采购申请用户手册.docxVIP

User Manual For CEIBS Purchase Order CEIBS IS 2013-09-07 使用手册Manual 登录平台 请见公共说明部分。 流程说明 流程图 图-采购申请流程图 发起流程 流程办公主要包括：流程办公主要针对用户在工作业务方面的需求而发起的流程，出差申请流程、出差费用报销申请流程、采购申请流程等，流程发起成功后，对应的部门领导根据申请人填写的申请信息，给出对应的审批信息。 发起采购申请流程 打开IE浏览器，输入BPM平台网址，点击回车进入平台系统，在系统菜单--流程办公--发起新流程，如下图所示： 图-发起流程 点击弹出申请页面，申请页面如下图所示： 图-申请窗口 点击图标所示的绿色加号，可以将流程添加到主页的快捷方式中，如下图： 申请单详细信息为： 申请人基本资料： 申请人：显示当前申请人的名称信息，可以通过选人控件选择。 所在部门：申请人所在部门，如果申请人存在多部门，可通过下拉选择。 所在地:申请人所在地。 采购类别： 采购类别：点击下拉框，选择采购类别（办公及教学用品、数据库、图书、课本、宣传册、广告、IT、维修、其他）。 采购物品信息： 采购理由：多行文本框，填写采购的理由。 物品描述：对所采购的物品的描述。 供应商信息： 供应商名称：文本框，手动输入供应商名称。 币种：下拉框，带出所有币种。 报价：文本框，手动输入价格。 选择理由：多行文本框。 采购金额：供应商中的币种和金额。 总金额（RMB）：供应商中的报价。 注：1.最多只能添加三条供应商信息。 2.如果采购类别选择（办公及教学用品、数据库、图书、课本、广告、IT），流程提交后，采购部门报价处理节点中的供应商名称则为下拉框，可以手动填写供应商名称，也可以通过下拉框选择供应商名称。 结算方式： 此费用是否全部由中欧承担：单选按钮，默认为是。如果选择否，则显示学员支付、外部公司支付、公司名等信息。如下图： 学院支付：文本框，只能输入1-100的数字，否则提示输入的比例不正确。输入比例后自动带出外部公司支付的比例。 外部公司支付：同学员支付。 公司名：手动输入，填写外部公司支付的公司名称。 维修信息： 维修描述：多行文本框，填写维修描述信息。 承包商：手动添加信息，同工程信息，有添加和删除按钮。 承包商：文本框，点击输入承包商的名称。 维修费用：文本框，点击输入维修需要的金额。 选择理由：多行文本框，填写选择此承包商的理由。 金额（预估）：文本框，等于维修费用。 结算方式同供应商信息。 说明： 注：如果采购类别选择了宣传册和其他是需要填写费用来源信息的。 采购信息确认： 已经确认：按钮，点击后可以编辑费用来源信息，同时采购物品信息等不可编辑。 继续修改：按钮，点击后费用来源信息不可编辑，可以继续修改采购物品信息等。 费用是否由采购部门承担？ 选择费用是否由采购部门承担 费用来源： 此费用是否涉及多方分摊？：默认为否。模块信息如下图： 课程部门：选择课程部门单选按钮，点击弹出选择窗体，如下图：注：单选按钮非选中状态，则后面对应的信息无法编辑。 选择一条数据点击确定，选中的数据信息赋值到申请页面，如下图： 类别：选择部门后带出的数据。 行政部门：操作同课程部门。 专项：操作同课程部门。 教授研究经费：操作同课程部门。 研究中心：点击下拉框，自动带出所有的中心名。 学术部门：点击下拉框，自动带出所有的部门名。 当此费用是否涉及多方分摊？选择是，则费用来源模块切换成分摊模块，如下图： 复选框没有选中，不可编辑分摊信息。 课程部门：选中课程部门前的复选框，添加课程部门的分摊信息，如下图： 部门名：点击部门名，弹出部门选择窗体，图下图： 操作步骤同上面的课程部门。注：部门信息只能选择和申请人所在地相同，否则给出提示（不支持多地和多币种分摊）。 类别：带出数据。 分摊比例：输入分摊的金额的比例。 币种：输入分摊比例后自动带出。 金额：根据输入的比例，自动计算出金额。 行政部门：操作同课程部门。 专项：操作同课程部门。 教授研究经费：操作同课程部门。 研究中心：操作同课程部门。 学术部门：操作同课程部门。 注：如果采购类别选择（办公及教学用品、数据库、图书、课本、广告、IT），流程提交后，需要在采购部门报价处理节点填写供应商信息。 提交 在页面内容确认无误后，点击“提交”按钮，弹出如下图： 图-提交申请 确认无误后,点击“yes”按钮，流程发起，页面关闭 保存 点击“保存”按钮，保存到草稿箱。 采购部门报价处理 采购申请流程发起成功后，流程进入审批状态，采购部门报价处理登录系统平台，在系统菜单--流程办公--待处理任务中查看需要处理的采购申请流程任务信息，双击打开申请单，处理审批流程任务信息，如下图所示： 图-采购部门报价处理 采购部门报