经费动支及核销应行注意事项.doc

PAGE PAGE 7 列入移交 列入移交 新北市立淡水商工 新北市立淡水商工經費動支及核銷應行注意事項 102年1月1日 新北市立淡水商工經費動支及核銷應行注意事項 102.01.01 經費動支原則及應行注意事項 經費動支程序： 確定經費來源 事先申請(簽案或請購單) 會簽相關權責單位 校長或授權代簽人核准。 申請動支經費應查明確定有無預算，並於事前進入會計系統登錄預算。 經費動支應以簽案或請購(修)單於事前申請，並經核定後，方得辦理。 一般財物採購(修)作業之經費動支，請使用請購(修)單處理。 案情較為複雜及龐大之財物請購(修)及工程等之經費動支或未編列預算案件，則請以簽案妥為清楚敘明擬辦理事項、經費來源等事項以利預算控制及查核。 請購單之用途說明須摘要並足以表達購置事由，勿僅以「公務用」及「如附件」籠統帶過。 經會計室審核簽證過之案件，不得任意調整項目、品名及金額。 非經常性的活動（如學術研討會、校外參訪等），應提出計畫書（含預算表），經由相關單位核定後方能實施。 各單位舉辦活動所投保之意外險，其中學生投保支出由該活動經費項下支應；至教職員依「公教員工因公傷殘死亡慰問金發給辦法」第三條、第七條規定，不再重複投保。 財物分類標準 財產：金額超過一萬元且使用年限在2年以上之設備及所有的圖書(不含期刊及雜誌)。 物品：每件金額一萬元以下或使用年限2年以下之消耗或非消耗用品。 財物分類以總務處依財物分類標準之判定為準，簽案及請購單請務必加會總務室。 各處室購置保管之各項財產，請自行做使用情形之紀錄，以備查核用。擬採購時，應審慎評估其效益性與必要性，嚴禁閒置情形發生。 各項營繕工程暨財物採購(修繕)案件，凡能一次辦理者，不得規避採購程序，化整為零分批辦理，違者其責任自負；另財物請修，請註明財產編號、原成本及使用年限，備供審核。 本校為集中採購之適用機關，辦理電腦、桌椅、鐵櫃等一般事務用品設備，請購及經辦單位請依規定上網查詢後，依採購法規定辦理。 各單位所需文具紙張、一般消耗用品等之購置，由總務處以集中採購或與廠商訂立合約方式辦理為原則，各單位需用時，得填領物單向總務處領取；其餘無可領用之用品，請各單位併案以1個月採購1次為原則，勿零星採買。 實習材料、餐飲食材之採購，主辦單位應視實際需求狀況辦理採購合約，採分批叫貨、按月核銷方式辦理，以利物料存貨之管控。 會議中非必要時不得提供點心或水果，倘有外賓與會或上級督導等，且會議已逾誤餐時間者，方得提供便當為原則。 機關內部舉辦之各項會議及觀摩活動，不宜購置紀念品；與業務推動無關或非必要之禮品採購及聯誼餐敍不得辦理。 經費核銷原則及應行注意事項（共同性規定） 核銷原則: 各單位承辦人員應本崇法務實之態度及誠信原則，辦理經費核銷作業，並對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責，如有不實應負相關責任。 核銷程序： 取得收據、發票或相關書據。 整理憑證(將收據發票等粘貼於支出憑證粘存單)及相關書據。 會簽相關權責單位。 校長或授權代簽人核准。 付款(至出納領取零用金或由會計室編製傳票匯入帳戶)。 原始憑證種類 統一發票 收銀機統一發票 普通收據 個人領款收據 發票、收據應記載事項 發票、收據應： （1）營業人(受領人)名稱、地址、營利事業統一編號。 （2）開立日期及買受人：買受人應填本校全銜「新北市立淡水商工」或本校統一編號。 （3）品名、規格、數量、單價及總價：應核實填寫，勿以「一批」或「一式」表達。 （4）憑證之總數應用大寫數字書寫，但採機器作業或國外憑證無法用大寫數字表示者，不在此限。 （5）前項各款如記載不明，應通知補正，不能補正者，應由經手人詳細註明，並簽名證明之。 （6）實付金額不得超過合計之中文大寫數。實付數如小於合計之中文大寫時，應將實付金額列註於備註欄內，並由經手人簽名或蓋章。 （7）取得收據應請店家加蓋有免用統一發票專用章及負責人之印章。 2.收銀機發票 （1）取得收銀機統一發票時，免填載「新北市立淡水商工」之抬頭，惟應請廠商輸入本校統一編號；若未輸入統一編號，應請營業人加註買受機關名稱或統一編號後，加蓋統一發票專用章。但如屬輸入錯誤或大寫金額有誤，則應依「統一發票使用辦法」第24條規定退請廠商另行開立。 （2）收銀機或計算機器開具之統一發票，僅列貨品代號者，應由經手人加註貨品名稱，並簽名，如其他相關憑證已記載採購事項及貨品名稱者，得免加註。 （3）員工取據紙本電子發票時，應告知營業人學校統一編號，並注意發票上是否載明營業人之名稱、地址、營利事業統一編號、採購名稱及數量、單價及總價、開立統一發票日期等，倘有記載不明者，應請營業人補正。 （4）倘紙本電子發票無法長時間保存者，應先行影印一份並簽章後，再併同原始紙本電子發票黏貼於支出憑