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多层饭店管理信息系统 分析报告 2 Contents title目录 01. 组织结构 02. 流程 03. 管理制度、工作方法 04.人、财、物、信息 05.MIS管理信息系统设计 4 STEP 1 6 1. 把组织的功能重新划分，精简机构，根据职能来设置部门 把一些多余的部门撤销，把一些职能相同或者相似的部门合并。减少一些不必要的管理人员，增加服务人员的数量。一些可以很容易完成的工作不需要进行详细的分工。 2. 根据各岗位职责和工作流程为其匹配必需的工作权限 既要明确各个部门的职位和权利，确保它们是对等的，也要明确各个管理人员的职责。 7 流程图——入住流程 市委接待处盖章 市服务公司 盖章 基层总店盖章 区基层分店盖章 服务员检查 介绍信 多层饭店 第六营业室 填表、盖章、问询 保卫室 填表、盖章 保健室 填表、盖章 会计室 填表 服务处 填表、交手续费 膳食科 填表、买饭票 秘书处 填表、办出入证 房间分配办公室 填表、分配房间 楼层服务台 填表 入住 9 流程图——申请提前吃饭流程 餐厅科 填表 服务班长 审批 科长审批 处长 审批 文化局开证明 …… 10 饭店经理 偕同副经理审议 ………… 请示市委书记 ………… 副经理出差 11 70% 12 顾客服务的单点接触 多层饭店依旧采用传统的多点接触顾客的方式，每一步流程都有多个界面与顾客有接触，造成多名职员接待顾客但实际上又无人负责的情况，没有专门的业务负责人对该顾客负责，无法及时满足顾客的需求。 1.2 13 2.2 在流程中实施并行工程 多层饭店的业务流程基本为串行，后续过程的职员参与不到前端过程的工作中，无法提前做工作准备，各部门之间也得不到即时沟通。 70% 14 浪费型作业 流程中浪费型作业过多，如填写重复和不必1要信息的报表，几乎在每一个环节中都存在，无效行为活动充斥着整个流程。 3.2 15 16 17 18 19 20 21 要有介绍信，多个部门都需办理手续，要填表盖章。 分开收多种手续费，除住宿费外，另收取暖、降温、管理、卫生、水电、家具折旧、枕套、枕巾费…… 每一个工作环节都慢。一个部门填表半个多钟头， 吃饭办手续三五个月，报告打了一年半还没批。 吃饭要上膳食科填表买饭票，上秘书处填表办出入证，再转到房间分配办公室。填表后发现没房。 企业缺乏竞争力：客房乱七八糟、灯泡坏，事事要客人动手，吃饭麻烦。 Plan Setting Work Link Idea 信息收集 22 每个部门都要进行填表，信息重复，大量无关信息、无效信息。只对原始数据进行收集，没有信息加工、信息传递、信息存储、信息检索、信息输出。 信息管理现状分析 23 24 25 重点原则 26 把重点放在主营业务上 组织结构和行政都是为了业务和企业效益而服务。 管理的目的是要使管理对象充满活力，使每个下属单位、每个个人都充分发挥主动性和创造性，防止企业成为机械组织。 简易程序， 尽可能快的时间，尽可能少的人员，尽可能低的耗费，办尽可能多的事，取得尽可能大的社会、经济效益。 每种活动都围绕组织目标 减少、消除与组织目标无关的活动 协调全局与局部、个人与组织的目标 较少资源浪费。 目标原则 行政效率原则 包括： 目标一致，责任明确、加强沟通、注意效率。 协调原则 激励原则 1 2 3 4 5 6 7 8 解决方法 精简部门和岗位 提高信息的利用率 建立灵敏的 信息反馈系统 树立弹性管理意识 以人为本 的管理 建立激励、 竞争机制 人事管理 现代化 设立新的 管理信息系统 27 28 01 精简部门和岗位 1.因事设岗，因岗定人，人事相宜。 2.减少不必要的部门。设置尽量精简的部门，避免资源浪费，以达到效益最大化的目的。 解决方法 02 提高信息的利用率 健全信息管理体系，训练信息工作人员具有识别信息的能力，用科学的定量分析方法，提高科学管理水平，使信息充分发挥作用。 29 03 建立灵敏的信息反馈系统 1.灵敏反应：不需要等级制度层层请示、逐级传递，灵活削减大量的中间等级。 2.信息反馈：信息之间应该建立联系，定期对各种数据、信息作深入地分析，建立快速而灵敏的信息反馈系统。 解决方法 04 树立弹性管理意识 刻板的规章制度严重妨碍了公职人员办事的效率，不能应对迅速变化的环境。应给员工充分的自主权充分调动积极性寻求尽可能有效的方法完成工作。将重点放在顾客和企业效益上，而不是刻板的规章制度。 30 05 以人为本的管理： 规章制度不可能事无巨细地规定所有事情的操作。应关注顾客多样化的需求，服务好顾客。 解决方法 06 人事管理现代化： 建立一个现代化、高效率的企业行政部门人事管理系统。包括： 多谋善断的人事决策机构 配套的人事管理机构； 反应迅速的信息网络；