物资供应部订货员的工作范围.docVIP

PAGE 5 物资供应部订货员工作基本要求 “物资供应部”是一个酒店最不可缺少的部分之一。它的工作性质很特殊，不但要对外洽谈、采样、了解市场、洽谈合作、订货，还要对内进行沟通、选样、订样、收货、发货。关于物资供应部订货员一职本人已在职三年之久，以下是本人在物资供应部中所做的工作进行了细统的总结如下： 一．订货员订货工作： 1. 关于正常备库物资申购订货 A.仓库正常备库申购物资订货（分商家供货、商家代供、营业自购、工程材料自购）：每天仓库申购备库物资打申购单报经理签批后，订货员整理好每天的申购物资单写清楚接单日期与时间并第一时间用电话或传真通知商家订货并规定送货时间与到货日期。 B．（营业自购、工程材料自购）订货员接单第一时间电话通知采购员购回，加急物资注明当日必须购回，购回后订货员并第一时间通知部门领用。各类相关申购单分类存放，并按相关规定和程序登记、传递。 2.关于新增、计划外物资的申购订货 A.仓库新增（设施、设备、电器、家私类）、计划外物资订货（商家代供、营业自购、工程材料自购），由部门打申购报告并附相关领导签认，接单第一时间写清楚接单时间与日期并联系多家商家找样品或提供样品、注明供货货期、供货价格、发报价单。对商家信誉、质量、价格进行对比并做出报价分析表。 B.报价分析表整理打印出来上报经理审阅。金额小的报公司领导签认后申购订货，金额比较大的签订合同并上报公司总经理签批后申购订货。订货日期比较长订货员的必须跟进到货日期，不能影响部门的使用。到货第一时间通知部门负责人领用。 3.厨房直拨物资订货 A.厨房填写直拨申购单经厨师长或授权人签认后，订货员接单后通知商家于当日或次日送货（如牛奶、牛肉、柴油）金额大的需要打借款单报总经理批示，跟时到货日期。 B.如柴油，订货员在接直拨申购单时必须在借款之前与商家确认单价再打借款单，在直拨申购单上注明上次申购价格与到货日期后上附借款单据上报经理签认后报总经理签批。 4.加急物资申购订货 A.各相关部门在填写报告后注明加急，订货员第一时间按加急申购的物资，通知商家或采购员在规定的时间内把物资送到位，并通知部门负责人尽快领用。 B. 加急物资申购回来后订购员跟进并要求部门开领料单办理入库。 二、订货员申购物资到货后跟进验收工作 1.入库物资验收： A.第一次申购或签订合同的物资到货后，订货员第一时间通知验收员、仓库管理员与使用部门验证入库物资外观、品种、质量、数量、规格型号、生产日期、保质期、合格证等是否符合采购要求。 B.对第一次供货的入库物资通知使用部门进行试用，若不符合使用部门试用，则应停止该物资的使用，订货员第一时间与商家沟通该物资的解决方案上报经理。若该物资与以往同类物资的使用比较无太大差异，或质量更好则该物资订货员跟进办理入库手并通知使用部门领用可以投入使用。 C.订货员对检验合格的物资同验收填写入库单，标明产品生产单位、名称，品种、规格、单价、日期，经检验员，收料人、供应商签字后办理入库手续,检验不合格的直接予以退货处理并。订货员 2.直拨物资验收 A.直拨物资的验收按国家相关标准（《北京市食品安全条例》、《关于加强食品等产品安全监督管理的特别规定》为参考进行收货。 B.经检验合格的填写直拨单，标明产品生产单位、名称，品种、规格、单价、日期，经检验员，收料人、供应商签字后办理直拨手续，检验不合格的直接予以退货处理，不得开具直拨入库单。 3.耐用品验收 A.对各种耐用品其质量要求或标准，必须符合国家质量标准和北京相关行业规定的质量标准，确保其物资无假冒、伪劣产品、不变行、无污染等。 B.对于布草类其质量要求或标准必须保证做工精细、无污损、漏缝、切必须保证所供货品在正常使用和洗涤中的缩水率、色牢度、强力、拉力、卫生指标等项都符合国家相关行业标准。 C.对于电器类物资其质量要求必须符合国家质量标准和北京相关行业的质量标准，到货后我方需查看其产品的合格证、产品说明书、保修卡、税务登记证和营业执照复印件并加盖红章，确保其物资无假冒、伪劣产 三、订货员文件的管理 1.供货商家文件整理 A．所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品，订货员须登记归档并妥善保管。 B. 建立商家供货档案，为商家的结算工作提供结算依据。 C. 建档收集整理供应商资料，定期检物资供应新供应商资质及相关的检测报告。 D. 所有采购物品均需比较不同商家的价格和品质,月结类物品每半年每一类至少有两家供货商提供报价单。 E. 订货员须每两个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取公司使用的各类物品主要品种的价格信息。 2.公司文件管理 A．订货员负责将本部门所有报告、文件、单据归类、装订后建立起规范、完善的相关档案。 B. 做好单项订购合同的初步洽谈、签订、订货和跟进工作，对于签订供销合同和供销协