备件管理过程控制程序.docVIP

X X X X 有限公司 编 号： 备件管理过程控制程序 版本/修订状态： 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 1 页 备件管理过程控制程序 1.目的 对备件、辅料的采购、贮存、销售、交付全过程以及外包活动进行控制，确保其质量和服务满足规定的要求。 2.范围 适用于备件、辅料的采购、贮存、销售、交付全过程以及外包活动。 3.职责 3.1备件经理负责与备件销售服务质量活动相关人员的控制。 3.2备件部负责备件采购的控制；负责产品标识和可追溯性的控制；负责备件检验、不合格品的控制；负责备件的搬运、贮存、防护、交付及交付后的控制。 3.3备件部负责备件销售要求的评审；负责备件的进、销、存全过程的具体实施。 3.4服务部负责有关外包活动的管理。 3.5技术部协助备件部和服务相关外包活动的管理。 4.工作程序 4.1采购过程及信息 4.1.1向一汽-大众的备件采购 4.1.1.1本公司是一汽-大众特许经销商，备件由一汽-大众负责提供，一汽-大众是本公司的合格供方。 4.1.1.2备件经理、备件计划员必须经一汽-大众备件部门培训考核合格后持证上岗。 4.1.1.3备件库管员必须经过公司培训考核合格后持证上岗，培训内容应包括： a）微机的操作和保养； b）掌握《备件目录》，网上订购备件； c）使用微机实行备件销售和备件仓库联网管理。 4.1.1.4备件计划员根据《备件目录》及市场需求、上个月同期备件用量和当前库存情况制定《备件订货单》，由备件经理审核，服务总监批准后发送至一汽-大众备件部门进行订货，原件由计划员留存。 4.1.1.5如出现急需备件情况，由备件销售计划员制定《备件紧急订货单》，由备件部经理审核，服务总监批准，传送至一汽-大众备件部门进行紧急订货。 4.1.1.6备件部确保备件供货率不低于95%（备件供货率以车次计算，按月统计）。 4.1.2辅料的采购及其供方评价 4.1.2.1备件经理制定需采购辅料的《辅料清单》，并对拟提供辅料的供方进行评价。 4.1.2.2评价的方式采用长期使用的效果或试用的效果两种形式之一，由备件库管员组织相关人员进行评价，并填写《供方评价表》。 4.1.2.3评价合格的供方，库管员列入《合格供方名录》，经备件经理同意，报服务总监审核、总经理批准后，建立合格供方档案，内容包括合格供方营业执照、生产资质证明、质量检验报告单等复印件。 4.1.2.4备件计划员进行辅料采购时，计划员必须明确采购要求，到合格供方处采购。 4.1.2.5对合格供方实行动态管理，根据供货质量、价格、时间和服务的情况，仓库管理员做好每批的质量记录，对不合格情况进行登记。在日常工作中当出现二次以上重大质量的不合格辅料，应由仓库管理员及时向备件经理报告，取消其合格供方资格。 4.1.2.6对合格供方，每年对供方重新进行评价。质量稳定的供方继续作为合格供方，对质量不稳定的供方，取消供方资格。年度评价结果列入《合格供方名录》，经备件经理审核，报服务总监审阅，并记入合格供方档案。 4.1.3外包过程的控制 外包过程按照本程序4. 1. 2的要求和程序实施，评价合格后列入《合格供方名录》，并建立合格供方档案。 4.2采购产品及外包服务的验证 4.2.1备件、辅料到货后，仓库管理员将备件和辅料移至“待检区”，对备件、辅料依据一汽-大众备件验收要》和辅料验收计划和要求进行清点、验收。验收内容包括合格证、零件号、外观、数量等相关内容，并记录和签字。 4.2.2仓库管理员将合格的备件、辅料入库上架，标签上标明其名称和编号，并输入计算机入账。对于不合格的备件、辅料，由仓库管理员放入“不合格品存放区”，并作好记录，内容包括：备件、辅料的名称、编号和数量、不合格原因等。 4.2.3外包质量检验由技术部负责，并作好相关验证记录，交库管理员保存。 4.2.4对验收不合格的备件、辅料及外包，由备件经理对不合格情况进行评审。评审结论可以是让步接收、退、换货或报废，仓库管理员负责处置，并保存相关记录。 4.2.5必要时仓库管理员可到供方处对采购辅料进行验证。 4.3备件、辅料入库及管理 4.3.1备件销售陈列必须符合一汽-大众的要求，有明显的标识和明码标价，并排列整齐。对易损件、常用件应设立适宜的最小库存量。本公司不提供代存顾客自带备件和材料的服务。 4.3.2备件库房、货架必须整齐干净，备件、辅料摆放有序，必须建立标识和《备件台帐》和《辅料台帐》，定期进行盘点，做到帐、物一致，仓库必须具备符合要求的贮存条件并有消防器材和防盗措施，填写《备件盘点表》。 4.3.3确保仓库通风良好，避免漏雨、潮湿，备件库房设待检区、合格品区、危险品区、发料处等应有明显的标识，并做好备件、辅料防护工作；对已验证合格的备件应合理摆放，需隔离存放的