变档案进行技术保护处理。 　　1.3基础设施标准化 　　（1）档案室的建立标准符合要求。按照库房、办公、阅览、陈列“四室分开”的要求建立规范的档案室，并且配备日常办公需要的电脑、打印机、复印机、切纸打孔机等。 　　（2）“六防”要求到位。六防即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。加固档案室门窗，安装防盗门，配备空调、温度计、加湿器、去湿机、灭火器等设备，确保档案的安全。 　　（3）硬件设施统一。使用标准化的档案柜和定制的档案盒、备用袋，并统一编号，按序排列。 　　1.4开发利用标准化 　　（1）规范档案数据信息录入的格式，制定数据格式标准，提高数据质量。根据实际情况的需要，可以制定规范的数据信息录入格式。可以编制数据信息录入规范格式的标准，指导档案信息系统管理员进行信息录入的操作，提高数据质量，方便利用。 　　（2）扩展档案信息的记录载体形式，提高档案信息安全性。根据日常档案查阅情况的需要，可以适当扩展档案信息的记录载体形式，从原先单一的文字记录模式，逐步向文字材料、电子数据、扫描图片、影像资料等多元化的记录模式发展。进一步提高档案材料的安全性，实现档案材料保存、保管、备份的途径多样化，用科学的方法提高档案的安全程度。 　　（3）有控制的扩大使用主体，实现资源适度共享。在网络和数据库技术的支持下，将档案的使用主体从单一的文件生成部门员工逐步扩展到全体员工，根据档案信息可公开的程度、可面向的对象、可实现的功能对各类员工分层次、分级别、分功能设置权限，让每一位员工从自身需要、工作需要等不同层面享受到可利用的档案信息资源，进一步实现信息资