现代企业文件档案管理体系和方法.pptVIP

现代企业文件档案管理的体系与方法 目录 新时期企业文档意识的构建 企业文档工作体系 企业文档管理实务 新时期企业文档意识的构建 一、企业文档意识的个性化趋势 二、企业文档意识的法治化趋势 1、现代企业制度中的产权制度，是企业文档意识法治化的元动力。 2、国家法治化治国方略的确立，是企业文档意识法治化的重要保障。 3、确保企业文档资源的安全与合理利用，维护企业自身利益，是企业文档意识法治化的主要目的。 4、确保文档工作人员的工作权力，明确其工作职责，是企业文档意识法治化的重要条件 三、企业文档意识的资源配置化趋势 1、把企业文档作为企业重要的信息资源来看待，是现代企业管理进步的必然趋势。 2、企业管理的系统化、高速化和准确化要求，是开展企业文档资源配置的主要原因。 3、计算机技术，特别是网络技术的普及和提高，为企业文档资源合理配置的实现提供了必要的技术平台。 企业文档工作体系 1.计划经济条件下： 2.分散式 3、集中与分散结合式 企业文档管理实务 二、在分类的基础上进行数据清理 清理基础数据是一项细致而繁杂的工作，但任何企业谁也不可能绕开这个环节而达成对信息资源的有效控制。 清理基础数据，就是将企业各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及其他载体或数字格式的文档等，进行系统化，从而使企业各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。 清理基础数据必须要对企业的机构设置、岗位设置、主要工作流程进行了解，并在此基础上对数据状况进行分类和分析，目的是寻找出主体数据和主要信息流动线路，为信息资源配置提供依据。 三、数据清理的方法 基础数据清理一般采用调研统计的方法进行。 首先，对一个具体的部门及其其中每个岗位进行问卷调查，主要提问五个问题：1、在你的工作中，收到什么信息？2、在你的工作中，处理什么信息？3、在你的工作中，发出什么信息？发给什么部门或岗位？4、在你的工作中，你最离不开（或常用）的信息是什么？5、在你的工作中，你认为最不需要的信息是什么？ 在每个岗位的答案收集齐全后，通过对岗位与岗位之间信息互动状况的了解，可以发现本部门的重要信息内容，特别要寻找出本部门需要负责的信息。 对于无意义信息应向有关领导汇报，并建议其进一步查清这种信息是否可以清除。 四、数据互动规律 数据互动反映了某种工作的开展状况。在清理基础数据时，发现数据互动的规律性，对于分析数据价值，理顺数据运行关系，高效率地开展信息资源的配置，具有重要意义。 当一种必要的数据产生并发出后,它必然会对接收者产生作用或意义。所有接收该数据信息的部门或岗位,会由于其既定的职责对该数据信息进行处理,并在处理过程中产生其他相关的数据。由此可见，企业的各项工作，其实就是围绕着各种类型的数据所开展的一系列活动。我们跟踪某一具体数据的形成、传递、处理、归档等运动过程，就可以发现该数据的运动特征，以及由这种运动所产生的影响的规律性。这就是所谓的数据互动规律。 一般来说,分析一个企业的各种数据的互动规律是一个复杂的系统工程，我们可以采用图视的方式进行直观示意。 数据清理工具的设计与使用 目前手工进行数据清理的工具主要有以下四种:1、数据状况问卷；2、数据运动状况示意图；3、数据汇总表;4、数字化转移工作流程示意图。 档案数字化加工的技术流程 五、、企业文件的形成、积累与归档 企业文件的形成、积累与归档属于各部门、各单位、各岗位的基本职责,也是企业文档科学管理与有效利用的前提条件. 文档管理部门有权对这项工作进行监督、指导和检查.主要建立和落实三项制度: 2、企业文件积累制度 (针对自身所产生的文件) 3、文件归档制度 六、企业文档的价值认定 企业所保存的文档资料,由于其作用的范围和作用的程度不同,所以对其价值确定也不能相同.针对公司的具体情况,建议从以下几个方面入手开展这项工作: 1.不赞同采用三级保管期限制,改为:是档案的,一律长期保存;是一般资料的,一律在保存两年后销毁.(有长期参考价值的图书期刊标准等文献例外) 2.是否成为公司的档案,应坚持以下几个标准:A.是否具有法律依据性;B.是否属于公司大事;C.是否具有通用性或示范性;D.是否属于专利. 3.应当将上述标准落实在归档范围上,凡是列入归档范围的文件,均作为公司档案处理. 4.公司档案应坚持少而精的原则. 5.不属于归档范围的文件或资料,可以仅保存电子文本,不必保存纸本. 常用立卷的方法: 1. 机构法, 即将每个部门所形成的文件立一个案卷.适用于部门文件数量不多的单位. 2. 时间法, 即将每一年的文件